Det er mange anledninger når firmaet ditt må sende et klagebrev, enten i forbindelse med ubetalte fakturaer, krav om kompensasjon eller refusjon for et ikke-kompatibelt produkt fra en leverandør mv. . I denne artikkelen gir vi deg de to vanligste e-postmallene for klage.

E-postmal for å kreve betaling av en faktura

Klager på ubetalte fakturaer er den vanligste typen klage i virksomheter. Denne typen e-post må være veldig spesifikk og kontekstualisert nok til at samtalepartneren forstår umiddelbart hva det er - dette vil unngå frem og tilbake, spesielt med samtalepartnere som prøver å utsette betalingsdatoen!

Hvis e-postmeldingen er den første påminnelsen sendt, er det en formell melding. Det er derfor en del av et lovverk og må være godt omhyggelig dersom saken skal gå videre fordi det kan fungere som bevis.

Her er en e-postmal for å kreve en ubetalt faktura:

Emne: Formell varsel for forfalt faktura

Sir / Madam,

Bortsett fra feil eller unnlatelse fra vår side, har vi ikke mottatt betaling av fakturaen din datert [dato], i mengden [skyldig beløp] og utløpt på [forfallsdato].

Vi ber deg om å betale denne fakturaen så snart som mulig, samt sen betaling. Vennligst finn vedlagt fakturaen i tillegg til sen gebyr beregnet i henhold til artikkel L.441-6 2008 lov 776-4 August 2008.

Mens du venter på din regularisering, forblir vi til disposisjon for spørsmål om denne fakturaen.

Godta, Sir / Madam, uttrykket av våre oppriktige hilsener,

[Signatur] "

E-postmal for å kreve kompensasjon eller refusjon

Det er vanlig at en bedrift må kreve kompensasjon eller refusjon, enten fra leverandøren eller fra en ekstern partner. Årsakene er flere: transportforsinkelse som en del av en forretningsreise, et produkt som ikke overholder kravene eller en som har kommet i dårlig stand, et krav eller andre skader kan rettferdiggjøre skriving av en slik e-post.

LES  Fem eksempler på effektive e-postrapporter for arbeid

Uansett kilde til problemet, vil strukturen av kravet e-post alltid være det samme. Begynn med å avsløre problemet og arten av skaden før du sender inn kravet ditt. Ta gjerne en lovlig bestemmelse for å støtte forespørselen din.

Vi foreslår en modell av e-post med klage adressert til en leverandør i tilfelle et ikke-samsvarende produkt i sine dimensjoner.

Emne: Forespørsel om refusjon for ikke-kompatibelt produkt

Sir / Madam,

Som en del av kontrakten [betegnelse eller kontraktsnummer] som knytter firmaet ditt til oss, bestilte vi [antall + produktnavn] fra og med [dato], for totalt antall [antall ordre].

Vi mottok produktene på [dato for mottak]. Det samsvarer imidlertid ikke med beskrivelsen av katalogen din. Faktisk er dimensjonene som er angitt på katalogen din, av [dimensjoner], mens det mottatte produktet måler [dimensjoner]. Vennligst finn vedlagt et bilde som bekrefter det leverte produktets manglende samsvar.

I henhold til artikkel 211-4 i forbrukerloven, som sier at du må levere et produkt i henhold til salgskontrakten, vennligst tilbakebetalt dette produktet opp til [beløp].

Ser frem til ditt svar, vennligst aksepter, fru / herre, uttrykk for mine fremtredende følelser.

[Signatur]