ਈਮੇਲ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਵਾਤਾਵਰਣ ਵਿੱਚ ਸੰਚਾਰ ਦੇ ਮੁੱਖ ਸਾਧਨਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਇੱਕ ਹੈ। ਹਾਲਾਂਕਿ, ਕੁਝ ਨਿਯਮ ਭੁੱਲ ਜਾਂਦੇ ਹਨ. ਇਹ ਦਿੱਤਾ ਗਿਆ ਹੈ ਕਿ ਈਮੇਲ ਨੂੰ ਪੱਤਰ ਨਾਲੋਂ ਘੱਟ ਰਸਮੀ ਮੰਨਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ. ਇਹ ਜਾਣਨਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਇੱਕ ਕੰਮ ਕਰਨ ਵਾਲੀ ਲਿਖਤ ਬਣੀ ਰਹਿੰਦੀ ਹੈ, ਭਾਵੇਂ ਇਹ ਇੱਕ ਹਲਕੀ ਜਾਂ ਵਧੇਰੇ ਉਪਭੋਗਤਾ-ਅਨੁਕੂਲ ਸ਼ੈਲੀ ਖੇਡਦੀ ਹੈ। ਇੱਕ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਈਮੇਲ ਵਿੱਚ ਕਿਵੇਂ ਸਫਲ ਹੋਣਾ ਹੈ? ਕਲਾ ਦੇ ਨਿਯਮਾਂ ਵਿੱਚ ਖਰੜਾ ਤਿਆਰ ਕਰਨ ਲਈ ਅਪਣਾਉਣ ਲਈ ਅਭਿਆਸਾਂ ਦੀ ਖੋਜ ਕਰੋ।
ਈਮੇਲ ਦਾ ਵਿਸ਼ਾ ਲਾਈਨ ਛੋਟਾ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ
ਸਭ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਜਿਹੜੀ ਤੁਹਾਡੇ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਨੂੰ ਪੜੇਗੀ ਉਹ ਸਪੱਸ਼ਟ ਤੌਰ ਤੇ ਤੁਹਾਡੀ ਈਮੇਲ ਦਾ ਵਿਸ਼ਾ ਹੈ. ਇਹ ਅਸਲ ਵਿਚ ਇਕੋ ਲਾਈਨ ਹੈ ਜੋ ਇਨਬਾਕਸ ਵਿਚ ਪ੍ਰਗਟ ਹੁੰਦੀ ਹੈ. ਇਹੀ ਕਾਰਨ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਸੰਖੇਪ, ਸਹੀ ਅਤੇ ਸਾਫ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ. ਇਸੇ ਤਰ੍ਹਾਂ, ਇਸਦਾ ਤੁਹਾਡੀ ਈਮੇਲ ਦੇ ਉਦੇਸ਼ ਨਾਲ ਲਿੰਕ ਹੋਣਾ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹੈ (ਸੂਚਿਤ ਕਰੋ, ਸੂਚਿਤ ਕਰੋ, ਸੱਦਾ ਦਿਓ ...). ਦੂਜੇ ਸ਼ਬਦਾਂ ਵਿਚ, ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਨੂੰ ਜਲਦੀ ਸਮਝਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਕੀ ਹੈ, ਸਿਰਫ ਵਿਸ਼ੇ ਨੂੰ ਪੜ੍ਹ ਕੇ.
ਈਮੇਲ ਦੇ ਵਿਸ਼ੇ ਨੂੰ ਮਾਮੂਲੀ ਵਾਕ ਵਿੱਚ, ਲਿੰਕ ਸ਼ਬਦ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਇੱਕ ਵਾਕ, 5 ਤੋਂ 7 ਸ਼ਬਦਾਂ ਦੀ ਇੱਕ ਸਜਾ, ਬਿਨਾਂ ਲੇਖ ਦੇ ਇੱਕ ਸਜਾ ਵਿੱਚ ਤਿਆਰ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ. ਇੱਥੇ ਕੁਝ ਉਦਾਹਰਣ ਹਨ: "ਜਾਣਕਾਰੀ ਲਈ ਬੇਨਤੀ", "ਅਹੁਦੇ ਲਈ ਅਰਜ਼ੀ ...", "25 ਜਨਵਰੀ ਦੀ ਸੀਐਸਈ ਸਿਖਲਾਈ ਨੂੰ ਰੱਦ ਕਰੋ", "ਕੰਪਨੀ X ਦੇ 10 ਸਾਲਾਂ ਲਈ ਸੱਦਾ", "ਤੋਂ ਮੀਟਿੰਗ ਦੀ ਰਿਪੋਰਟ. … ”, ਆਦਿ।
ਇਹ ਵੀ ਯਾਦ ਰੱਖੋ ਕਿ ਕਿਸੇ ਵਿਸ਼ੇ ਦੀ ਅਣਹੋਂਦ ਈਮੇਲ ਨੂੰ ਅਣਚਾਹੇ ਬਣਾ ਸਕਦੀ ਹੈ.
ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਫਾਰਮੂਲਾ
ਕਾਲ ਫਾਰਮੂਲਾ ਵੀ ਕਿਹਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਇਹ ਈਮੇਲ ਦੇ ਪਹਿਲੇ ਸ਼ਬਦਾਂ ਨੂੰ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰਦਾ ਹੈ. ਦੂਜੇ ਸ਼ਬਦਾਂ ਵਿਚ, ਇਹ ਉਹ ਸ਼ਬਦ ਹਨ ਜੋ ਵਾਰਤਾਕਾਰ ਨਾਲ ਸੰਪਰਕ ਨੂੰ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹਨ.
ਇਹ ਅਪੀਲ ਫਾਰਮੂਲਾ ਖਾਸ ਤੌਰ ਤੇ ਹੇਠਾਂ ਦਿੱਤੇ ਕਾਰਕਾਂ ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਦਾ ਹੈ:
- ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਨਾਲ ਤੁਹਾਡਾ ਸੰਬੰਧ: ਕੀ ਤੁਸੀਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਨੂੰ ਜਾਣਦੇ ਹੋ? ਜੇ ਅਜਿਹਾ ਹੈ ਤਾਂ ਕਿਸ ਸਮੇਂ?
- ਸੰਚਾਰ ਦਾ ਪ੍ਰਸੰਗ: ਰਸਮੀ ਜਾਂ ਗੈਰ ਰਸਮੀ?
ਇਸ ਲਈ ਇਹ ਸਪੱਸ਼ਟ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸੇ ਉੱਤਮ ਨੂੰ ਉਸੇ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਸੰਬੋਧਿਤ ਨਹੀਂ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ ਜਿਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸੇ ਸਹਿਯੋਗੀ ਨੂੰ ਸੰਬੋਧਿਤ ਕਰਨ ਜਾ ਰਹੇ ਹੋ. ਇਸੇ ਤਰ੍ਹਾਂ, ਇਹ ਇਕ ਵੱਖਰਾ ਫਾਰਮੂਲਾ ਹੈ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸੇ ਅਜਨਬੀ ਨੂੰ ਸੰਬੋਧਿਤ ਕਰਨ ਵੇਲੇ ਇਸਤੇਮਾਲ ਕਰੋਗੇ.
ਅਪੀਲ ਦੇ ਫਾਰਮੂਲੇ ਦੇ ਬਾਅਦ ਈਮੇਲ ਦਾ ਪਹਿਲਾ ਵਾਕ ਆਉਂਦਾ ਹੈ ਜੋ ਕਿ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਲਿਖਤ ਦੇ ਵਿਸ਼ੇ ਨਾਲ ਜੁੜਿਆ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ.
ਈਮੇਲ ਦਾ ਮੁੱਖ ਭਾਗ
ਆਪਣੀ ਈਮੇਲ ਦੇ ਮੁੱਖ ਭਾਗ ਨੂੰ ਲਿਖਣ ਲਈ ਉਲਟਾ ਪਿਰਾਮਿਡ ਤਕਨੀਕ ਦੀ ਵਰਤੋਂ 'ਤੇ ਵਿਚਾਰ ਕਰੋ. ਇਹ ਈ-ਮੇਲ ਦੀ ਮੁੱਖ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੇ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜੋ ਅਕਸਰ ਈ-ਮੇਲ ਦਾ ਵਿਸ਼ਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ. ਇਸ ਤੋਂ ਬਾਅਦ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਹੋਰ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਘਟਦੇ ਹੋਏ okeੰਗ ਨਾਲ ਕੱokeਣਾ ਪਏਗਾ, ਮਤਲਬ ਕਿ ਸਭ ਤੋਂ ਮਹੱਤਵਪੂਰਣ ਤੋਂ ਘੱਟ ਤੋਂ ਘੱਟ ਜ਼ਰੂਰੀ ਲਈ.
ਇਸ ਵਿਧੀ ਲਈ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕਿਉਂ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਵਾਕ ਦਾ ਪਹਿਲਾ ਭਾਗ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਪੜ੍ਹਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਸਭ ਤੋਂ ਯਾਦ ਰੱਖਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ. 40-ਸ਼ਬਦਾਂ ਵਾਲੇ ਵਾਕ ਵਿੱਚ, ਤੁਸੀਂ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸਿਰਫ ਪਹਿਲੇ ਭਾਗ ਦਾ ਸਿਰਫ 30% ਯਾਦ ਰੱਖਦੇ ਹੋ.
ਤੁਹਾਡੀ ਈਮੇਲ ਛੋਟੇ ਵਾਕਾਂ ਅਤੇ ਪੇਸ਼ੇਵਰ, ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਦੀ ਭਾਸ਼ਾ ਵਿੱਚ ਲਿਖੀ ਜਾਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ. ਇਸ ਅਰਥ ਵਿਚ, ਤਕਨੀਕੀ ਸ਼ਬਦਾਂ ਤੋਂ ਬਚੋ ਅਤੇ ਇਹ ਸੁਨਿਸ਼ਚਿਤ ਕਰੋ ਕਿ ਵਾਕਾਂ ਵਿਚਕਾਰ ਆਪਸ ਵਿਚ ਜੁੜੇ ਸ਼ਬਦ ਹਨ.
ਅੰਤ ਵਿੱਚ, ਆਪਣੀ ਈਮੇਲ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰਨ ਲਈ ਸੰਜੀਦਾ ਵਾਕ ਨੂੰ ਨਾ ਭੁੱਲੋ. ਤਦ ਇਸ ਨੂੰ ਐਕਸਚੇਂਜ ਦੇ ਪ੍ਰਸੰਗ ਵਿੱਚ apਾਲਦਿਆਂ, ਪ੍ਰਾਪਤੀਕਰਤਾ ਨਾਲ ਤੁਹਾਡੇ ਰਿਸ਼ਤੇ ਲਈ ਵੀ ਸੰਖੇਪ ਸ਼ਿਸ਼ਟਤਾ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ.
