Brevmal: be om refusjon av profesjonelle utgifter

Detaljer og gratis modellbrev for refusjon av dine profesjonelle utgifter. Alle bruker dem på oppdrag som er dine. For behovene og aktivitetene til din bedrift er hans ansvar. Arbeidsrett gir, enten det er fremlagt dokumentasjon eller i form av faste godtgjørelser, at du får tilbakebetalt de beløpene du har forskudd. Imidlertid kan behandlingsprosedyren noen ganger bli smertefull og tidkrevende. Det er derfor opp til deg å organisere deg selv og sørge for at du får pengene tilbake. Det er liten sjanse for at andre vil bekymre seg for det for deg.

Hva er de forskjellige typene virksomhetsutgifter?

Fra tid til annen kan du bli utsatt for forretningsutgifter i løpet av arbeidet ditt. Dette er de nødvendige utgiftene du må forskuddsføre under utførelsen av dine plikter, og som er knyttet til utførelsen av din aktivitet. De fleste av disse utgiftsrapportene er selskapets ansvar.

De såkalte profesjonelle utgiftene kan ta forskjellige aspekter, hvorav de viktigste er:

• Transportkostnader: når du reiser med fly, tog, buss eller taxi for et oppdrag eller for å gå til et profesjonelt møte;
• Kjørelengdekostnader: hvis arbeidstakeren bruker sitt eget kjøretøy på en forretningsreise (beregnet av kjørelengdeskala eller hotellnetter);
• Cateringkostnader: for forretningslunsjer;
• Profesjonelle mobilitetskostnader: knyttet til endring av stilling som fører til endring av bosted.

Det er også :

• Dokumentasjonskostnader,
• Dressing koster,
• Overnatting koster
• Fjernarbeidskostnader,
• Kostnadene ved bruk av NTIC-verktøy (ny informasjons- og kommunikasjonsteknologi),

Hvordan gjennomføres refusjon av profesjonelle utgifter?

Uansett hvilke utgifter som er påløpt, kan vilkårene for refusjon av utgiftene være i to former. Enten er det foreskrevet i arbeidsavtalen, eller så er de en del av en praksis i selskapet.

Betaling kan skje ved direkte refusjon av faktiske kostnader, dvs. alle påløpte betalinger. Disse gjelder kostnadene for fjernarbeid, bruken av IKT-verktøy, profesjonell mobilitet eller kostnadene for ansatte som er utstasjonert. Som sådan overfører arbeidstakeren sine ulike utgiftsrapporter til arbeidsgiveren. Sørg for å ha dem i minst tre år.

Det er også mulig at du får betalt en og annen skadeserstatning av og til. Denne metoden er brukt for gjentatte kostnader, for eksempel for en kommersiell agent. I dette tilfellet er sistnevnte ikke forpliktet til å rettferdiggjøre sine utgifter. Tak er satt av skatteetaten og varierer avhengig av kostnadens art (måltider, transport, midlertidig innkvartering, fjerning, kjørelengde). Imidlertid, hvis grensene overskrides, kan arbeidsgiveren kreve støttedokumentene dine. Det bør bemerkes at selskapets direktører ikke har rett til denne faste godtgjørelsen.

Prosessen for å kreve refusjon av profesjonelle utgifter

Som en generell regel vil refusjon av dine profesjonelle utgifter skje etter innlevering av støttedokumentene til regnskapsavdelingen eller til personalsjefen. Saldoen vil normalt vises på din neste lønnsslipp, og beløpet vil bli overført til kontoen din.

Du har 3 år til å bevise dine profesjonelle utgifter og dermed få refundert. Utover denne perioden er sjefen din ikke lenger forpliktet til å betale dem. Hvis du ved en feil eller ved å glemme eller uansett årsak, ikke returnerer pengene dine. Det er best å gripe inn raskt ved å sende et brev om refusjonsforespørsel til virksomheten din.

For å hjelpe deg, her er to eksempler på bokstaver for å gjøre din forespørsel. Uansett. Fremfor alt må du legge ved originaldokumentene og oppbevare kopier for deg.

Eksempel på brev for en normal anmodning om refusjon av profesjonelle utgifter

Etternavn Fornavn ansatt
Adresse
post kode

Firma ... (Firmanavn)
Adresse
post kode

                                                                                                                                                                                                                      (By), den ... (dato),

Emne: Forespørsel om refusjon av profesjonelle utgifter

(Herr Fru),

Etter utgiftene som ble påført under mine siste oppdrag. Og nå ønsker å dra nytte av refusjonen av mine profesjonelle utgifter. Jeg sender deg herved den fullstendige listen over betalingene mine i samsvar med prosedyren.

Så jeg tok en tur fra _____ (avreisested) til _____ (destinasjonssted for forretningsreiser) fra ________ til _____ (reisedato) for å delta på flere viktige konferanser for utviklingen av selskapet vårt. Jeg tok et fly dit og tilbake under turen og tok flere drosjeturer.

Til disse utgiftene kommer mine hotellovernatting og måltidsutgifter. Støttedokumenter som bekrefter alle mine bidrag er vedlagt denne søknaden.

I påvente av et gunstig svar fra deg, ber jeg deg motta, min respektfulle hilsen.

 

                                                                        Signatur

Eksempel på et brev som ber om refusjon av faglige utgifter i tilfelle avslag fra arbeidsgiver

Etternavn Fornavn ansatt
Adresse
post kode

Firma ... (Firmanavn)
Adresse
post kode

                                                                                                                                                                                                                      (By), den ... (dato),

 

Emne: Krav om refusjon av profesjonelle utgifter

 

Mr. Director,

Som en del av pliktene mine har jeg måttet gjøre flere forretningsreiser til utlandet. Som [funksjon] ansatt dro jeg til [destinasjon] i 4 dager for spesifikke oppgaver knyttet til stillingen min.

Med tillatelse fra linjelederen min reiste jeg i mitt eget kjøretøy. Jeg har tilbakelagt totalt [antall] kilometer. Til dette skal legges kostnaden for måltider og flere overnattinger på hotellet, for et samlet beløp på [beløp] euro.

Loven bestemmer at disse profesjonelle utgiftene skal bæres av selskapet. Til tross for at alle nødvendige støttedokumenter ble gitt til regnskapsavdelingen ved retur, har jeg fortsatt ikke mottatt den relaterte betalingen til dags dato.

Dette er grunnen til at jeg ber deg gripe inn slik at jeg kan få tilbakebetaling så snart som mulig. Du finner vedlagt en kopi av alle fakturaene som rettferdiggjør forespørselen min.

Mens jeg på forhånd takker deg for hjelpen, ber jeg deg om å tro, Mr. Director, forsikringen om min høyeste hensyn.

 

                                                                       Signatur

Last ned «Eksempel på brev for vanlig forespørsel om refusjon av yrkesutgifter»