Post eller post: Hva bør foretrekkes?

Å sende et brev eller et brev til en korrespondent er en svært utbredt praksis. Selv om det i dag er mulighet for å anbefale en post, er det klart at posten garanterer mer hastighet i overføringen av meldinger. Det er imidlertid tilfeller i profesjonell sammenheng hvor det er mer fordelaktig å bruke en e-post enn et brev. Når det er sagt, bør riktig bruk av høflige uttrykk ikke neglisjeres. Post eller post: Hva bør foretrekkes og hvilke høflige formler er passende under visse omstendigheter?

Når skal man sende brev?

Det er tilrådelig å sende brev i visse spesifikke sammenhenger. Noen ganger er det loven som krever at du gjør dette.

I arbeidslivet er det vanlig å sende oppsigelsesbrev, innkalle til oppsigelsessamtale eller bryte prøvetiden ved å formalisere forespørselen eller vedtaket i et brev.

Når det gjelder kunde-leverandørforhold, kan vi nevne blant omstendighetene som krever adressen til et brev, den formelle meldingen for ubetalt faktura, unnskyldningene etter levering av et defekt produkt eller det formelle varselet om levering av en ordre.

Når bør du foretrekke å sende en profesjonell e-post?

I praksis passer det å sende et brev til de daglige utvekslingene som foregår i faglig sammenheng. Dette er tilfellet når det gjelder å sende et tilbud til et prospekt, relansere en kunde om en forfalt faktura eller sende dokumenter til en kollega.

Men det er én ting å vite når man skal bruke profesjonell e-post, og en annen er å gjøre god bruk av høflige uttrykk.

Hva er strukturen for en oppfølgings-e-post?

En kundes oppfølgings-e-post er generelt strukturert i 7 deler. Vi kan sitere blant disse:

  • Den personlige høflige formelen
  • Kroken
  • Sammenhengen
  • Prosjektet
  • Oppfordringen til handling
  • Overgangen
  • Den siste høflige setningen

Når det gjelder den høflige formelen i begynnelsen av e-posten, anbefales det å tilpasse den. Du kan for eksempel si: "Hei + Etternavn / Fornavn".

Når det gjelder den endelige høflige formelen, kan du ta i bruk denne: "I påvente av at du kommer tilbake, ønsker jeg deg en fin avslutning på dagen og forblir selvfølgelig tilgjengelig". Denne høflige formelen passer kunden du har et noe omfattende forretningsforhold til eller kunden du kjenner spesielt.

Når det gjelder en klient som du ikke har utviklet et daglig forhold til, bør den høflige formelen i begynnelsen av e-posten være av typen "Mr...." eller "Ms....". Når det gjelder den høflige formelen på slutten av e-posten, kan du bruke formelen "Venter på at du kommer tilbake, vennligst godta forsikringen om mine beste følelser".

For å overføre tilbud til en klient er strukturen nesten den samme. Men for å sende dokumenter til en kollega er det ingenting som hindrer deg i å si hei. På slutten av e-posten anbefales også høflige uttrykk som «Vennlig hilsen» eller «Vennlig hilsen».