ਵਪਾਰਕ ਸੰਸਾਰ ਵਿੱਚ, ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਅਕਸਰ ਈ-ਮੇਲ ਦੁਆਰਾ ਬਹੁਤ ਸਾਰੀਆਂ ਬੇਨਤੀਆਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਇਹਨਾਂ ਸਾਰੀਆਂ ਬੇਨਤੀਆਂ ਦਾ ਤੁਰੰਤ ਜਵਾਬ ਦੇਣਾ ਔਖਾ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਖਾਸ ਕਰਕੇ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਹੋਰ ਜ਼ਰੂਰੀ ਕੰਮਾਂ ਵਿੱਚ ਰੁੱਝੇ ਹੁੰਦੇ ਹੋ। ਇਹ ਉਹ ਥਾਂ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਜੀਮੇਲ ਵਿੱਚ ਆਟੋਮੈਟਿਕ ਜਵਾਬ ਆਉਂਦੇ ਹਨ। ਇਹ ਉਪਭੋਗਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਉਹਨਾਂ ਈਮੇਲਾਂ ਦਾ ਆਪਣੇ ਆਪ ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿੰਦੇ ਹਨ ਜੋ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਦੂਰ ਹੋਣ ਦੌਰਾਨ ਪ੍ਰਾਪਤ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ।

ਸਵੈਚਲਿਤ ਜਵਾਬ ਖਾਸ ਤੌਰ 'ਤੇ ਉਹਨਾਂ ਪੇਸ਼ੇਵਰਾਂ ਲਈ ਲਾਭਦਾਇਕ ਹਨ ਜੋ ਸੜਕ 'ਤੇ ਹਨ ਜਾਂ ਸਮਾਂ ਕੱਢ ਰਹੇ ਹਨ। ਜੀਮੇਲ ਵਿੱਚ ਆਟੋਮੈਟਿਕ ਜਵਾਬਾਂ ਨੂੰ ਸੈਟ ਅਪ ਕਰਕੇ, ਉਪਭੋਗਤਾ ਭੇਜਣ ਵਾਲਿਆਂ ਨੂੰ ਸੂਚਿਤ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ ਕਿ ਉਹ ਦੂਰ ਹਨ ਜਾਂ ਵਿਅਸਤ ਹਨ। ਇਹ ਕੰਮ ਨਾਲ ਸਬੰਧਤ ਤਣਾਅ ਨੂੰ ਘਟਾਉਣ ਅਤੇ ਗਾਹਕਾਂ ਅਤੇ ਵਪਾਰਕ ਭਾਈਵਾਲਾਂ ਨਾਲ ਸੰਚਾਰ ਨੂੰ ਬਿਹਤਰ ਬਣਾਉਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ।

ਸਵੈਚਲਿਤ ਜਵਾਬ ਕੰਪਨੀਆਂ ਲਈ ਕਈ ਫਾਇਦੇ ਹਨ। ਪਹਿਲਾਂ, ਉਹ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਨੂੰ ਪ੍ਰਾਪਤ ਹੋਣ ਵਾਲੀ ਹਰ ਈਮੇਲ ਦਾ ਹੱਥੀਂ ਜਵਾਬ ਨਾ ਦੇ ਕੇ ਸਮਾਂ ਬਚਾਉਂਦੇ ਹਨ। ਇਸ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ, ਸਵੈ-ਜਵਾਬ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਅਤੇ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਸੰਦੇਸ਼ ਭੇਜ ਕੇ ਗਾਹਕਾਂ ਨਾਲ ਰਿਸ਼ਤੇ ਨੂੰ ਮਜ਼ਬੂਤ ​​ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਅੰਤ ਵਿੱਚ, ਸਵੈ-ਜਵਾਬ ਭੇਜਣ ਵਾਲਿਆਂ ਨੂੰ ਸੂਚਿਤ ਕਰਕੇ ਸੇਵਾ ਦੀ ਨਿਰੰਤਰਤਾ ਨੂੰ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ ਕਿ ਉਹਨਾਂ ਦੀ ਈਮੇਲ ਪ੍ਰਾਪਤ ਹੋ ਗਈ ਹੈ ਅਤੇ ਜਿੰਨੀ ਜਲਦੀ ਹੋ ਸਕੇ ਕਾਰਵਾਈ ਕੀਤੀ ਜਾਵੇਗੀ।

ਜੀਮੇਲ ਵਿੱਚ ਆਟੋਮੈਟਿਕ ਜਵਾਬਾਂ ਨੂੰ ਕਿਵੇਂ ਸੈਟ ਅਪ ਕਰਨਾ ਹੈ

 

ਜੀਮੇਲ ਕਈ ਕਿਸਮਾਂ ਦੇ ਆਟੋਮੈਟਿਕ ਜਵਾਬਾਂ ਦੀ ਪੇਸ਼ਕਸ਼ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਹਰੇਕ ਇੱਕ ਖਾਸ ਕਿਸਮ ਦੀ ਸਥਿਤੀ ਲਈ ਢੁਕਵਾਂ। ਸਭ ਤੋਂ ਆਮ ਜਵਾਬ ਕਿਸਮਾਂ ਵਿੱਚ ਆਟੋਮੈਟਿਕ ਜਵਾਬ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ ਲੰਮੀ ਗੈਰਹਾਜ਼ਰੀ, ਕੰਮਕਾਜੀ ਘੰਟਿਆਂ ਤੋਂ ਬਾਹਰ ਪ੍ਰਾਪਤ ਹੋਏ ਸੁਨੇਹਿਆਂ ਲਈ ਸਵੈਚਲਿਤ ਜਵਾਬ, ਅਤੇ ਗਾਹਕਾਂ ਜਾਂ ਵਪਾਰਕ ਭਾਈਵਾਲਾਂ ਤੋਂ ਈਮੇਲਾਂ ਲਈ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਬਣਾਏ ਸਵੈਚਲਿਤ ਜਵਾਬ।

ਜੀਮੇਲ ਵਿੱਚ ਆਟੋਮੈਟਿਕ ਜਵਾਬਾਂ ਨੂੰ ਸਮਰੱਥ ਕਰਨ ਲਈ, ਉਪਭੋਗਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਈਮੇਲ ਸੈਟਿੰਗਾਂ ਵਿੱਚ ਜਾਣ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਹੈ ਅਤੇ "ਆਟੋ ਰਿਪਲਾਈ" ਵਿਕਲਪ ਨੂੰ ਚੁਣਨਾ ਹੋਵੇਗਾ। ਫਿਰ ਉਹ ਆਪਣੀਆਂ ਲੋੜਾਂ ਮੁਤਾਬਕ ਆਟੋ-ਜਵਾਬ ਦੀ ਸਮਗਰੀ ਅਤੇ ਮਿਆਦ ਨੂੰ ਅਨੁਕੂਲਿਤ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਆਟੋਮੈਟਿਕ ਜਵਾਬਾਂ ਨੂੰ ਬੰਦ ਕਰਨ ਲਈ, ਉਪਭੋਗਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਸਿਰਫ਼ ਈਮੇਲ ਸੈਟਿੰਗਾਂ 'ਤੇ ਵਾਪਸ ਜਾਣ ਅਤੇ "ਆਟੋ ਰਿਪਲਾਈ" ਵਿਕਲਪ ਨੂੰ ਬੰਦ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ।

ਕਾਰੋਬਾਰ ਆਪਣੀਆਂ ਖਾਸ ਲੋੜਾਂ ਲਈ ਸਵੈਚਲਿਤ ਜਵਾਬਾਂ ਨੂੰ ਅਨੁਕੂਲਿਤ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, ਉਹਨਾਂ ਵਿੱਚ ਖੁੱਲਣ ਦੇ ਸਮੇਂ, ਵਿਕਲਪਕ ਸੰਪਰਕ ਜਾਂ ਐਮਰਜੈਂਸੀ ਲਈ ਨਿਰਦੇਸ਼ਾਂ ਬਾਰੇ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ। ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਨਾਲ ਰਿਸ਼ਤੇ ਨੂੰ ਮਜ਼ਬੂਤ ​​ਕਰਨ ਲਈ ਆਟੋਮੈਟਿਕ ਜਵਾਬ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਨਿੱਜੀ ਸੰਪਰਕ ਜੋੜਨ ਦੀ ਵੀ ਸਿਫਾਰਸ਼ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।

 

ਜੀਮੇਲ ਵਿੱਚ ਆਟੋਮੈਟਿਕ ਜਵਾਬਾਂ ਨੂੰ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਵਰਤਣ ਲਈ ਸੁਝਾਅ

 

ਇਹ ਜਾਣਨਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ ਕਿ Gmail ਵਿੱਚ ਸਵੈਚਲਿਤ ਜਵਾਬਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਦੋਂ ਕਰਨੀ ਹੈ। ਸਵੈਚਲਿਤ ਜਵਾਬ ਭੇਜਣ ਵਾਲਿਆਂ ਨੂੰ ਇਹ ਦੱਸਣ ਲਈ ਉਪਯੋਗੀ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ ਕਿ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਜਿੰਨੀ ਜਲਦੀ ਹੋ ਸਕੇ ਜਵਾਬ ਪ੍ਰਾਪਤ ਹੋਵੇਗਾ। ਹਾਲਾਂਕਿ, ਇਸ ਨੂੰ ਜ਼ਿਆਦਾ ਨਾ ਕਰਨਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ, ਕਿਉਂਕਿ ਸਵੈਚਲਿਤ ਜਵਾਬ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਜਾਪ ਸਕਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਨਾਲ ਰਿਸ਼ਤੇ ਨੂੰ ਨੁਕਸਾਨ ਪਹੁੰਚਾ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਇਸਲਈ ਇਹ ਸਿਫਾਰਸ਼ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਕਿ ਆਟੋਮੈਟਿਕ ਜਵਾਬਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਥੋੜੇ ਅਤੇ ਸਿਰਫ਼ ਉਦੋਂ ਹੀ ਕਰੋ ਜਦੋਂ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੋਵੇ।

Gmail ਵਿੱਚ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਸਵੈ-ਜਵਾਬ ਲਿਖਣ ਲਈ, ਸਪਸ਼ਟ, ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਭਾਸ਼ਾ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ। Gmail ਵਿੱਚ ਸਵੈਚਲਿਤ ਜਵਾਬਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਦੇ ਸਮੇਂ, ਕੁਝ ਆਮ ਗਲਤੀਆਂ ਤੋਂ ਬਚਣਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ। ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, ਸਵੈਚਲਿਤ ਜਵਾਬ ਵਿੱਚ ਗੁਪਤ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸ਼ਾਮਲ ਨਾ ਕਰੋ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਪਾਸਵਰਡ ਜਾਂ ਕ੍ਰੈਡਿਟ ਕਾਰਡ ਨੰਬਰ। ਇਹ ਵੀ ਸਿਫ਼ਾਰਸ਼ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਵਿਆਕਰਣ ਅਤੇ ਸਪੈਲਿੰਗ ਦੀਆਂ ਗਲਤੀਆਂ ਤੋਂ ਬਚਣ ਲਈ ਸਵੈ-ਜਵਾਬ ਨੂੰ ਧਿਆਨ ਨਾਲ ਪੜ੍ਹੋ।