E-posten er et av de viktigste kommunikasjonsmidlene i fagmiljøet. Noen har imidlertid en tendens til å glemme reglene. Dette gitt at e-posten anses å være mindre formell enn brevet. Det er viktig å vite at denne likevel forblir en fungerende skrift, selv om den har en lettere eller mer brukervennlig stil. Hvordan lykkes med en profesjonell e-post? Oppdag praksis for å ta i bruk for et utkast i kunstens regler.

Emnelinjen i e-postmeldingen må være kort

Det første mottakeren din vil lese er åpenbart emnet for e-posten din. Dette er faktisk den eneste linjen som vises i innboksen. Dette er grunnen til at det må være kort, presist og pent. På samme måte må den ha en lenke med formålet med e-posten din (varsle, informere, invitere ...). Med andre ord må mottakeren raskt forstå hva det er, bare ved å lese emnet.

Emnet for e-posten kan formuleres i en nominell setning, en setning uten et lenkeord, en setning på 5 til 7 ord, en setning uten en artikkel. Her er noen eksempler: "forespørsel om informasjon", "søknad om stillingen som ...", "kansellering av CSE-opplæringen fra 25. januar", "invitasjon til de ti år med selskap X", "rapport fra møtet fra … ", etc.

Vær også oppmerksom på at fraværet av et emne kan gjøre e-postmeldingen uønsket.

Startformelen

Også kalt anropsformel, dette betegner de første ordene i e-posten. Det er med andre ord ordene som sikrer kontakt med samtalepartneren.

Denne ankeformelen avhenger særlig av følgende faktorer:

  • Ditt forhold til mottakeren: kjenner du mottakeren? I så fall på hvilket tidspunkt?
  • Kommunikasjonssammenheng: formell eller uformell?

Det er derfor åpenbart at du ikke skal tale til en overordnet på samme måte som du skal tale til en kollega. På samme måte er det en annen formel som du vil bruke når du henvender deg til en fremmed.

Etter ankeformelen kommer første setning i e-postmeldingen som må knyttes til emnet for den profesjonelle skrivingen.

E-postens kropp

Vurder å bruke den omvendte pyramideteknikken til å skrive brødteksten til e-posten din. Dette består av å starte med hovedinformasjonen til e-postmeldingen som oftest er emnet for e-postmeldingen. Deretter vil du måtte fremkalle den andre informasjonen på en avtagende måte, det vil si fra det viktigste til det minst essensielle.

Årsaken til at du bør gå for denne metoden er at den første delen av en setning er best lest og mest husket. I en setning på 40 ord husker du vanligvis bare 30% av første del.

E-posten din skal skrives i korte setninger og på et profesjonelt, hverdagsspråk. I denne forstand, unngå faguttrykk og sørg for at det er koblingsord mellom setningene.

Til slutt, ikke glem den høflige formelen for å fullføre e-posten din. Bruk deretter en kort høflighet på slutten mens du tilpasser den til konteksten av utvekslingen, men også til forholdet ditt til mottakeren.