Den gjennomsnittlige franske ansatt bruker omtrent en fjerdedel av uken på å gå gjennom hundrevis av e-poster som de sender og mottar hver dag.
Til tross for at vi sitter fast i postkassen vår en god del av vår tid, vet likevel mange av oss, selv de mest profesjonelle, ikke hvordan de bruker e-post riktig.
Faktisk, gitt volumet av meldinger vi leser og skriver hver dag, er vi mer sannsynlig å gjøre pinlige feil, noe som kan få alvorlige forretningsmessige konsekvenser.
I denne artikkelen har vi definert de mest essensielle "cybercourt" reglene å vite.
Ta med en klar og direkte emnelinje
Eksempler på en god emnelinje inkluderer «Endret møtedato», «Rasktspørsmål om presentasjonen din» eller «Forslag til forslaget».
Folk bestemmer seg ofte for å åpne en e-post basert på emnelinjen, velg en som lar leserne vite at du tar opp deres bekymringer eller arbeidsproblemer.
Bruk en profesjonell e-postadresse
Hvis du jobber for et firma, må du bruke firmaets e-postadresse. Men hvis du bruker en personlig e-postkonto, enten du er selvstendig næringsdrivende eller liker å bruke den av og til til forretningskorrespondanse, bør du være forsiktig når du velger denne adressen.
Du bør alltid ha en e-postadresse som har navnet ditt på slik at mottakeren vet nøyaktig hvem som sender e-posten. Bruk aldri en e-postadresse som ikke er egnet for jobb.
Tenk to ganger før du klikker på "svar alle"
Ingen ønsker å lese 20 personers e-poster som ikke har noe med dem å gjøre. Å ignorere e-poster kan være vanskelig, siden mange mottar varsler om nye meldinger på smarttelefonen eller distraherende popup-meldinger på dataskjermen. Unngå å klikke "svar til alle" med mindre du tror alle på listen bør motta e-posten.
Inkluder en signaturblokk
Gi leseren informasjon om deg selv. Vanligvis inkluderer fullt navn, tittel, firmanavn og kontaktinformasjon, inkludert et telefonnummer. Du kan også legge til litt reklame for deg selv, men ikke gå over bord med ordtak eller illustrasjoner.
Bruk samme skrifttype, størrelse og farge som resten av e-posten.
Bruk profesjonelle hilsener
Ikke bruk tilfeldige, dagligdagse uttrykk som "Hei", "Hei!" eller "Hvordan har du det?".
Den avslappede naturen til våre skrifter bør ikke påvirke hilsen i en e-post. "Hei!" Er en veldig uformell hilsen, og det bør vanligvis ikke brukes i en arbeidssituasjon. Bruk "Hei" eller "God kveld" i stedet.
Bruk utropstegn med måte
Hvis du velger å bruke et utropstegn, bruk bare ett for å uttrykke din entusiasme.
Noen ganger lar folk seg rive med og setter en rekke utropstegn på slutten av setningene. Resultatet kan virke for emosjonelt eller umodent, utropstegn bør brukes sparsomt skriftlig.
Vær forsiktig med humor
Humor kan lett gå seg vill i oversettelsen uten riktig tone og ansiktsuttrykk. I en profesjonell samtale er humor best utelatt i e-poster med mindre du kjenner mottakeren godt. Dessuten er noe du synes er morsomt kanskje ikke for noen andre.
Vet at folk fra forskjellige kulturer snakker og skriver annerledes
Feilkommunikasjon kan lett oppstå på grunn av kulturelle forskjeller, spesielt i den skriftlige formen når vi ikke kan se hverandres kroppsspråk. Tilpass budskapet ditt til mottakerens kulturelle bakgrunn eller kunnskapsnivå.
Det er godt å huske på at svært kontekstuelle kulturer (japansk, arabisk eller kinesisk) vil bli kjent med deg før du gjør forretninger med deg. Som et resultat kan det være vanlig at ansatte i disse landene er mer personlige når de skriver. På den annen side foretrekker folk fra lavkontekstkulturer (tysk, amerikansk eller skandinavisk) å gå veldig raskt til poenget.
Svar på e-postene dine, selv om e-posten ikke var ment for deg
Det er vanskelig å svare på alle e-postene som sendes til deg, men du bør prøve. Dette inkluderer tilfeller der e-posten ble sendt til deg ved et uhell, spesielt hvis avsenderen forventer svar. Et svar er ikke nødvendig, men er god e-postetikett, spesielt hvis den personen jobber i samme selskap eller bransje som deg.
Her er et eksempel på et svar: «Jeg vet at du er veldig opptatt, men jeg tror ikke du ville sende meg denne e-posten. Og jeg ville gi deg beskjed slik at du kan sende det til rett person. »
Gjennomgå hver melding
Dine feil vil ikke gå ubemerket hen av mottakerne av e-posten din. Og, avhengig av mottakeren, kan du bli dømt for å gjøre det.
Ikke stol på stavekontrollere. Les og les e-posten på nytt flere ganger, gjerne høyt, før du sender den.
Legg til e-postadressen sist
Unngå å sende en e-post ved et uhell før du er ferdig med å skrive den og rette meldingen. Selv når du svarer på en melding, er det en god idé å fjerne mottakerens adresse og sette den inn først når du er sikker på at meldingen er klar til å sendes.
Bekreft at du har valgt riktig mottaker
Du må være veldig forsiktig når du skriver inn et navn fra adresseboken din på "Til"-linjen i e-posten. Det er lett å velge feil navn, noe som kan være pinlig for deg og personen som ved en feiltakelse mottar e-posten.
Bruk klassiske skrifttyper
For profesjonell korrespondanse, behold alltid fonter, farger og standardstørrelser.
Kardinalregelen: Dine e-poster skal være enkle for andre å lese.
Som en generell regel er det best å bruke 10 eller 12 punkts skrift og en lettlest skrifttype, for eksempel Arial, Calibri eller Times New Roman. Når det kommer til farge, er svart det sikreste valget.
Hold øye med tonen din
Akkurat som vitser går tapt i oversettelsen, kan meldingen din fortolkes fortolket. Husk at intervjueren din ikke har stemmekoder og ansiktsuttrykk de ville få i en en-til-en-diskusjon.
For å unngå misforståelser, anbefales det at du leser meldingen høyt før du klikker Send. Hvis det virker vanskelig for deg, vil det virke vanskelig for leseren.
For best resultat bør du unngå å bruke totalt negative ord ("mislykket", "dårlig" eller "oversett") og alltid si "vær så snill" og "takk".
