ਮੇਲ ਜਾਂ ਮੇਲ: ਕਿਸ ਨੂੰ ਤਰਜੀਹ ਦਿੱਤੀ ਜਾਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ?
ਕਿਸੇ ਪੱਤਰਕਾਰ ਨੂੰ ਚਿੱਠੀ ਜਾਂ ਪੱਤਰ ਭੇਜਣਾ ਬਹੁਤ ਵਿਆਪਕ ਅਭਿਆਸ ਹੈ। ਭਾਵੇਂ ਅੱਜ ਇੱਕ ਕੋਰੀਅਰ ਦੀ ਸਿਫਾਰਸ਼ ਕਰਨ ਦੀ ਸੰਭਾਵਨਾ ਹੈ, ਇਹ ਸਪੱਸ਼ਟ ਹੈ ਕਿ ਈਮੇਲ ਸੰਦੇਸ਼ਾਂ ਦੇ ਪ੍ਰਸਾਰਣ ਵਿੱਚ ਵਧੇਰੇ ਗਤੀ ਦੀ ਗਾਰੰਟੀ ਦਿੰਦੀ ਹੈ. ਹਾਲਾਂਕਿ, ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਸੰਦਰਭ ਵਿੱਚ ਅਜਿਹੇ ਮੌਕੇ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਜਿੱਥੇ ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨਾ ਇੱਕ ਪੱਤਰ ਨਾਲੋਂ ਵਧੇਰੇ ਫਾਇਦੇਮੰਦ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਉਸ ਨੇ ਕਿਹਾ, ਨਰਮ ਪ੍ਰਗਟਾਵੇ ਦੀ ਸਹੀ ਵਰਤੋਂ ਨੂੰ ਨਜ਼ਰਅੰਦਾਜ਼ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ. ਮੇਲ ਜਾਂ ਮੇਲ: ਕਿਸ ਚੀਜ਼ ਨੂੰ ਤਰਜੀਹ ਦਿੱਤੀ ਜਾਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਕੁਝ ਖਾਸ ਹਾਲਾਤਾਂ ਵਿੱਚ ਕਿਹੜੇ ਨਰਮ ਫਾਰਮੂਲੇ ਢੁਕਵੇਂ ਹਨ?
ਚਿੱਠੀਆਂ ਕਦੋਂ ਭੇਜਣੀਆਂ ਹਨ?
ਕੁਝ ਖਾਸ ਸੰਦਰਭਾਂ ਵਿੱਚ ਚਿੱਠੀਆਂ ਭੇਜਣ ਦੀ ਸਲਾਹ ਦਿੱਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਕਈ ਵਾਰੀ ਇਹ ਕਾਨੂੰਨ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜੋ ਤੁਹਾਨੂੰ ਅਜਿਹਾ ਕਰਨ ਦੀ ਮੰਗ ਕਰਦਾ ਹੈ।
ਕੰਮਕਾਜੀ ਸੰਸਾਰ ਵਿੱਚ, ਅਸਤੀਫਾ ਪੱਤਰ ਭੇਜਣਾ, ਬਰਖਾਸਤਗੀ ਇੰਟਰਵਿਊ ਲਈ ਬੁਲਾਉਣ ਜਾਂ ਇੱਕ ਪੱਤਰ ਵਿੱਚ ਬੇਨਤੀ ਜਾਂ ਫੈਸਲੇ ਨੂੰ ਰਸਮੀ ਰੂਪ ਦੇ ਕੇ ਪ੍ਰੋਬੇਸ਼ਨਰੀ ਮਿਆਦ ਨੂੰ ਤੋੜਨ ਦਾ ਰਿਵਾਜ ਹੈ।
ਗਾਹਕ-ਸਪਲਾਇਰ ਸਬੰਧਾਂ ਦੇ ਸਬੰਧ ਵਿੱਚ, ਅਸੀਂ ਉਹਨਾਂ ਸਥਿਤੀਆਂ ਵਿੱਚ ਹਵਾਲਾ ਦੇ ਸਕਦੇ ਹਾਂ ਜਿਹਨਾਂ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਪੱਤਰ ਦੇ ਪਤੇ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਅਦਾਇਗੀ ਨਾ ਕੀਤੇ ਇਨਵੌਇਸ ਲਈ ਰਸਮੀ ਨੋਟਿਸ, ਇੱਕ ਨੁਕਸ ਵਾਲੇ ਉਤਪਾਦ ਦੀ ਡਿਲੀਵਰੀ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਮੁਆਫੀ ਜਾਂ ਨੁਕਸ ਵਾਲੇ ਉਤਪਾਦ ਦੇ ਰਸਮੀ ਨੋਟਿਸ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। .
ਤੁਹਾਨੂੰ ਇੱਕ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਈਮੇਲ ਭੇਜਣ ਨੂੰ ਕਦੋਂ ਤਰਜੀਹ ਦੇਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ?
ਅਭਿਆਸ ਵਿੱਚ, ਇੱਕ ਪੱਤਰ ਭੇਜਣਾ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਸੰਦਰਭ ਵਿੱਚ ਹੋਣ ਵਾਲੇ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਆਦਾਨ-ਪ੍ਰਦਾਨ ਲਈ ਫਿੱਟ ਬੈਠਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਉਦੋਂ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਕਿਸੇ ਸੰਭਾਵੀ ਨੂੰ ਇੱਕ ਹਵਾਲਾ ਭੇਜਣ ਦੀ ਗੱਲ ਆਉਂਦੀ ਹੈ, ਇੱਕ ਗਾਹਕ ਨੂੰ ਬਕਾਇਆ ਇਨਵੌਇਸ ਬਾਰੇ ਦੁਬਾਰਾ ਲਾਂਚ ਕਰਨਾ ਜਾਂ ਕਿਸੇ ਸਹਿਯੋਗੀ ਨੂੰ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਭੇਜਣ ਦੀ ਗੱਲ ਆਉਂਦੀ ਹੈ।
ਪਰ ਇਹ ਜਾਣਨਾ ਇੱਕ ਗੱਲ ਹੈ ਕਿ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਈਮੇਲ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਦੋਂ ਕਰਨੀ ਹੈ ਅਤੇ ਦੂਜੀ ਗੱਲ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਨਿਮਰ ਸਮੀਕਰਨਾਂ ਦੀ ਚੰਗੀ ਵਰਤੋਂ ਕੀਤੀ ਜਾਵੇ।
ਫਾਲੋ-ਅੱਪ ਈਮੇਲ ਲਈ ਢਾਂਚਾ ਕੀ ਹੈ?
ਇੱਕ ਗਾਹਕ ਦੀ ਫਾਲੋ-ਅੱਪ ਈਮੇਲ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ 7 ਭਾਗਾਂ ਵਿੱਚ ਬਣਾਈ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਅਸੀਂ ਇਹਨਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਹਵਾਲਾ ਦੇ ਸਕਦੇ ਹਾਂ:
- ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਨਿਮਰਤਾ ਵਾਲਾ ਫਾਰਮੂਲਾ
- ਹੁੱਕ
- ਪ੍ਰਸੰਗ
- ਇਸ ਪ੍ਰਾਜੈਕਟ
- ਕਾਰਵਾਈ ਕਰਨ ਲਈ ਕਾਲ
- ਤਬਦੀਲੀ
- ਅੰਤਮ ਨਰਮ ਵਾਕੰਸ਼
ਈਮੇਲ ਦੀ ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਵਿੱਚ ਨਿਮਰਤਾ ਵਾਲੇ ਫਾਰਮੂਲੇ ਦੇ ਸੰਬੰਧ ਵਿੱਚ, ਇਸਨੂੰ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਬਣਾਉਣ ਦੀ ਸਿਫਾਰਸ਼ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ. ਤੁਸੀਂ ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ ਕਹਿ ਸਕਦੇ ਹੋ: "ਹੈਲੋ + ਆਖਰੀ ਨਾਮ / ਪਹਿਲਾ ਨਾਮ"।
ਅੰਤਮ ਸੰਜੀਦਾ ਫਾਰਮੂਲੇ ਲਈ, ਤੁਸੀਂ ਇਸ ਨੂੰ ਅਪਣਾ ਸਕਦੇ ਹੋ: "ਤੁਹਾਡੀ ਵਾਪਸੀ ਲੰਬਿਤ ਹੈ, ਮੈਂ ਤੁਹਾਡੇ ਦਿਨ ਦੇ ਚੰਗੇ ਅੰਤ ਦੀ ਕਾਮਨਾ ਕਰਦਾ ਹਾਂ ਅਤੇ ਬੇਸ਼ੱਕ ਉਪਲਬਧ ਰਹੋ"। ਇਹ ਨਿਮਰਤਾ ਵਾਲਾ ਫਾਰਮੂਲਾ ਉਸ ਗਾਹਕ ਲਈ ਢੁਕਵਾਂ ਹੈ ਜਿਸ ਨਾਲ ਤੁਹਾਡਾ ਕੁਝ ਵਿਆਪਕ ਵਪਾਰਕ ਸਬੰਧ ਹੈ ਜਾਂ ਜਿਸ ਗਾਹਕ ਨੂੰ ਤੁਸੀਂ ਖਾਸ ਤੌਰ 'ਤੇ ਜਾਣਦੇ ਹੋ।
ਜਦੋਂ ਕਿਸੇ ਅਜਿਹੇ ਗਾਹਕ ਦੀ ਗੱਲ ਆਉਂਦੀ ਹੈ ਜਿਸ ਨਾਲ ਤੁਸੀਂ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਸਬੰਧ ਨਹੀਂ ਬਣਾਏ ਹਨ, ਤਾਂ ਈਮੇਲ ਦੇ ਸ਼ੁਰੂ ਵਿੱਚ ਨਰਮ ਫਾਰਮੂਲਾ “ਸ਼੍ਰੀਮਾਨ…” ਜਾਂ “ਸ਼੍ਰੀਮਤੀ…” ਕਿਸਮ ਦਾ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਈਮੇਲ ਦੇ ਅੰਤ ਵਿੱਚ ਨਰਮ ਫਾਰਮੂਲੇ ਲਈ, ਤੁਸੀਂ ਫਾਰਮੂਲੇ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ "ਤੁਹਾਡੀ ਵਾਪਸੀ ਲੰਬਿਤ ਹੈ, ਕਿਰਪਾ ਕਰਕੇ ਮੇਰੀਆਂ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਭਾਵਨਾਵਾਂ ਦਾ ਭਰੋਸਾ ਸਵੀਕਾਰ ਕਰੋ"।
ਇੱਕ ਕਲਾਇੰਟ ਨੂੰ ਹਵਾਲੇ ਪ੍ਰਸਾਰਿਤ ਕਰਨ ਲਈ, ਬਣਤਰ ਲਗਭਗ ਇੱਕੋ ਹੀ ਹੈ. ਹਾਲਾਂਕਿ, ਜਦੋਂ ਕਿਸੇ ਸਹਿਕਰਮੀ ਨੂੰ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਭੇਜਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਕੁਝ ਵੀ ਤੁਹਾਨੂੰ ਹੈਲੋ ਕਹਿਣ ਤੋਂ ਨਹੀਂ ਰੋਕਦਾ। ਈ-ਮੇਲ ਦੇ ਅੰਤ ਵਿੱਚ, "ਨਿਮਰਤਾ ਨਾਲ" ਜਾਂ "ਦਿਆਲੂ ਸਤਿਕਾਰ" ਵਰਗੇ ਨਿਮਰ ਸ਼ਬਦਾਂ ਦੀ ਵੀ ਸਿਫ਼ਾਰਸ਼ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।
