I dag er e-post den beste måten å kommunisere med letthet, fart og effektivitet. For profesjonell utveksling er det den mest brukte måten.

Å skrive en profesjonell postVi må respektere visse kriterier, tips og regler, som vi vil prøve å forklare for deg gjennom hele artikkelen.

Eksempel på en skriveplan for en profesjonell e-post 

Noen ganger kan posten være komplisert å håndtere i en faglig sammenheng. Planen om å følge med å skrive en profesjonell e-post må stille til mottakerens disposisjon alle nødvendige elementene er korte og presise.

For å skrive en profesjonell e-post kan du vedta følgende plan:

  • Et klart og eksplisitt objekt
  • En klageformel
  • En begynnelse som må plassere kommunikasjonskonteksten
  • En høflighetsformel å konkludere
  • En signatur

Velg emnet for en profesjonell e-post

Det anslås at en profesjonell i gjennomsnitt kan motta 100 e-poster per dag. Du må derfor velge emnet i e-posten din for å oppmuntre dem til å åpne den. For å gjøre dette er det regler å følge:

1-Skriv et kort objekt

For å øke åpningsfrekvensen for e-posten din, anbefaler eksperter at du ideelt sett bruker et emne på maksimalt 50 tegn.

Du har bare begrenset plass til å skrive objektet ditt, så du må velge et bestemt objekt, mens du bruker handlingverker relatert til innholdet i e-posten din.

Vanligvis leses lange objekter dårlig på smarttelefoner, som blir mer og mer brukt av fagfolk til å sjekke e-postene sine.

2-Tilpass emnet for e-posten din

Om mulig må du nevne navnet og fornavnet til kontaktene dine på objektnivået. Det er et element som kan øke åpningsfrekvensen.

Ved å legge detaljene til mottakeren din i emnet, vil han føle seg verdsatt og anerkjent, noe som vil oppfordre ham til å åpne og lese e-posten din.

Kroppen av en profesjonell e-post 

For å skrive en profesjonell e-post, er det tilrådelig å skrive tydelig kroppens e-post uten å avvike fra emnet og alt basert på visse standarder for stil og presentasjon.

Vær forsiktig med å skrive en kort e-post med korte og presise setninger som vil gi deg mer mottakelse.

Her er noen få ting å huske: 

1-Bruk en klassisk skrifttype

De fleste e-posttjenester lar brukeren velge skrift og stil på teksten. Når det gjelder en bedrifts-e-post, velg en klassisk skrift som "Times New Roman" eller "Arial".

Det anbefales ikke å bruke en dekorativ skrift.

Vi anbefaler også:

  • Vedta en lesbar skriftstørrelse
  • Unngå kursiv, markere eller farger
  • Ikke å skrive hele teksten med store bokstaver

2-Skriver en god samtaleformel

For en profesjonell e-post, er det å foretrekke som ovenfor for å adressere adressaten ved navn, samtidig som tittelen på høflighet av personen fulgt av hans etternavn.

3-Introduser deg selv i første ledd

Hvis du skriver til noen for første gang (en ny klient for eksempel), er det veldig viktig å introdusere deg selv og forklare formålet med meldingen din.

Du kan bruke denne lille presentasjonen en eller to setninger.

4-Den viktigste informasjonen i prioritet

Etter presentasjonen går vi til det viktigste punktet.

Det er veldig interessant å sitere den viktigste informasjonen i begynnelsen av e-posten din. Du vil lagre mottakerens tid ved å klargjøre dine intensjoner.

Du må fange oppmerksomheten til korrespondenten din og komme rett til poenget.

5-Bruk et formelt ordforråd

Siden du skriver en profesjonell e-post, må du gjøre et godt inntrykk.

Vi anbefaler deg å skrive komplette setninger i høflig stil.

Det anbefales ikke å bruke:

  • Slang ord;
  • Useless forkortelser;
  • Uttrykksikoner eller emoji;
  • Vitser;
  • Uhøflige ord;

6-Lag en passende konklusjon

For å fullføre en epost må vi tenke på signaturen som skal brukes, tonen til å adoptere, og høflighetsformelen å velge.

Vi må huske på at profesjonell kommunikasjon fortsatt er en høyt kodifisert språk. Det er veldig viktig å kjenne reglene og velge riktig formel for bruk på slutten av e-posten.

Formelen som brukes, må tilpasses mottakerens kvalitet og konteksten til utvekslingen.

Hvis du for eksempel snakker med en veileder eller en klient, kan du bruke "oppriktige hilsener", som er den mest passende setningen. Mens det er en kollega, kan vi avslutte e-posten vår med uttrykket "God slutt på dagen!" "

Når det gjelder signaturen, kan du angi e-postprogramvaren for å automatisk sette inn en personlig signatur på slutten av e-postadressene.

For å være effektiv må signaturen være kort:

  • Ikke mer enn 4 linjer;
  • Ikke mer enn 70 tegn per linje;
  • Skriv inn for- og etternavn, funksjon, firmaets navn, nettadresse, telefon- og faksnummer, og muligens en lenke til LinkedIn- eller Viadeo-profilen din;

Eksempler :

Robert Holliday

Representant for selskapet Y

http: /www.votresite.com

Telefon. : 06 00 00 00 00 / Fax: 06 00 00 00 00

Mobil: 06 00 00 00 00

Noen høflige uttrykk:

  • Hjertelig;
  • Med vennlig hilsen ;
  • Med vennlig hilsen;
  • Respektfult ;
  • Hjertelig hilsen;
  • Med vennlig hilsen ;
  • Hilsen din,
  • Det er en glede å se deg igjen;
  • Varm hilsen ...

For folk vi kjenner spesielt godt, kan vi bruke hjertelige formler som "hei", "vennskap", "vi sees" ...

Andre eksempler på klassiske formler:

  • Vennligst godta, sir / fru, uttrykket for mine fremtredende følelser;
  • Vennligst godta, fru / fru, uttrykket for mine hjertelige hilsener;
  • Vennligst motta, Sir / Madam, min hilsen;
  • Vennligst motta, min fru, mine respektfulle og hengivne følelser;
  • Vennligst godta, oppriktig / hilsen!
  • Vennligst godta, sir / fru, uttrykket for min høyeste hensyn;
  • Ved å be deg godta min hilsen;
  • Takker for oppmerksomheten til forespørselen min;
  • Gjør meg verdt å akseptere, herre / fru, hyllingen til min dype respekt;
  • Mens du venter på å lese fra deg, vennligst godta, Sir / Madam, forsikringen om min høyeste hensyn;
  • Med takk ber jeg deg finne her, fru / fru, uttrykket for mine fremtredende følelser;

7-Inkluder vedlegg

Når det gjelder vedlegg, ikke glem å informere mottakeren ved å nevne dem i kroppens e-post med høflighet.

Det er veldig interessant å nevne størrelsen og antall vedlegg som sendes til mottakeren.

Fokus: Den inverterte pyramiden

Med hensyn til den såkalte omvendte pyramide-metoden består det av å starte teksten til din profesjonelle e-post med hovedinformasjonen i meldingen og deretter fortsette med den andre informasjonen i synkende rekkefølge av betydning.

Men hvorfor vedta denne metoden?

Vanligvis leser første setning bedre enn resten av meldingen. Det må være attraktivt. Ved å vedta den omvendte pyramidemetoden, kan vi enkelt fange leserens oppmerksomhet og få ham til å lese e-posten til slutt.

Når det gjelder skriving, er det tilrådelig å bruke maksimalt fire avsnitt, fra 3 til 4 linjer hver, mens du fokuserer på en bestemt idé per avsnitt.

Hvis du vil bruke denne metoden, anbefaler vi deg å bruke:

  • relativt korte setninger;
  • koble ord for å koble setningene sammen;
  • et nåværende og profesjonelt språk.

 

                                                    PÅMINNELSE 

 

Som du har forstått, har en profesjonell e-post ingenting å gjøre med en som er sendt til en venn. Det er regler som skal følges til punkt og prikke.

1-Behandle emnet forsiktig

Som vi tydelig har spesifisert, må du skrive emnefeltet (eller emnet) riktig i din profesjonelle e-post. Den skal være kortfattet og eksplisitt. Mottakeren må umiddelbart forstå innholdet i e-posten din. Han kan derfor bestemme om han skal åpne den umiddelbart eller lese den senere.

2-Å være høflig

Som du godt har forstått, er det nødvendig å bruke formlene for hilsen og høflighet i sammenheng.

Formlene skal være korte og meget velvalgte.

3-Korrigere stavefeil

Først av alt må du lese din e-post og sørge for at du ikke har glemt all nødvendig informasjon, og hvorfor ikke ha noen andre til å lese den. Det er veldig interessant å ha mening av en annen person.

For å rette stave- og grammatikfeil anbefaler vi deg å kopiere og lime inn e-posten din på en tekstbehandler og foreta en automatisk sjekk. Selv om denne programvaren ikke løser alle feilene, kan den hjelpe deg. Alternativt kan du også investere i profesjonell korreksjonsprogramvare.

4-Signer din e-post

Det er veldig viktig å legge til en signatur i din profesjonelle e-post. Du må følge reglene som er nevnt ovenfor for å skrive en profesjonell signatur.

Ved å nevne ulike opplysninger knyttet til din funksjon, din bedrift ... mottakeren din raskt vil forstå hvem han har å gjøre med.

5-Tilpass e-posten din

Hvis det er generelt, er posten mindre sannsynlig å bli lest. Du må få mottakeren til å føle at posten kun er adressert til ham. Så du må tilpasse objektet, og velg formelen for å vedta for å starte e-posten din.

Hvis det er en gruppepost, er det viktig å lage forskjellige lister i henhold til egenskapene til mottakerne, deres preferanser, interesser og plassering. Segmenteringen av mottakerne lar deg øke åpningshastigheten til e-postene dine.

6-Give vil åpne posten

Når du skriver en profesjonell e-post, må du alltid gjøre mottakeren ønsker å åpne den. Generelt er objektet det første elementet som skyver en korrespondent for å åpne e-posten din og lese den. Så du må gi mer vekt på objektet ditt, helbrede det og gjøre det så attraktivt som mulig.

I samme forstand skal de to første setningene i e-posten gjøre mottakeren lyst til å fortsette å lese. Det anbefales å sitere den viktigste informasjonen i begynnelsen av e-posten din og å utløse nysgjerrigheten til korrespondenten din.

7-Unngå villedende objekter

Du bør aldri bruke et misvisende objekt for å øke åpningsfrekvensen for e-postene dine.

Du bør vite at e-posten din formidler bildet ditt (eller ditt firma). Så det er veldig viktig å unngå provoserende og villedende objekter. Objektet må samsvare med innholdet i e-posten din.

8-Sett deg på leserens sted

Empati er et veldig viktig element å ta hensyn til. Du må sette deg i stedet for mottakeren din for å kunne skrive emnet på e-posten din riktig og gjøre den attraktiv. Du må sette deg i stedet for korrespondenten din og liste opp en rekke spørsmål som han kan stille seg selv. Det er fra svarene at du kan tilpasse tittelen på e-posten din.

9-Bruk en profesjonell e-postadresse

Personlige adresser slik lovelygirl @ ... eller gentleman @ ... er helt forbudt. I forbindelse med faglige relasjoner snakker vi aldri til en samtalepartner ved hjelp av denne typen e-postadresser.

Det anbefales å bruke en profesjonell e-postadresse, eller i det minste en personlig adresse med ditt navn og etternavn.

Den profesjonelle e-posten krever en veldig god kommunikasjon, et presist ordforråd, en kortfattet tekst, en klar forespørsel og en ubeskrivelig stavemåte. Ved å vedta regler, tips og råd vi nettopp sitert, kan du skrive en attraktiv e-post, som umiddelbart vil interessere mottakeren og vekke sin interesse.