Print Friendly, PDF ਅਤੇ ਈਮੇਲ

ਈਮੇਲ ਅਕਸਰ ਸਾਨੂੰ ਵਧੇਰੇ ਸੰਚਾਰ ਕਰਨ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿੰਦਾ ਹੈ. ਨਤੀਜੇ ਵਜੋਂ, ਇੰਟਰਨੈਟ ਭਰਿਆ ਹੋਇਆ ਹੈ ਬਿਹਤਰ ਲਿਖਣ ਲਈ ਸੁਝਾਅ, ਖਾਸ ਸਮਿਆਂ 'ਤੇ ਈਮੇਲ ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਬਚਣ ਦੇ ਕਾਰਨਾਂ ਦੀ ਸੂਚੀ, ਜਾਂ ਸਾਨੂੰ ਕਿੰਨੀ ਜਲਦੀ ਜਵਾਬ ਦੇਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਆਦਿ ਬਾਰੇ ਸਲਾਹ। ਹਾਲਾਂਕਿ, ਸਮਾਂ ਬਚਾਉਣ ਅਤੇ ਉਲਝਣ ਤੋਂ ਬਚਣ ਦਾ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਤਰੀਕਾ ਇਹ ਯਾਦ ਰੱਖਣਾ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕੁਝ ਗੱਲਬਾਤ ਈਮੇਲ 'ਤੇ ਨਹੀਂ ਹੋ ਸਕਦੀ, ਇੱਥੇ ਕੁਝ ਉਦਾਹਰਣਾਂ ਹਨ।

ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਬੁਰੀਆਂ ਖਬਰਾਂ ਤੇ ਪਾਸ ਕਰਦੇ ਹੋ

ਬੁਰੀ ਖ਼ਬਰ ਪਹੁੰਚਾਉਣਾ ਆਸਾਨ ਨਹੀਂ ਹੈ, ਖਾਸ ਤੌਰ 'ਤੇ ਜਦੋਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇਸਨੂੰ ਆਪਣੇ ਬੌਸ ਜਾਂ ਮੈਨੇਜਰ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚਾਉਣਾ ਪੈਂਦਾ ਹੈ। ਪਰ, ਮੁਸ਼ਕਲ ਨੂੰ ਘੱਟ ਕਰਨ ਦੇ ਕਈ ਤਰੀਕੇ ਹਨ. ਸਭ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਇਸਨੂੰ ਬੰਦ ਨਾ ਕਰੋ ਅਤੇ ਸਮਾਂ ਬਰਬਾਦ ਨਾ ਕਰੋ; ਤੁਹਾਨੂੰ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਲੈਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਸਥਿਤੀ ਨੂੰ ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਸਮਝਾਉਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਈਮੇਲ ਰਾਹੀਂ ਬੁਰੀ ਖ਼ਬਰ ਦੇਣਾ ਇੱਕ ਚੰਗਾ ਵਿਚਾਰ ਨਹੀਂ ਹੈ, ਕਿਉਂਕਿ ਇਸਨੂੰ ਗੱਲਬਾਤ ਤੋਂ ਬਚਣ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਵਜੋਂ ਸਮਝਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਤੁਸੀਂ ਉਸ ਵਿਅਕਤੀ ਦੀ ਤਸਵੀਰ ਨੂੰ ਵਾਪਸ ਭੇਜ ਸਕਦੇ ਹੋ ਜੋ ਡਰਪੋਕ, ਸ਼ਰਮਿੰਦਾ ਹੈ ਜਾਂ ਕਿਰਿਆਸ਼ੀਲ ਹੋਣ ਲਈ ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ ਨਾ-ਪਰਿਪੱਕ ਹੈ। ਇਸ ਲਈ ਜਦੋਂ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਪਹੁੰਚਾਉਣ ਲਈ ਬੁਰੀ ਖ਼ਬਰ ਹੈ, ਤਾਂ ਜਦੋਂ ਵੀ ਸੰਭਵ ਹੋਵੇ, ਇਸ ਨੂੰ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕਰੋ।

ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਬਿਲਕੁਲ ਯਕੀਨੀ ਨਹੀਂ ਹੋ ਕਿ ਤੁਹਾਡਾ ਕੀ ਮਤਲਬ ਹੈ

ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ, ਪ੍ਰਤੀਕਿਰਿਆਸ਼ੀਲ ਹੋਣ ਦੀ ਬਜਾਏ ਕਿਰਿਆਸ਼ੀਲ ਹੋਣ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰਨਾ ਚੰਗਾ ਹੈ। ਬਦਕਿਸਮਤੀ ਨਾਲ, ਈ-ਮੇਲ ਇਸ ਕਿਸਮ ਦੇ ਪ੍ਰਤੀਬਿੰਬ ਨੂੰ ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਉਧਾਰ ਦਿੰਦਾ ਹੈ. ਅਸੀਂ ਆਪਣੇ ਇਨਬਾਕਸ ਨੂੰ ਖਾਲੀ ਕਰਨ ਲਈ ਮਜਬੂਰ ਮਹਿਸੂਸ ਕਰਦੇ ਹਾਂ, ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਈਮੇਲਾਂ ਦੇ ਜਵਾਬਾਂ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਇਸ ਲਈ ਕਈ ਵਾਰ, ਭਾਵੇਂ ਅਸੀਂ ਪੂਰੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਯਕੀਨੀ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੇ ਕਿ ਅਸੀਂ ਕਿਵੇਂ ਜਵਾਬ ਦੇਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹਾਂ, ਸਾਡੀਆਂ ਉਂਗਲਾਂ ਕਿਸੇ ਵੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਟੈਪ ਕਰਨਾ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰ ਦਿੰਦੀਆਂ ਹਨ। ਇਸਦੀ ਬਜਾਏ, ਜਦੋਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇੱਕ ਲੈਣ ਦੀ ਲੋੜ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਇੱਕ ਬ੍ਰੇਕ ਲਓ। ਤੁਹਾਨੂੰ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਇਹ ਜਾਣਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕੀ ਸੋਚਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਤੁਸੀਂ ਕੀ ਕਹਿਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਦੀ ਬਜਾਏ, ਵਿਸ਼ੇ 'ਤੇ ਹੋਰ ਜਾਣਕਾਰੀ ਲਓ।

READ  ਆਪਣੀ ਲਿਖਣ ਦੀ ਸ਼ੈਲੀ ਵਿਚ ਸੁਧਾਰ ਕਰੋ: ਲਾਜ਼ੀਕਲ ਕੁਨੈਕਟਰ

ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਟੋਨ ਦੁਆਰਾ ਤੰਗੀ ਮਹਿਸੂਸ ਕਰਦੇ ਹੋ

ਸਾਡੇ ਵਿੱਚੋਂ ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਮੁਸ਼ਕਲ ਗੱਲਬਾਤ ਤੋਂ ਬਚਣ ਲਈ ਈਮੇਲ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਵਿਚਾਰ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਮਾਧਿਅਮ ਸਾਨੂੰ ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਲਿਖਣ ਦਾ ਮੌਕਾ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ਜੋ ਦੂਜੇ ਵਿਅਕਤੀ ਤੱਕ ਉਸੇ ਤਰ੍ਹਾਂ ਪਹੁੰਚੇਗਾ ਜਿਵੇਂ ਅਸੀਂ ਉਮੀਦ ਕਰਦੇ ਹਾਂ। ਪਰ, ਅਕਸਰ, ਅਜਿਹਾ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਸਭ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਜੋ ਨੁਕਸਾਨ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਉਹ ਹੈ ਸਾਡੀ ਕੁਸ਼ਲਤਾ; ਇੱਕ ਪੂਰੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਤਿਆਰ ਕੀਤੀ ਈਮੇਲ ਬਣਾਉਣ ਵਿੱਚ ਬਹੁਤ ਸਮਾਂ ਲੱਗਦਾ ਹੈ। ਇਸ ਲਈ, ਅਕਸਰ, ਦੂਜਾ ਵਿਅਕਤੀ ਸਾਡੀ ਈਮੇਲ ਨਹੀਂ ਪੜ੍ਹੇਗਾ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਅਸੀਂ ਉਮੀਦ ਕਰਦੇ ਹਾਂ। ਇਸ ਲਈ, ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਈਮੇਲ ਲਿਖਦੇ ਸਮੇਂ ਆਪਣੇ ਆਪ ਨੂੰ ਟੋਨ ਦੁਆਰਾ ਦੁਖੀ ਪਾਉਂਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਆਪਣੇ ਆਪ ਤੋਂ ਪੁੱਛੋ ਕਿ ਕੀ ਇਸ ਸਥਿਤੀ ਵਿੱਚ ਵੀ ਇਸ ਗੱਲਬਾਤ ਨੂੰ ਆਹਮੋ-ਸਾਹਮਣੇ ਸੰਭਾਲਣਾ ਵਧੇਰੇ ਅਰਥ ਨਹੀਂ ਰੱਖਦਾ।

ਜੇ ਇਹ 21h ਅਤੇ 6h ਵਿਚਕਾਰ ਹੈ ਅਤੇ ਤੁਸੀਂ ਥੱਕ ਗਏ ਹੋ

ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਥੱਕ ਜਾਂਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਸਪਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸੋਚਣਾ ਔਖਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਇਸ ਸਥਿਤੀ ਵਿੱਚ ਹੁੰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਭਾਵਨਾਵਾਂ ਵੀ ਉੱਚੀਆਂ ਹੋ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ। ਇਸ ਲਈ ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਘਰ ਬੈਠੇ ਹੋ, ਅਤੇ ਤੁਸੀਂ ਦਫਤਰ ਦੇ ਸਮੇਂ ਤੋਂ ਬਾਹਰ ਹੋ, ਤਾਂ ਭੇਜੋ ਬਟਨ ਦੀ ਬਜਾਏ ਸੇਵ ਡਰਾਫਟ ਨੂੰ ਦਬਾਉਣ 'ਤੇ ਵਿਚਾਰ ਕਰੋ। ਇਸ ਦੀ ਬਜਾਏ, ਡਰਾਫਟ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਪਹਿਲਾ ਡਰਾਫਟ ਲਿਖੋ, ਜੇਕਰ ਇਹ ਸਮੱਸਿਆ ਨੂੰ ਭੁੱਲਣ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡੀ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਇਸਨੂੰ ਅੰਤਿਮ ਰੂਪ ਦੇਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਸਵੇਰੇ ਇਸਨੂੰ ਪੜ੍ਹੋ, ਜਦੋਂ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਇੱਕ ਨਵਾਂ ਦ੍ਰਿਸ਼ਟੀਕੋਣ ਹੋਵੇ।

ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਵਾਧਾ ਦੀ ਮੰਗ ਕਰਦੇ ਹੋ

ਕੁਝ ਗੱਲਬਾਤ ਦਾ ਮਤਲਬ ਆਹਮੋ-ਸਾਹਮਣੇ ਹੋਣ ਲਈ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਵਾਧੇ ਲਈ ਗੱਲਬਾਤ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ। ਇਹ ਉਸ ਕਿਸਮ ਦੀ ਬੇਨਤੀ ਨਹੀਂ ਹੈ ਜਿਸ ਨੂੰ ਤੁਸੀਂ ਈਮੇਲ 'ਤੇ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਮੁੱਖ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕਿਉਂਕਿ ਤੁਸੀਂ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਕਿ ਇਹ ਸਪੱਸ਼ਟ ਹੋਵੇ ਅਤੇ ਇਹ ਉਹ ਮਾਮਲਾ ਹੈ ਜਿਸ ਨੂੰ ਤੁਸੀਂ ਗੰਭੀਰਤਾ ਨਾਲ ਲੈਂਦੇ ਹੋ। ਨਾਲ ਹੀ, ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੀ ਅਰਜ਼ੀ ਬਾਰੇ ਸਵਾਲਾਂ ਦੇ ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਲਈ ਉਪਲਬਧ ਹੋਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ। ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਭੇਜਣਾ ਗਲਤ ਸੁਨੇਹਾ ਭੇਜ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਇਹਨਾਂ ਹਾਲਾਤਾਂ ਵਿੱਚ ਆਪਣੇ ਉੱਚ ਅਧਿਕਾਰੀਆਂ ਨਾਲ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਤੌਰ 'ਤੇ ਮਿਲਣ ਲਈ ਸਮਾਂ ਕੱਢਣਾ ਤੁਹਾਡੇ ਲਈ ਹੋਰ ਨਤੀਜੇ ਲਿਆਏਗਾ।

READ  ਇੱਕ ਸਫਲ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਈਮੇਲ ਕਈ ਮਾਪਦੰਡਾਂ ਦੇ ਅਧੀਨ ਹੈ