E-post lar oss ofte kommunisere mer. Som et resultat er Internett fullt av tips for å skrive bedre, lister over grunner til å unngå å sende e-post til bestemte tider, eller råd om hvor raskt vi bør svare osv. Den beste måten å spare tid og unngå forvirring på kan imidlertid være å huske at noen samtaler ikke kan foregå via e-post, her er noen eksempler.
Når du sender på dårlige nyheter
Det er ikke lett å levere dårlige nyheter, spesielt når du må gi dem videre til sjefen eller lederen din. Men det er flere måter å minimere vanskeligheten på. Først av alt, ikke utsett det og ikke kast bort tiden; du må ta ansvar og forklare situasjonen grundig. Å gi dårlige nyheter via e-post er ikke en god idé, da det kan forstås som et forsøk på å unngå samtale. Du kan sende tilbake bildet av en person som er redd, flau eller til og med for umoden til å være proaktiv. Så når du har dårlige nyheter å levere, gjør det personlig når det er mulig.
Når du ikke er helt sikker på hva du mener
Generelt er det bra å strebe etter å være proaktiv i stedet for reaktiv. Dessverre egner e-post seg godt til denne typen refleks. Vi føler oss tvunget til å tømme innboksene våre, med de fleste e-poster som krever svar. Så noen ganger, selv når vi ikke er helt sikre på hvordan vi vil svare, begynner fingrene våre å trykke uansett. Ta heller en pause når du trenger å ta en. Søk etter mer informasjon om emnet, i stedet for å svare før du virkelig vet hva du tenker og hva du vil si.
Hvis du føler deg plaget av tonen
Mange av oss bruker e-post for å unngå å ha en vanskelig samtale. Tanken er at dette mediet gir oss muligheten til å skrive en e-post som vil nå den andre personen akkurat slik vi håper. Men altfor ofte er det ikke det som skjer. Det første som lider er effektiviteten vår; Det tar så mye tid å lage en perfekt utformet e-post. Så ganske ofte vil ikke den andre personen lese e-posten vår slik vi forventet uansett. Så hvis du finner deg selv plaget av tonen når du skriver en e-post, spør deg selv om det i dette tilfellet ikke ville være mer fornuftig å håndtere denne samtalen ansikt til ansikt.
Hvis det er mellom 21h og 6h, og du er sliten
Det er vanskeligere å tenke klart når du er sliten, og følelsene kan også bli høye når du er i denne tilstanden. Så hvis du sitter hjemme og ikke har kontortid, bør du vurdere å trykke lagre utkast i stedet for send-knappen. Skriv heller et første utkast i utkast, hvis det hjelper deg å glemme problemet, og les det om morgenen før du fullfører det, når du har et friskere perspektiv.
Når du ber om en økning
Noen samtaler er ment å føres ansikt til ansikt, når du for eksempel ønsker å forhandle om en lønning. Dette er ikke den typen forespørsel du vil sende via e-post, hovedsakelig fordi du vil at den skal være tydelig og det er en sak du tar på alvor. Du ønsker også å være tilgjengelig for å svare på spørsmål om søknaden din. Sende en e-post kan sende feil melding. Å ta deg tid til å møte din overordnede personlig under disse omstendighetene vil gi deg flere resultater.
