Skriv for å bli lest

En kollega sendte deg nettopp en e-post om et møte du har om en time. E-posten er ment å inneholde nøkkelinformasjonen du trenger å presentere, som en del av et viktig prosjekt.

Men det er et problem: e-posten er så dårlig skrevet at du ikke finner dataene du trenger. Det er stavefeil og ufullstendige setninger. Avsnittene er så lange og forvirrende at det tar deg tre ganger så lang tid som det tar å finne informasjonen du ønsker. Som et resultat er du underforberedt på møtet, og det går ikke så bra som du hadde håpet.

Har du noen gang vært i en lignende situasjon? I en verden overlesset med informasjon er det viktig å kommunisere klart, konsist og effektivt. Folk har ikke tid til å lese e-poster i boklengde, og de har ikke tålmodighet til å tolke e-poster som er dårlig konstruert og hvor nyttig informasjon er spredt over alt.

Pluss din skriveferdigheter er gode, jo bedre inntrykk vil du gjøre på de rundt deg, inkludert sjefen din, kolleger og kunder. Du vet aldri hvor langt disse gode inntrykkene vil ta deg.

I denne artikkelen ser vi hvordan du kan forbedre dine skriveferdigheter og unngå vanlige feil.

Målgruppe og format

Det første trinnet for å skrive tydelig er å velge riktig format. Trenger du å sende en uformell e-post? Skrive en detaljert rapport? Eller skrive et formelt brev?

Formatet, sammen med publikummet ditt, vil definere din "skrivestemme", dvs. hvor formell eller avslappet tonen skal være. Hvis du for eksempel skriver en e-post til en potensiell kunde, bør den ha samme tone som en e-post til en venn?

Absolutt ikke.

Start med å identifisere hvem som skal lese meldingen din. Er det for toppledere, hele teamet eller en liten gruppe som jobber med en bestemt fil? I alt du skriver, må leserne, eller mottakerne, definere tonen din så vel som aspekter av innholdet.

Sammensetning og stil

Når du vet hva du skriver og for hvem du skriver, må du begynne å skrive.

En tom, hvit dataskjerm er ofte skremmende. Det er lett å bli sittende fast fordi du ikke vet hvordan du skal begynne. Prøv disse tipsene for å komponere og formatere dokumentet ditt:

 

  • Start med publikum: Husk at leserne dine kanskje ikke vet noe om det du forteller dem. Hva bør de vite først?
  • Lag en plan: Dette er spesielt nyttig hvis du skriver et lengre dokument, for eksempel en rapport, presentasjon eller tale. Skisser hjelper deg med å identifisere hvilke trinn du skal følge i hvilken rekkefølge og bryte oppgaven ned i håndterbar informasjon.
  • Prøv litt empati: Hvis du for eksempel skriver en salgse-post til potensielle kunder, hvorfor skulle de bry seg om produktet ditt eller salgsargumentet ditt? Hva er fordelen for dem? Husk behovene til publikum til enhver tid.
  • Bruk retorisk trekant: Hvis du prøver å overtale noen til å gjøre noe, sørg for å forklare hvorfor folk bør lytte til deg, levere budskapet ditt på en måte som vil engasjere publikum, og presentere informasjonen på en rasjonell og sammenhengende måte.
  • Identifiser hovedtemaet ditt: Hvis du har problemer med å definere hovedtemaet i meldingen din, la som om du har 15 sekunder igjen til å forklare posisjonen din. Hva sier du ? Dette er sannsynligvis hovedtemaet ditt.
  • Bruk vanlig språk: Med mindre du skriver en vitenskapelig artikkel, er det vanligvis best å bruke et enkelt og greit språk. Ikke bruk lange ord bare for å imponere folk.

Structure

Dokumentet ditt skal være så brukervennlig som mulig. Bruk titler, undertekster, kuler og tall så mye som mulig for å skille teksten.

Tross alt, hva kan være lettere å lese: en side fylt med lange avsnitt eller en side delt opp i korte avsnitt med avsnittsoverskrifter og punktpunkter? Et dokument som er lett å skanne vil bli lest oftere enn et dokument med lange, tette avsnitt.

Overskrifter bør fange leserens oppmerksomhet. Å bruke spørsmål er ofte en god idé, spesielt i annonsetekst, fordi spørsmål hjelper til med å holde leseren interessert og nysgjerrig.

I e-post og forslag, bruk korte, faktiske titler og undertekster, for eksempel dem i denne artikkelen.

Å legge til grafikk er også en smart måte å skille mellom teksten. Disse visuelle hjelpemidler tillater ikke bare leseren å holde seg oppmerksom på innholdet, men også å formidle viktig informasjon mye raskere enn teksten.

Grammatiske feil

Du vet sikkert at feil i e-posten din vil få arbeidet ditt til å se uprofesjonelt ut. Det er viktig å unngå grove feil ved å skaffe deg en stavekontroll og revidere stavemåten din så mye som mulig.

Her er noen eksempler på vanlige ord:

 

  • Jeg sender / sender / sender deg

 

Verbetet "for å sende" er et verb av den første gruppen, en vil alltid skrive i den første personen av singelen "Jeg sender" med en "e". "Forsendelse" uten "e" er et navn ("en forsendelse") og kan være flertall: "forsendelser".

 

  • Jeg blir med / jeg blir med deg

 

Man vil alltid skrive "Jeg blir med deg" med en "s". "Felles" med en "t" er konjugasjonen til den tredje personen entall "han blir med".

 

  • Frist / frist

 

Selv om "støtfanger" er festet til et feminint navn, må du ikke gi fristelsen og alltid skrive "støtfanger" uten "e".

 

  • Anbefaling / anbefaling

 

Hvis på engelsk skriver vi "anbefaling" med en "e", på fransk skriver vi alltid "anbefaling" med en "a".

 

  • Er det / er der / er der

 

Vi legger til et euphonic “t” i spørrende formler for å gjøre det lettere å uttale og forhindre to vokaler etter hverandre. Vi vil derfor skrive "er der".

 

  • Når det gjelder / i form av

 

Man skriver aldri "i form av" uten "s". Det er faktisk alltid flere "vilkår" i bruken av dette uttrykket.

 

  • Av / blant

 

Vær forsiktig så du ikke blir villedet av ordet "unntatt" som slutter med en "s". Man skriver aldri "blant" med "s". Det er en preposisjon og det er uunngåelig.

 

  • Som avtalt / som avtalt

 

Selv festet til et feminint navn, "som avtalt" er alltid uforanderlig og tar aldri en "e".

 

  • Vedlikehold / service

Ikke forveksle navnet og verbet. Navnet "intervju" uten "t" beskriver en utveksling eller et "jobbintervju". Det konjugerte verbet i den tredje personen av det entallige "vedlikehold" brukes når det gjelder å gjøre handlingen om å opprettholde noe.

Noen av leserne dine vil ikke være perfekte i stavemåte og grammatikk. De kan ikke legge merke til om du gjør disse feilene. Men ikke bruk dette som en unnskyldning: det vil vanligvis være folk, spesielt seniorledere, som vil legge merke til!

Av denne grunn bør alt du skriver være av akseptabel kvalitet for alle lesere.

verifisering

Fienden til en god korrekturlesing er hurtighet. Mange skynder seg gjennom e-postene sine, men det er slik du går glipp av feil. Følg disse instruksjonene for å bekrefte det du skrev:

  • Sjekk topptekstene og bunntekstene: Folk ignorerer dem ofte for kun å fokusere på teksten. Bare fordi overskriftene er store og fete, betyr det ikke at de er feilfrie!
  • Les eposten høyt: Dette tvinger deg til å gå sakte, noe som betyr at du er mer sannsynlig å oppdage feil.
  • Bruk fingeren til å følge teksten som du leser: Det er en annen ting som hjelper deg å senke.
  • Start på slutten av teksten: Les en setning fra slutten til begynnelsen, det hjelper deg med å fokusere på feilene og ikke innholdet.