ਈਮੇਲ ਲੰਬੇ ਸਮੇਂ ਤੋਂ ਵਪਾਰਕ ਸੰਚਾਰ ਲਈ ਇੱਕ ਜ਼ਰੂਰੀ ਸਾਧਨ ਰਿਹਾ ਹੈ, ਪਰ Sendmail ਦੁਆਰਾ ਕਰਵਾਏ ਗਏ ਇੱਕ ਪੋਲ। ਇਸ ਨੇ 64% ਪੇਸ਼ੇਵਰਾਂ ਲਈ ਤਣਾਅ, ਉਲਝਣ ਜਾਂ ਹੋਰ ਨਕਾਰਾਤਮਕ ਨਤੀਜੇ ਪ੍ਰਗਟ ਕੀਤੇ।
ਇਸ ਲਈ, ਤੁਸੀਂ ਇਸ ਤੋਂ ਕਿਵੇਂ ਬਚ ਸਕਦੇ ਹੋ ਆਪਣੀਆਂ ਈਮੇਲਾਂ ਨਾਲ? ਅਤੇ ਤੁਸੀਂ ਈ-ਮੇਲ ਕਿਵੇਂ ਲਿਖ ਸਕਦੇ ਹੋ ਜੋ ਲੋੜੀਦੇ ਨਤੀਜੇ ਦਿੰਦੇ ਹਨ? ਇਸ ਲੇਖ ਵਿੱਚ, ਅਸੀਂ ਤੁਹਾਡੀਆਂ ਨੀਤੀਆਂ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰਦੇ ਹਾਂ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ ਕਿ ਤੁਹਾਡੇ ਈ-ਮੇਲ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਸਪਸ਼ਟ, ਪ੍ਰਭਾਵੀ, ਅਤੇ ਸਫਲ ਹੈ.
ਇੱਕ ਔਸਤ ਆਫਿਸ ਵਰਕਰ ਇੱਕ ਦਿਨ ਵਿੱਚ ਲਗਭਗ 80 ਈਮੇਲ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਦਾ ਹੈ. ਮੇਲ ਦੇ ਇਸ ਵਾਲੀਅਮ ਨਾਲ, ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਸੁਨੇਹੇ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਭੁਲਾਏ ਜਾ ਸਕਦੇ ਹਨ. ਇਹਨਾਂ ਸਾਧਾਰਣ ਨਿਯਮਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰੋ ਤਾਂ ਕਿ ਤੁਹਾਡੀਆਂ ਈਮੇਲਾਂ ਨੂੰ ਦੇਖਿਆ ਅਤੇ ਵਰਤਿਆ ਜਾ ਸਕੇ.
- ਈਮੇਲ ਦੁਆਰਾ ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ ਸੰਚਾਰ ਨਾ ਕਰੋ
- ਆਬਜੈਕਟ ਦੀ ਚੰਗੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ
- ਸਪੱਸ਼ਟ ਅਤੇ ਸੰਖੇਪ ਸੰਦੇਸ਼ ਬਣਾਓ.
- ਨਰਮ ਰਹੋ
- ਆਪਣੀ ਟੋਨ ਦੇਖੋ
- ਵੇਖੀ.
ਈਮੇਲ ਦੁਆਰਾ ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ ਸੰਚਾਰ ਨਾ ਕਰੋ
ਕੰਮ 'ਤੇ ਤਣਾਅ ਦਾ ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਡਾ ਸਰੋਤ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਪ੍ਰਾਪਤ ਹੋਣ ਵਾਲੀਆਂ ਈਮੇਲਾਂ ਦੀ ਪੂਰੀ ਮਾਤਰਾ ਹੈ। ਇਸ ਲਈ, ਇਸ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਲਿਖਣਾ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ, ਆਪਣੇ ਆਪ ਨੂੰ ਪੁੱਛੋ: "ਕੀ ਇਹ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ?"
ਇਸ ਸੰਦਰਭ ਵਿੱਚ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਉਹਨਾਂ ਪ੍ਰਸ਼ਨਾਂ ਨਾਲ ਨਜਿੱਠਣ ਲਈ ਟੈਲੀਫੋਨ ਜਾਂ ਤਤਕਾਲ ਮੈਸੇਜਿੰਗ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ ਜੋ ਕਿ ਪਿਛਲੀ ਚਰਚਾ ਦਾ ਵਿਸ਼ਾ ਹੋਣ ਦੀ ਸੰਭਾਵਨਾ ਹੈ। ਸੰਚਾਰ ਯੋਜਨਾ ਟੂਲ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ ਅਤੇ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਕਿਸਮਾਂ ਦੇ ਸੰਦੇਸ਼ਾਂ ਲਈ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਚੈਨਲਾਂ ਦੀ ਪਛਾਣ ਕਰੋ।
ਜਦੋਂ ਵੀ ਸੰਭਵ ਹੋਵੇ, ਬੁਰੀ ਖ਼ਬਰਾਂ ਨੂੰ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਤੌਰ 'ਤੇ ਦਿਓ. ਇਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਹਮਦਰਦੀ, ਦਇਆ ਅਤੇ ਸਮਝ ਨਾਲ ਸੰਚਾਰ ਕਰਨ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੇ ਸੰਦੇਸ਼ ਨੂੰ ਗਲਤ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਲਿਆ ਗਿਆ ਹੈ, ਜੇ ਆਪਣੇ ਆਪ ਨੂੰ ਛੁਡਾਉਣ ਵਿੱਚ ਸਹਾਇਤਾ ਕਰਦਾ ਹੈ.
ਆਬਜੈਕਟ ਦੀ ਚੰਗੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ
ਇੱਕ ਅਖਬਾਰ ਦੀ ਸੁਰਖੀ ਦੋ ਚੀਜ਼ਾਂ ਕਰਦੀ ਹੈ: ਇਹ ਤੁਹਾਡਾ ਧਿਆਨ ਖਿੱਚਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਲੇਖ ਨੂੰ ਸੰਖੇਪ ਕਰਦੀ ਹੈ ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਫੈਸਲਾ ਕਰ ਸਕੋ ਕਿ ਇਸਨੂੰ ਪੜ੍ਹਨਾ ਹੈ ਜਾਂ ਨਹੀਂ। ਤੁਹਾਡੀ ਈਮੇਲ ਵਿਸ਼ਾ ਲਾਈਨ ਨੂੰ ਵੀ ਅਜਿਹਾ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਇਕ ਇਕਾਈ ਖਾਲੀ ਥਾਂ ਨੂੰ ਨਜ਼ਰਅੰਦਾਜ਼ ਕੀਤੇ ਜਾਣ ਜਾਂ "ਸਪੈਮ" ਵਜੋਂ ਰੱਦ ਕੀਤੇ ਜਾਣ ਦੀ ਜ਼ਿਆਦਾ ਸੰਭਾਵਨਾ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਇਸ ਲਈ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਨੂੰ ਇਹ ਦੱਸਣ ਲਈ ਹਮੇਸ਼ਾ ਕੁਝ ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਚੁਣੇ ਗਏ ਸ਼ਬਦਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ ਕਿ ਈਮੇਲ ਕਿਸ ਬਾਰੇ ਹੈ।
ਜੇ ਤੁਹਾਡਾ ਸੁਨੇਹਾ ਇੱਕ ਨਿਯਮਤ ਈਮੇਲ ਲੜੀ ਦਾ ਹਿੱਸਾ ਹੈ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਇੱਕ ਹਫ਼ਤਾਵਾਰੀ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਰਿਪੋਰਟ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਵਿਸ਼ਾ ਲਾਈਨ ਵਿੱਚ ਮਿਤੀ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨਾ ਚਾਹ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਇੱਕ ਸੁਨੇਹੇ ਲਈ ਜਿਸ ਲਈ ਜਵਾਬ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ, ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਕਾਲ ਟੂ ਐਕਸ਼ਨ ਵੀ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ "ਕਿਰਪਾ ਕਰਕੇ 7 ਨਵੰਬਰ ਤੱਕ।"
ਇੱਕ ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਲਿਖੀ ਵਿਸ਼ਾ ਲਾਈਨ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਹੇਠਾਂ ਦਿੱਤੀ ਗਈ ਹੈ, ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਨੂੰ ਈਮੇਲ ਖੋਲ੍ਹਣ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਸਭ ਤੋਂ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਜਾਣਕਾਰੀ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਇਹ ਇੱਕ ਪ੍ਰੋਂਪਟ ਵਜੋਂ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜੋ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਤੁਹਾਡੀ ਮੀਟਿੰਗ ਦੀ ਯਾਦ ਦਿਵਾਉਂਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਵੀ ਉਹ ਆਪਣੇ ਇਨਬਾਕਸ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਦੇ ਹਨ।
| ਮਾੜੀ ਉਦਾਹਰਣ ਚੰਗੀ ਉਦਾਹਰਣ |
|
| ਵਿਸ਼ਾ: ਮੀਟਿੰਗ | ਵਿਸ਼ਾ: ਗੇਟਵੇ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦੀ ਮੀਟਿੰਗ - 09h 25 ਫ਼ਰਵਰੀ 2018 |
ਸੁਨੇਹੇ ਸਪਸ਼ਟ ਅਤੇ ਸੰਖੇਪ ਰੱਖੋ
ਈ ਮੇਲ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਪਰੰਪਰਾਗਤ ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਚਿੱਠੀਆਂ, ਸਾਫ ਅਤੇ ਸੰਖੇਪ ਹੋਣੀਆਂ ਚਾਹੀਦੀਆਂ ਹਨ. ਆਪਣੇ ਵਾਕਾਂ ਨੂੰ ਛੋਟੇ ਅਤੇ ਸੁਧਾਰੇ ਰੱਖੋ ਈਮੇਲ ਦਾ ਮੁੱਖ ਹਿੱਸਾ ਸਿੱਧਾ ਅਤੇ ਜਾਣਕਾਰੀ ਭਰਿਆ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਇਸ ਵਿੱਚ ਸਾਰੀਆਂ ਸੰਬੰਧਿਤ ਜਾਣਕਾਰੀ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ.
ਪਰੰਪਰਾਗਤ ਅੱਖਰਾਂ ਦੇ ਉਲਟ, ਇੱਕ ਤੋਂ ਵੱਧ ਈਮੇਲ ਭੇਜਣਾ ਇੱਕ ਭੇਜਣ ਨਾਲੋਂ ਵੱਧ ਖਰਚ ਨਹੀਂ ਕਰਦਾ। ਇਸ ਲਈ ਜੇਕਰ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕਈ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਵਿਸ਼ਿਆਂ 'ਤੇ ਕਿਸੇ ਨਾਲ ਗੱਲਬਾਤ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ, ਤਾਂ ਹਰੇਕ ਲਈ ਇੱਕ ਵੱਖਰੀ ਈਮੇਲ ਲਿਖਣ 'ਤੇ ਵਿਚਾਰ ਕਰੋ। ਇਹ ਸੰਦੇਸ਼ ਨੂੰ ਸਪੱਸ਼ਟ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੇ ਪੱਤਰਕਾਰ ਨੂੰ ਇੱਕ ਸਮੇਂ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਵਿਸ਼ੇ ਦਾ ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।
| ਗਲਤ ਉਦਾਹਰਨ | ਵਧੀਆ ਮਿਸਾਲ |
| ਵਿਸ਼ਾ: ਵਿਕਰੀ ਰਿਪੋਰਟ ਲਈ ਦੁਹਰਾਈਆਂ
ਹਾਈ ਮਾਈਚਿਨ,
ਪਿਛਲੇ ਹਫ਼ਤੇ ਇਹ ਰਿਪੋਰਟ ਭੇਜਣ ਲਈ ਧੰਨਵਾਦ। ਮੈਂ ਇਸਨੂੰ ਕੱਲ੍ਹ ਪੜ੍ਹਿਆ ਅਤੇ ਮਹਿਸੂਸ ਕੀਤਾ ਕਿ ਅਧਿਆਇ 2 ਨੂੰ ਸਾਡੇ ਵਿਕਰੀ ਅੰਕੜਿਆਂ ਬਾਰੇ ਵਧੇਰੇ ਖਾਸ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ। ਮੈਂ ਇਹ ਵੀ ਸੋਚਦਾ ਹਾਂ ਕਿ ਟੋਨ ਵਧੇਰੇ ਰਸਮੀ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ।
ਇਸ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ, ਮੈਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਸੂਚਿਤ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦਾ ਸੀ ਕਿ ਮੈਂ ਇਸ ਸ਼ੁੱਕਰਵਾਰ ਨੂੰ ਨਵੀਂ ਵਿਗਿਆਪਨ ਮੁਹਿੰਮ 'ਤੇ ਲੋਕ ਸੰਪਰਕ ਵਿਭਾਗ ਨਾਲ ਇੱਕ ਮੀਟਿੰਗ ਨਿਯਤ ਕੀਤੀ ਹੈ। ਉਹ ਸਵੇਰੇ 11:00 ਵਜੇ ਹੈ ਅਤੇ ਛੋਟੇ ਕਾਨਫਰੰਸ ਰੂਮ ਵਿੱਚ ਹੋਵੇਗੀ।
ਕਿਰਪਾ ਕਰਕੇ ਮੈਨੂੰ ਦੱਸੋ ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਉਪਲਬਧ ਹੋ।
ਤੁਹਾਡਾ ਧੰਨਵਾਦ,
ਕਮੀਲ |
ਵਿਸ਼ਾ: ਵਿਕਰੀ ਰਿਪੋਰਟ ਲਈ ਦੁਹਰਾਈਆਂ
ਹਾਈ ਮਾਈਚਿਨ,
ਪਿਛਲੇ ਹਫ਼ਤੇ ਇਹ ਰਿਪੋਰਟ ਭੇਜਣ ਲਈ ਧੰਨਵਾਦ। ਮੈਂ ਇਸਨੂੰ ਕੱਲ੍ਹ ਪੜ੍ਹਿਆ ਅਤੇ ਮਹਿਸੂਸ ਕੀਤਾ ਕਿ ਅਧਿਆਇ 2 ਨੂੰ ਸਾਡੇ ਵਿਕਰੀ ਅੰਕੜਿਆਂ ਬਾਰੇ ਵਧੇਰੇ ਖਾਸ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ।
ਮੈਂ ਇਹ ਵੀ ਸੋਚਦਾ ਹਾਂ ਕਿ ਧੁਨੀ ਹੋਰ ਰਸਮੀ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ
ਕੀ ਤੁਸੀਂ ਇਸ ਟਿੱਪਣੀ ਨੂੰ ਮਨ ਵਿਚ ਬਦਲ ਸਕਦੇ ਹੋ?
ਤੁਹਾਡੀ ਮਿਹਨਤ ਦੇ ਲਈ ਤੁਹਾਡਾ ਧੰਨਵਾਦ!
ਕਮੀਲ
(ਕਮੀਲ ਫਿਰ ਪੀ.ਆਰ. ਮੀਟਿੰਗ ਬਾਰੇ ਇੱਕ ਹੋਰ ਈਮੇਲ ਭੇਜਦਾ ਹੈ.) |
ਇੱਥੇ ਸੰਤੁਲਨ ਬਣਾਉਣਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ. ਤੁਸੀਂ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਈਮੇਲਾਂ ਨਾਲ ਬੰਬਾਰੀ ਨਹੀਂ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਅਤੇ ਇੱਕ ਪੋਸਟ ਵਿੱਚ ਕਈ ਸਬੰਧਤ ਬਿੰਦੂਆਂ ਨੂੰ ਜੋੜਨਾ ਸਮਝਦਾਰੀ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ। ਜਦੋਂ ਅਜਿਹਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਇਸਨੂੰ ਨੰਬਰ ਵਾਲੇ ਪੈਰਿਆਂ ਜਾਂ ਬੁਲੇਟ ਪੁਆਇੰਟਾਂ ਨਾਲ ਸਧਾਰਨ ਰੱਖੋ, ਅਤੇ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਹਜ਼ਮ ਕਰਨਾ ਆਸਾਨ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਛੋਟੀਆਂ, ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਸੰਗਠਿਤ ਇਕਾਈਆਂ ਵਿੱਚ "ਕੱਟਣ" ਬਾਰੇ ਵਿਚਾਰ ਕਰੋ।
ਇਹ ਵੀ ਨੋਟ ਕਰੋ ਕਿ ਉੱਪਰ ਦਿੱਤੀ ਚੰਗੀ ਉਦਾਹਰਣ ਵਿੱਚ, ਕੈਮਿਲ ਨੇ ਦੱਸਿਆ ਕਿ ਉਹ ਮਿਸ਼ੇਲਿਨ ਕੀ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦੀ ਹੈ (ਇਸ ਕੇਸ ਵਿੱਚ, ਰਿਪੋਰਟ ਬਦਲੋ)। ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਜਾਣਨ ਵਿੱਚ ਲੋਕਾਂ ਦੀ ਮਦਦ ਕਰਦੇ ਹੋ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕੀ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਉਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇਹ ਦੇਣ ਦੀ ਜ਼ਿਆਦਾ ਸੰਭਾਵਨਾ ਰੱਖਦੇ ਹਨ।
ਨਰਮ ਰਹੋ
ਲੋਕ ਅਕਸਰ ਸੋਚਦੇ ਹਨ ਕਿ ਈਮੇਲ ਰਵਾਇਤੀ ਪੱਤਰਾਂ ਨਾਲੋਂ ਘੱਟ ਰਸਮੀ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ. ਪਰੰਤੂ ਤੁਸੀਂ ਜੋ ਸੰਦੇਸ਼ ਭੇਜਦੇ ਹੋ ਉਹ ਤੁਹਾਡੇ ਆਪਣੇ ਪੇਸ਼ੇਵਰਾਨਾ, ਮੁੱਲਾਂ ਅਤੇ ਵੇਰਵਿਆਂ ਵੱਲ ਧਿਆਨ ਦੇਣ ਲਈ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹਨ, ਇਸ ਲਈ ਇੱਕ ਖਾਸ ਪੱਧਰ ਦੀ ਰਸਮ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਹੈ.
ਜਦੋਂ ਤੱਕ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸੇ ਨਾਲ ਚੰਗੇ ਸ਼ਰਤਾਂ 'ਤੇ ਨਹੀਂ ਹੋ, ਗੈਰ-ਰਸਮੀ ਭਾਸ਼ਾ, ਗਾਲੀ-ਗਲੋਚ, ਸ਼ਬਦਾਵਲੀ, ਅਤੇ ਅਣਉਚਿਤ ਸੰਖੇਪ ਸ਼ਬਦਾਂ ਤੋਂ ਬਚੋ। ਇਮੋਸ਼ਨ ਤੁਹਾਡੇ ਇਰਾਦੇ ਨੂੰ ਸਪੱਸ਼ਟ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦਗਾਰ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਪਰ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਸਿਰਫ਼ ਉਹਨਾਂ ਲੋਕਾਂ ਲਈ ਵਰਤਣਾ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਹੈ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਤੁਸੀਂ ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਜਾਣਦੇ ਹੋ।
ਸਥਿਤੀ ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਦੇ ਹੋਏ, "ਤੁਹਾਡੇ ਲਈ ਚੰਗਾ ਦਿਨ / ਸ਼ਾਮ" ਜਾਂ "ਤੁਹਾਡੇ ਲਈ ਚੰਗਾ ਹੈ," ਨਾਲ ਤੁਹਾਡਾ ਸੁਨੇਹਾ ਬੰਦ ਕਰੋ
ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਈਮੇਲਾਂ ਨੂੰ ਪ੍ਰਿੰਟ ਕਰਨ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਦੂਜਿਆਂ ਨਾਲ ਸਾਂਝਾ ਕਰਨ ਦੀ ਚੋਣ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਇਸਲਈ ਹਮੇਸ਼ਾਂ ਨਿਮਰ ਬਣੋ।
ਟੋਨ ਚੈੱਕ ਕਰੋ
ਜਦੋਂ ਅਸੀਂ ਆਮ ਲੋਕਾਂ ਨਾਲ ਮੁਲਾਕਾਤ ਕਰਦੇ ਹਾਂ, ਅਸੀਂ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਸਰੀਰ ਦੀ ਭਾਸ਼ਾ, ਬੋਲਣ ਵਾਲੀਆਂ ਟੌਨਾਂ ਅਤੇ ਚਿਹਰੇ ਦੇ ਭਾਵਨਾਵਾਂ ਦਾ ਮੁਲਾਂਕਣ ਕਰਨ ਲਈ ਵਰਤਦੇ ਹਾਂ ਕਿ ਉਹ ਕਿਵੇਂ ਮਹਿਸੂਸ ਕਰਦੇ ਹਨ. ਈ-ਮੇਲ ਸਾਨੂੰ ਇਸ ਜਾਣਕਾਰੀ ਤੋਂ ਵਾਂਝਾ ਕਰ ਦਿੰਦੇ ਹਨ, ਜਿਸਦਾ ਮਤਲਬ ਹੈ ਕਿ ਅਸੀਂ ਨਹੀਂ ਜਾਣਦੇ ਜਦੋਂ ਲੋਕਾਂ ਨੇ ਸਾਡੇ ਸੰਦੇਸ਼ਾਂ ਨੂੰ ਗਲਤ ਸਮਝਿਆ.
ਤੁਹਾਡੇ ਸ਼ਬਦਾਂ ਦੀ ਚੋਣ, ਵਾਕ ਦੀ ਲੰਬਾਈ, ਵਿਰਾਮ ਚਿੰਨ੍ਹ, ਅਤੇ ਵੱਡੇ ਅੱਖਰਾਂ ਦੀ ਵਿਜ਼ੂਅਲ ਅਤੇ ਆਡੀਟੋਰੀ ਸੰਕੇਤਾਂ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਗਲਤ ਵਿਆਖਿਆ ਕੀਤੀ ਜਾ ਸਕਦੀ ਹੈ। ਹੇਠਾਂ ਦਿੱਤੀ ਪਹਿਲੀ ਉਦਾਹਰਣ ਵਿੱਚ, ਲੁਈਸ ਸੋਚ ਸਕਦਾ ਹੈ ਕਿ ਯੈਨ ਨਿਰਾਸ਼ ਜਾਂ ਗੁੱਸੇ ਵਿੱਚ ਹੈ, ਪਰ ਅਸਲ ਵਿੱਚ, ਉਹ ਚੰਗਾ ਮਹਿਸੂਸ ਕਰਦਾ ਹੈ।
| ਗਲਤ ਉਦਾਹਰਨ | ਵਧੀਆ ਮਿਸਾਲ |
| ਲੁਈਜ਼,
ਮੈਨੂੰ ਅੱਜ ਸ਼ਾਮ 17 ਵਜੇ ਤੱਕ ਤੁਹਾਡੀ ਰਿਪੋਰਟ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ ਨਹੀਂ ਤਾਂ ਮੈਂ ਆਪਣੀ ਸਮਾਂ ਸੀਮਾ ਨੂੰ ਖੁੰਝਾ ਲਵਾਂਗਾ।
Yann |
ਹੈਈ ਲੁਈਸ,
ਇਸ ਰਿਪੋਰਟ 'ਤੇ ਤੁਹਾਡੀ ਮਿਹਨਤ ਲਈ ਤੁਹਾਡਾ ਧੰਨਵਾਦ ਕੀ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਵਰਜਨ ਨੂੰ 17 ਘੰਟਿਆਂ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਜੋ ਮੈਂ ਆਪਣੀ ਆਖਰੀ ਤਾਰੀਖ ਨੂੰ ਨਾ ਭੁੱਲਾਂ?
ਅਗਰਿਮ ਧੰਨਵਾਦ,
Yann |
ਭਾਵਨਾਤਮਕ ਤੌਰ 'ਤੇ ਤੁਹਾਡੇ ਈ-ਮੇਲ ਦੀ "ਭਾਵਨਾ" ਬਾਰੇ ਸੋਚੋ. ਜੇ ਤੁਹਾਡੇ ਇਰਾਦੇ ਜਾਂ ਭਾਵਨਾਵਾਂ ਨੂੰ ਗਲਤ ਸਮਝਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਆਪਣੇ ਸ਼ਬਦਾਂ ਨੂੰ ਤਿਆਰ ਕਰਨ ਦਾ ਇੱਕ ਘੱਟ ਅਸਪਸ਼ਟ ਤਰੀਕਾ ਲੱਭੋ.
ਪਰੂਫ ਰੀਡਿੰਗ
ਅੰਤ ਵਿੱਚ, "ਭੇਜੋ" 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਕਿਸੇ ਵੀ ਸਪੈਲਿੰਗ, ਵਿਆਕਰਣ ਅਤੇ ਵਿਰਾਮ ਚਿੰਨ੍ਹਾਂ ਦੀਆਂ ਗਲਤੀਆਂ ਲਈ ਆਪਣੀ ਈਮੇਲ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਨ ਲਈ ਕੁਝ ਸਮਾਂ ਕੱਢੋ। ਤੁਹਾਡੀਆਂ ਈਮੇਲਾਂ ਤੁਹਾਡੇ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਚਿੱਤਰ ਦਾ ਓਨਾ ਹੀ ਹਿੱਸਾ ਹਨ ਜਿੰਨਾ ਤੁਸੀਂ ਪਹਿਨਦੇ ਹੋ। ਇਸਲਈ ਲੜੀਵਾਰ ਵਿੱਚ ਤਰੁੱਟੀਆਂ ਵਾਲਾ ਸੁਨੇਹਾ ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਗੁਰੇਜ਼ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਪਰੂਫ ਰੀਡਿੰਗ ਦੇ ਦੌਰਾਨ, ਆਪਣੇ ਈਮੇਲ ਦੀ ਲੰਬਾਈ ਵੱਲ ਧਿਆਨ ਦਿਓ ਲੋਕ ਲੰਬੇ, ਡਿਸਕਨੈਕਟ ਕੀਤੇ ਈਮੇਲਾਂ ਤੋਂ ਛੋਟੀਆਂ, ਸੰਖੇਪ ਈਮੇਲਾਂ ਨੂੰ ਪੜ੍ਹਨ ਦੀ ਜ਼ਿਆਦਾ ਸੰਭਾਵਨਾ ਰੱਖਦੇ ਹਨ, ਇਸ ਲਈ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ ਕਿ ਤੁਹਾਡੀਆਂ ਈਮੇਲਜ਼ ਜਿੰਨੇ ਵੀ ਸੰਭਵ ਹੋਵੇ, ਜਿੰਨੀ ਛੇਤੀ ਹੋ ਸਕੇ, ਲੋੜੀਂਦੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਛੱਡ ਕੇ.
ਮੁੱਖ ਅੰਕ
ਸਾਡੇ ਵਿੱਚੋਂ ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਆਪਣੇ ਦਿਨ ਦਾ ਇੱਕ ਚੰਗਾ ਹਿੱਸਾ ਬਿਤਾਉਂਦੇ ਹਨ ਈਮੇਲ ਪੜ੍ਹੋ ਅਤੇ ਲਿਖੋ. ਪਰ ਸਾਡੇ ਦੁਆਰਾ ਭੇਜੇ ਗਏ ਸੰਦੇਸ਼ ਦੂਜਿਆਂ ਲਈ ਭੰਬਲਭੂਸੇ ਵਾਲੇ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ.
ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਈਮੇਲ ਲਿਖਣ ਲਈ, ਆਪਣੇ ਆਪ ਨੂੰ ਪਹਿਲਾਂ ਪੁੱਛੋ ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਇਸ ਚੈਨਲ ਨੂੰ ਵਰਤਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ. ਕਈ ਵਾਰ ਫੋਨ ਨੂੰ ਲੈਣਾ ਬਿਹਤਰ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ.
ਆਪਣੇ ਈਮੇਲਾਂ ਨੂੰ ਸੰਖੇਪ ਅਤੇ ਸਹੀ ਬਣਾਓ. ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਸਿਰਫ਼ ਉਨ੍ਹਾਂ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਭੇਜੋ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਦੇਖਣ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਹੈ ਅਤੇ ਸਪੱਸ਼ਟ ਤੌਰ ਤੇ ਦੱਸੋ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਤਾ ਨੂੰ ਅੱਗੇ ਕੀ ਕਰਨਾ ਪਸੰਦ ਕਰੋਗੇ.
ਯਾਦ ਰੱਖੋ ਕਿ ਤੁਹਾਡੀਆਂ ਈਮੇਲਾਂ ਤੁਹਾਡੀ ਪੇਸ਼ੇਵਰਤਾ, ਤੁਹਾਡੀਆਂ ਕਦਰਾਂ-ਕੀਮਤਾਂ ਅਤੇ ਵੇਰਵੇ ਵੱਲ ਤੁਹਾਡੇ ਧਿਆਨ ਦਾ ਪ੍ਰਤੀਬਿੰਬ ਹਨ। ਕਲਪਨਾ ਕਰਨ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰੋ ਕਿ ਦੂਸਰੇ ਤੁਹਾਡੇ ਸੰਦੇਸ਼ ਦੀ ਧੁਨ ਦੀ ਵਿਆਖਿਆ ਕਿਵੇਂ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਨਿਮਰ ਬਣੋ ਅਤੇ "ਭੇਜੋ" ਨੂੰ ਦਬਾਉਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਹਮੇਸ਼ਾਂ ਦੋ ਵਾਰ ਜਾਂਚ ਕਰੋ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕੀ ਲਿਖਿਆ ਹੈ।
