Fraværsmeldinger er viktig arbeidsskriving. Men av mange grunner kan de overses. Dette forklares av konteksten for skrivingen deres og noen ganger ved å ikke ta hensyn til virkningen de kan ha.
Fraværsmeldingen er faktisk en automatisk melding. Sendt som et svar på en melding mottatt innen et tidsintervall eller innenfor en definert periode. Noen ganger er meldingen utarbeidet i forbindelse med permisjon. Denne perioden, når du sannsynligvis allerede har tankene andre steder, er kanskje ikke den beste tiden å skrive meldingen din på.
Hva er poenget med å konfigurere en automatisk fraværsmelding?
Fraværet fra arbeidsbudskapet er viktig på mange måter. Den brukes til å varsle alle dine ansatte om fravær. Den tjener også til å gi informasjon som lar dem fortsette aktivitetene mens de venter på at du skal komme tilbake. Denne informasjonen er hovedsakelig datoen for gjenoppretting, kontaktinformasjon i nødstilfeller for å kontakte deg eller kontaktinformasjonen til en kollega du kan kontakte i en nødssituasjon. I lys av alt dette er meldingen om fravær en viktig kommunikasjonshandling for enhver profesjonell.
Hvilke feil skal du unngå?
Gitt viktigheten av fraværsmeldingen, må flere parametere tas i betraktning for ikke å sjokkere eller respektere samtalepartneren din. Bedre å høres for respektfull ut enn respektløs. Så du kan ikke bruke uttrykk som OUPS, pff, etc. Du må ta hensyn til profilen til alle interessenter. Så unngå å skrive som om du bare snakker med kolleger når dine overordnede eller klienter, leverandører eller offentlige myndigheter kan sende deg meldinger.
For å unngå denne ulempen er det mulig med Outlook å ha en fraværsmelding for interne selskapsposter og en annen melding for eksterne meldinger. Uansett må du ta hensyn til alle profilene for å få en godt strukturert fraværsmelding.
I tillegg må informasjonen være nyttig og presis. Unngå tvetydige meldinger som "Jeg vil være fraværende fra i morgen" og vite at den som mottar denne informasjonen ikke vil kunne vite datoen for denne "i morgen".
Til slutt, unngå å bruke en kjent og uformell tone. Euforien av en ferie i sikte kan faktisk føre til at du bruker en altfor kjent tone. Husk å være profesjonell til slutten. Muntlig med kolleger kan dette skje, men spesielt ikke i sammenheng med arbeidsdokumenter.
Hvilken type fraværsmelding skal du velge?
For å unngå alle disse fallgruvene, velg en vanlig stil. Dette inkluderer for- og etternavn, informasjon om når du kan behandle den mottatte meldingen og personen / personene du kan kontakte i nødstilfeller.
