ਕਾਰਪੋਰੇਟ ਈਮੇਲ
ਅੱਜ ਦੇ ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਮਾਹੌਲ ਵਿੱਚ ਜਿੱਥੇ ਈਮੇਲ ਇੱਕ ਤਰਜੀਹੀ ਸੰਚਾਰ ਸਾਧਨ ਬਣ ਗਈ ਹੈ। ਤੁਹਾਡੇ ਸੰਦੇਸ਼ਾਂ ਨੂੰ ਵਿਅਕਤ ਕਰਨ ਲਈ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੁਨਰਾਂ ਵਿੱਚ ਮੁਹਾਰਤ ਹਾਸਲ ਕਰਨਾ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ। ਆਪਣੀ ਨਾਰਾਜ਼ਗੀ ਨੂੰ ਇੱਕ ਸਹਿਕਰਮੀ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚਾਉਣ ਦੇ ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਤਰੀਕੇ ਹਨ ਜਿਸ ਨਾਲ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸੇ ਨਾ ਕਿਸੇ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਵਿਵਾਦ ਵਿੱਚ ਹੋ। ਅਸੀਂ ਆਹਮੋ-ਸਾਹਮਣੇ ਚਰਚਾ, ਫ਼ੋਨ ਕਾਲ ਜਾਂ ਕਿਸੇ ਕਿਸਮ ਦੀ ਵਿਚੋਲਗੀ ਦੀ ਕਲਪਨਾ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਾਂ। ਹਾਲਾਂਕਿ, ਕੰਮ ਦੀ ਦੁਨੀਆ ਵਿੱਚ ਈਮੇਲ ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਧ ਵਰਤੇ ਜਾਣ ਵਾਲੇ ਸਾਧਨਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਇੱਕ ਹੈ।
ਈਮੇਲ ਬਹੁਤ ਸ਼ਕਤੀਸ਼ਾਲੀ ਸੰਦ ਹੈ ਜੋ ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਕਾਰਨਾਂ ਲਈ ਵਿਆਪਕ ਤੌਰ ਤੇ ਵਰਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ.
ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਭੇਜਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਸੰਚਾਰ ਦੀ ਇੱਕ ਆਟੋਮੈਟਿਕ ਰਿਕਾਰਡਿੰਗ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਇਸ ਲਈ, ਤੁਹਾਡੇ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਐਕਸਚੇਂਜਾਂ ਨੂੰ ਫੋਲਡਰ ਵਿੱਚ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਢੰਗ ਨਾਲ ਸਟੋਰ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ. ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਹਵਾਲਿਆਂ ਜਾਂ ਕਾਨੂੰਨੀ ਕਾਰਨਾਂ ਲਈ ਭਵਿੱਖ ਵਿੱਚ ਵਰਤਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਸੰਚਾਰ ਦੇ ਅਧਿਕਾਰਤ ਸਾਧਨ ਵਜੋਂ ਈਮੇਲ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਾਰੋਬਾਰਾਂ ਦੇ ਪੈਸੇ ਦੀ ਬਚਤ ਵੀ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਇਹ ਸਮਝਣ ਲਈ ਇਹਨਾਂ ਬਿੰਦੂਆਂ ਨੂੰ ਨੋਟ ਕਰਨਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ ਕਿ ਤੁਹਾਡੇ ਲਈ ਸੰਚਾਰ ਦੇ ਇਸ ਤਰੀਕੇ ਵਿੱਚ ਮੁਹਾਰਤ ਹਾਸਲ ਕਰਨਾ ਕਿੰਨਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ।
ਤੁਹਾਡੇ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਦੇ ਕੰਮ ਵਿੱਚ, ਇਹ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕਿਸੇ ਸਹਿਕਰਮੀ ਨੂੰ ਚੰਗੇ ਵਿਵਹਾਰ ਦੇ ਕੁਝ ਨਿਯਮਾਂ ਦੀ ਯਾਦ ਦਿਵਾਉਣ ਦੀ ਲੋੜ ਹੋਵੇ। ਇਹ ਯਾਦ ਰੱਖਣ ਯੋਗ ਹੈ ਕਿ ਕਿਸੇ ਸਹਿ-ਕਰਮਚਾਰੀ ਨੂੰ ਈਮੇਲ ਰਾਹੀਂ ਸੂਚਿਤ ਕਰਨਾ ਤੁਹਾਡੀ ਗੱਲ ਨੂੰ ਮਜ਼ਬੂਤੀ ਨਾਲ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਦਾ ਇੱਕ ਰਸਮੀ ਅਤੇ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਤਰੀਕਾ ਹੈ। ਜੇਕਰ ਅਜਿਹਾ ਕੋਈ ਸਹਿਯੋਗੀ ਵਾਰ-ਵਾਰ ਚੇਤਾਵਨੀਆਂ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਆਪਣਾ ਰਵੱਈਆ ਨਾ ਬਦਲਣ ਦਾ ਫੈਸਲਾ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਡੇ ਵੱਲੋਂ ਭੇਜੀਆਂ ਗਈਆਂ ਈਮੇਲਾਂ ਤੁਹਾਡੇ ਵੱਲੋਂ ਅਗਲੀ ਕਾਰਵਾਈ ਨੂੰ ਜਾਇਜ਼ ਠਹਿਰਾਉਣ ਲਈ ਪੇਸ਼ ਕੀਤੀਆਂ ਜਾ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ। ਯਾਦ ਰੱਖੋ ਕਿ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਢੰਗ ਨਾਲ ਸਟੋਰ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਮੁੜ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਸਵਾਲ ਵਿੱਚ ਵਿਅਕਤੀ ਦੇ ਦੁਰਵਿਹਾਰ ਦੇ ਇਤਿਹਾਸ ਨੂੰ ਦਿਖਾਉਣ ਲਈ ਵਰਤਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ।
ਈ-ਮੇਲ ਦੁਆਰਾ ਇੱਕ ਸਹਿਯੋਗੀ ਨੂੰ ਸੂਚਿਤ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ
ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਪਹਿਲਾਂ ਦੱਸਿਆ ਗਿਆ ਹੈ, ਸੰਚਾਰ ਲਈ ਈਮੇਲ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਰਸਮੀ ਹੈ। ਇਸ ਦਾ ਮਤਲਬ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਇੱਕ ਜ਼ੁਬਾਨੀ ਚੇਤਾਵਨੀ ਤੋਂ ਵੱਧ ਤੋਲਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਇਸ ਦੇ ਹੋਰ ਨਤੀਜੇ ਨਿਕਲਦੇ ਹਨ। ਇਸ ਲਈ, ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਈਮੇਲ ਰਾਹੀਂ ਸੂਚਿਤ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਜ਼ੁਬਾਨੀ ਚੇਤਾਵਨੀਆਂ 'ਤੇ ਵਿਚਾਰ ਕਰੋ। ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਅਜਿਹਾ ਕਰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਕੁਝ ਆਪਣੇ ਵਿਵਹਾਰ ਨੂੰ ਅਨੁਕੂਲ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹਨ। ਸਿੱਟੇ ਵਜੋਂ, ਇਹ ਜ਼ਰੂਰੀ ਨਹੀਂ ਹੈ, ਪਹਿਲਾਂ ਸਮੱਸਿਆ ਨੂੰ ਸੁਲਝਾਉਣ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕੀਤੇ ਬਿਨਾਂ, ਇਸ ਨੂੰ ਬੇਲੋੜੀ ਵਿਸ਼ਾਲਤਾ ਦੇਣ ਲਈ. ਨਾਲ ਹੀ, ਕਿਸੇ ਸਹਿਯੋਗੀ ਨੂੰ ਈਮੇਲ ਦੁਆਰਾ ਸੂਚਿਤ ਕਰਨਾ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਬਦਲਣ ਲਈ ਮਨਾਉਣ ਦਾ ਹਮੇਸ਼ਾ ਆਦਰਸ਼ ਤਰੀਕਾ ਨਹੀਂ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਹਰ ਇੱਕ ਕੇਸ ਅਤੇ ਹਰ ਇੱਕ ਸਥਿਤੀ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਇਲਾਜ ਕਰੋ. ਈਮੇਲ ਦੁਆਰਾ ਆਪਣਾ ਗੁੱਸਾ ਜ਼ਾਹਰ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਇਹ ਜਾਣਨ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਕਿ ਇਸ ਬਾਰੇ ਕਿਵੇਂ ਜਾਣਾ ਹੈ। ਤੁਹਾਨੂੰ ਆਪਣੇ ਵਿਚਾਰ ਇਕੱਠੇ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ ਅਤੇ ਇਹ ਪਤਾ ਲਗਾਉਣ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕੀ ਲਿਖਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਲੋੜੀਂਦੇ ਨਤੀਜੇ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਲਈ ਤੁਹਾਨੂੰ ਪ੍ਰਭਾਵ ਦੇ ਪੱਧਰ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ।
ਸਮੱਸਿਆ ਦੀ ਪਛਾਣ ਕਰੋ
ਆਪਣੀ ਈ-ਮੇਲ ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਸਭ ਤੋਂ ਪਹਿਲੀ ਗੱਲ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਤੁਹਾਡੀ ਪਰੇਸ਼ਾਨੀ ਦੇ ਵਿਸ਼ੇ ਦੀ ਪਛਾਣ ਕਰੋ। ਇਹ ਇੰਨਾ ਸਧਾਰਨ ਨਹੀਂ ਹੈ ਜਿੰਨਾ ਇਹ ਲੱਗਦਾ ਹੈ. ਇੱਕ ਦਫ਼ਤਰ ਵਿੱਚ ਜਿੱਥੇ ਮੁਕਾਬਲਾ ਅਤੇ ਦੁਸ਼ਮਣੀ ਰਾਜ ਕਰਦੀ ਹੈ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਕਿ ਤੁਹਾਡੇ ਦੋਸ਼ਾਂ ਦਾ ਗੰਭੀਰ ਆਧਾਰ ਹੈ। ਇਹ ਤੁਹਾਡੀ ਟੀਮ ਦੇ ਕਿਸੇ ਮੈਂਬਰ ਨੂੰ ਗੱਪਾਂ ਨਾਲ ਤੰਗ ਕਰਨ ਬਾਰੇ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਹਾਲਾਂਕਿ, ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਦੁਰਵਿਹਾਰ ਦੇ ਕਿਸੇ ਕੰਮ ਦੇ ਪੀੜਤ ਜਾਂ ਗਵਾਹ ਹੋ ਅਤੇ ਤੱਥ ਨਿਸ਼ਚਿਤ ਹਨ, ਤਾਂ ਕਾਰਵਾਈ ਕਰੋ। ਹਾਲਾਂਕਿ, ਆਪਣੇ ਟਰੈਕਾਂ ਵਿੱਚ ਆਮ ਸ਼ਿਸ਼ਟਤਾ ਦੇ ਨਿਯਮਾਂ ਦਾ ਆਦਰ ਕਰਨਾ ਨਾ ਭੁੱਲੋ।
ਉਹ ਵਿਅਕਤੀ ਕੌਣ ਹੈ ਜਿਸ ਨਾਲ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕੋਈ ਸਮੱਸਿਆ ਹੈ?
ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, ਤੁਹਾਡੇ ਅਤੇ ਇੱਕ ਪ੍ਰਬੰਧਕ ਵਿਚਕਾਰ ਬੇਵਜ੍ਹਾ ਵਿਵਾਦ ਪੈਦਾ ਕਰਨਾ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਜਾਂ ਤੁਹਾਡੀ ਟੀਮ ਦਾ ਕੋਈ ਲਾਭ ਨਹੀਂ ਕਰੇਗਾ। ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਤੌਰ 'ਤੇ ਤੁਹਾਡੀ ਉਤਪਾਦਕਤਾ ਨੂੰ ਪ੍ਰਭਾਵਤ ਕਰੇਗਾ ਅਤੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇੱਕ ਸਟਿੱਕੀ ਸਥਿਤੀ ਵਿੱਚ ਪਾ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਦੀ ਬਜਾਏ, ਇੱਕ ਆਹਮੋ-ਸਾਹਮਣੇ ਵਿਚਾਰ-ਵਟਾਂਦਰੇ 'ਤੇ ਵਿਚਾਰ ਕਰਨਾ ਉਸ ਮੁੱਦੇ ਨੂੰ ਹੱਲ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਪਹਿਲੇ ਕਦਮ ਵਜੋਂ ਮਦਦਗਾਰ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜਿਸ ਬਾਰੇ ਤੁਸੀਂ ਚਿੰਤਤ ਹੋ। ਹਾਲਾਂਕਿ, ਜੇਕਰ ਤੁਹਾਡੀਆਂ ਕਈ ਵਾਰੀ ਆਹਮੋ-ਸਾਹਮਣੇ ਚਰਚਾਵਾਂ ਅਤੇ ਮੌਖਿਕ ਚੇਤਾਵਨੀਆਂ ਅਸਫਲ ਹੋ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ, ਤਾਂ ਅਧਿਕਾਰਤ ਈਮੇਲ ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਝਿਜਕੋ ਨਾ ਜੋ ਤੁਹਾਨੂੰ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਨਿਸ਼ਚਤ ਤੌਰ 'ਤੇ ਲਾਭ ਪਹੁੰਚਾਏਗੀ।
ਆਪਣੀ ਈਮੇਲ ਵੇਖੋ
ਤੁਹਾਡੀ ਈਮੇਲ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਤੌਰ 'ਤੇ ਲਿਖੀ ਜਾਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ। ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਈਮੇਲ ਦੁਆਰਾ ਕਿਸੇ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਵਿਅਕਤੀ ਦੇ ਵਿਹਾਰ ਜਾਂ ਕੰਮ ਦੀ ਆਲੋਚਨਾ ਕਰਨ ਦੀ ਪਹਿਲ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਯਾਦ ਰੱਖੋ ਕਿ ਇਹ ਇੱਕ ਅਧਿਕਾਰਤ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਹੈ। ਇਸਦਾ ਮਤਲਬ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਇੱਕ ਅਜਿਹਾ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਹੈ ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਵਿਰੁੱਧ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਇਸ ਸੰਦਰਭ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਪੱਤਰ ਲਿਖਣ ਲਈ ਉਮੀਦ ਕੀਤੇ ਸਾਰੇ ਨਿਯਮਾਂ ਦਾ ਆਦਰ ਕਰੋ।
