Fraværsmeldinger er viktig arbeidsskriving. Men av mange grunner kan de overses. Dette forklares av konteksten for skrivingen deres og noen ganger ved å ikke ta hensyn til virkningen de kan ha.
Faktisk er fraværsmeldingen en automatisk melding. Sendt som svar på alt melding mottatt i et tidsintervall eller i en veldefinert periode. Noen ganger blir meldingen utarbeidet i sammenheng med å gå ut i permisjon. Denne perioden hvor tankene dine allerede er et annet sted er kanskje ikke den beste tiden å skrive meldingen.
Hva er poenget med å konfigurere en automatisk fraværsmelding?
Fraværet fra arbeidsbudskapet er viktig på mange måter. Den brukes til å varsle alle dine ansatte om fravær. Den tjener også til å gi informasjon som lar dem fortsette aktivitetene mens de venter på at du skal komme tilbake. Denne informasjonen er hovedsakelig datoen for gjenoppretting, kontaktinformasjon i nødstilfeller for å kontakte deg eller kontaktinformasjonen til en kollega du kan kontakte i en nødssituasjon. I lys av alt dette er meldingen om fravær en viktig kommunikasjonshandling for enhver profesjonell.
Hvilke feil skal du unngå?
Gitt viktigheten av fraværsmeldingen, må flere parametere tas i betraktning for ikke å sjokkere eller respektere samtalepartneren din. Bedre å høres for respektfull ut enn respektløs. Så du kan ikke bruke uttrykk som OUPS, pff, etc. Du må ta hensyn til profilen til alle interessenter. Så unngå å skrive som om du bare snakker med kolleger når dine overordnede eller klienter, leverandører eller offentlige myndigheter kan sende deg meldinger.
For å unngå denne ulempen er det mulig med Outlook å ha en fraværsmelding for interne selskapsposter og en annen melding for eksterne meldinger. Uansett må du ta hensyn til alle profilene for å få en godt strukturert fraværsmelding.
I tillegg må informasjonen være nyttig og presis. Unngå tvetydige meldinger som "Jeg vil være fraværende fra i morgen" og vite at den som mottar denne informasjonen ikke vil kunne vite datoen for denne "i morgen".
Til slutt, unngå å bruke en kjent og uformell tone. Euforien av en ferie i sikte kan faktisk føre til at du bruker en altfor kjent tone. Husk å være profesjonell til slutten. Muntlig med kolleger kan dette skje, men spesielt ikke i sammenheng med arbeidsdokumenter.
Hvilken type fraværsmelding skal du velge?
For å unngå alle disse fallgruvene, velg en vanlig stil. Dette inkluderer for- og etternavn, informasjon om når du kan behandle den mottatte meldingen og personen / personene du kan kontakte i nødstilfeller.
