ਸਾਡੇ ਵਿੱਚੋਂ ਬਹੁਤਿਆਂ ਲਈ ਈਮੇਲ ਇੱਕ ਤਰਜੀਹੀ ਸੰਚਾਰ ਸਾਧਨ ਹੈ। ਈ-ਮੇਲ ਸ਼ਾਨਦਾਰ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਤੁਹਾਨੂੰ ਸੰਚਾਰ ਕਰਨ ਲਈ ਤੁਹਾਡੇ ਵਾਰਤਾਕਾਰ ਦੇ ਤੌਰ 'ਤੇ ਉਸੇ ਸਮੇਂ ਉਪਲਬਧ ਹੋਣ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਇਹ ਸਾਨੂੰ ਚੱਲ ਰਹੇ ਮੁੱਦਿਆਂ 'ਤੇ ਅੱਗੇ ਵਧਣ ਦੀ ਇਜਾਜ਼ਤ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਸਾਡੇ ਸਹਿਯੋਗੀ ਅਣਉਪਲਬਧ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਜਾਂ ਦੁਨੀਆ ਦੇ ਦੂਜੇ ਪਾਸੇ ਹੁੰਦੇ ਹਨ।
ਹਾਲਾਂਕਿ, ਸਾਡੇ ਵਿੱਚੋਂ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਈਮੇਲਾਂ ਦੀ ਇੱਕ ਬੇਅੰਤ ਸੂਚੀ ਵਿੱਚ ਡੁੱਬ ਰਹੇ ਹਨ. 2016 ਵਿੱਚ ਪ੍ਰਕਾਸ਼ਿਤ ਇੱਕ ਰਿਪੋਰਟ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ, ਔਸਤ ਵਪਾਰਕ ਉਪਭੋਗਤਾ ਪ੍ਰਤੀ ਦਿਨ 100 ਤੋਂ ਵੱਧ ਈਮੇਲ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਭੇਜਦਾ ਹੈ।
ਇਸ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ, ਈਮੇਲਾਂ ਨੂੰ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਸਮਝਿਆ ਨਹੀਂ ਜਾ ਸਕਦਾ. ਇੱਕ ਤਾਜ਼ਾ Sendmail ਅਧਿਐਨ ਵਿੱਚ ਇਹ ਸਾਹਮਣੇ ਆਇਆ ਹੈ ਕਿ 64% ਲੋਕਾਂ ਨੇ ਇੱਕ ਈ-ਮੇਲ ਭੇਜੀ ਹੈ ਜਾਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕੀਤੀ ਹੈ ਜਿਸ ਕਾਰਨ ਗੁੱਸਾ ਜਾਂ ਅਣਸੁਖਾਵੇਂ ਉਲਝਣ ਪੈਦਾ ਹੋਏ.
ਉਹਨਾਂ ਈਮੇਲਾਂ ਦੀ ਮਾਤਰਾ ਦੇ ਕਾਰਨ ਜੋ ਅਸੀਂ ਭੇਜਦੇ ਅਤੇ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਦੇ ਹਾਂ, ਅਤੇ ਕਿਉਂਕਿ ਈਮੇਲਾਂ ਦਾ ਅਕਸਰ ਗ਼ਲਤ ਮਤਲਬ ਕੱਢਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਅਤੇ ਸੰਖੇਪ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਲਿਖਣਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੁੰਦਾ ਹੈ.
ਇੱਕ ਪ੍ਰੋਫੈਸ਼ਨਲ ਈ-ਮੇਲ ਸਹੀ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਕਿਵੇਂ ਲਿਖੀਏ
ਛੋਟੀਆਂ ਅਤੇ ਟੂ ਦ ਪੁਆਇੰਟ ਈਮੇਲਾਂ ਲਿਖਣਾ ਈਮੇਲਾਂ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਬਿਤਾਏ ਸਮੇਂ ਨੂੰ ਘਟਾਏਗਾ ਅਤੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਵਧੇਰੇ ਲਾਭਕਾਰੀ ਬਣਾ ਦੇਵੇਗਾ। ਆਪਣੀਆਂ ਈਮੇਲਾਂ ਨੂੰ ਛੋਟਾ ਰੱਖਣ ਨਾਲ, ਤੁਸੀਂ ਸੰਭਾਵਤ ਤੌਰ 'ਤੇ ਈਮੇਲਾਂ 'ਤੇ ਘੱਟ ਸਮਾਂ ਅਤੇ ਹੋਰ ਕੰਮਾਂ 'ਤੇ ਜ਼ਿਆਦਾ ਸਮਾਂ ਬਿਤਾਓਗੇ। ਉਸ ਨੇ ਕਿਹਾ, ਸਪਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਲਿਖਣਾ ਇੱਕ ਹੁਨਰ ਹੈ. ਸਾਰੇ ਹੁਨਰਾਂ ਦੀ ਤਰ੍ਹਾਂ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਲੋੜ ਹੋਵੇਗੀ ਇਸ ਦੇ ਵਿਕਾਸ 'ਤੇ ਕੰਮ.
ਸ਼ੁਰੂ ਵਿੱਚ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਛੋਟੀਆਂ ਈਮੇਲਾਂ ਲਿਖਣ ਵਿੱਚ ਓਨਾ ਸਮਾਂ ਲੱਗ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜਿੰਨਾ ਇਹ ਲੰਬੀਆਂ ਈਮੇਲਾਂ ਲਿਖਣ ਵਿੱਚ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਹਾਲਾਂਕਿ, ਭਾਵੇਂ ਅਜਿਹਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਸਹਿਕਰਮੀਆਂ, ਗਾਹਕਾਂ ਜਾਂ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਨੂੰ ਵਧੇਰੇ ਲਾਭਕਾਰੀ ਬਣਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰੋਗੇ, ਕਿਉਂਕਿ ਤੁਸੀਂ ਉਹਨਾਂ ਦੇ ਇਨਬਾਕਸ ਵਿੱਚ ਘੱਟ ਕਲਟਰ ਜੋੜੋਗੇ, ਜੋ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਤੁਹਾਨੂੰ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰੇਗਾ।
ਸਪੱਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਲਿਖ ਕੇ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਕਿਸੇ ਅਜਿਹੇ ਵਿਅਕਤੀ ਵਜੋਂ ਜਾਣਿਆ ਜਾਵੇਗਾ ਜੋ ਜਾਣਦਾ ਹੈ ਕਿ ਉਹ ਕੀ ਚਾਹੁੰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਕੰਮ ਪੂਰਾ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਦੋਵੇਂ ਤੁਹਾਡੇ ਕਰੀਅਰ ਦੀਆਂ ਸੰਭਾਵਨਾਵਾਂ ਲਈ ਚੰਗੇ ਹਨ।
ਸੋ ਸਾਫ, ਸੰਖੇਪ ਅਤੇ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਈ-ਮੇਲ ਲਿਖਣ ਲਈ ਕੀ ਕੁਝ ਹੁੰਦਾ ਹੈ?
ਆਪਣੇ ਟੀਚੇ ਦੀ ਪਛਾਣ ਕਰੋ
ਈ-ਮੇਲਾਂ ਨੂੰ ਸਾਫ ਕਰਨਾ ਹਮੇਸ਼ਾ ਇੱਕ ਸਪੱਸ਼ਟ ਮਕਸਦ ਹੁੰਦਾ ਹੈ.
ਹਰ ਵਾਰ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਈਮੇਲ ਲਿਖਣ ਲਈ ਬੈਠਦੇ ਹੋ, ਆਪਣੇ ਆਪ ਨੂੰ ਪੁੱਛਣ ਲਈ ਕੁਝ ਸਕਿੰਟ ਕੱਢੋ, "ਮੈਂ ਇਹ ਕਿਉਂ ਭੇਜ ਰਿਹਾ ਹਾਂ? ਮੈਂ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਤੋਂ ਕੀ ਉਮੀਦ ਕਰਾਂ?
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਇਨ੍ਹਾਂ ਪ੍ਰਸ਼ਨਾਂ ਦੇ ਉੱਤਰ ਨਹੀਂ ਦੇ ਸਕਦੇ ਤਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਈਮੇਲ ਨਹੀਂ ਭੇਜਣੀ ਚਾਹੀਦੀ. ਇਹ ਜਾਣੇ ਬਗੈਰ ਈ-ਮੇਲ ਲਿਖਣਾ ਕਿ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕੀ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਤੁਹਾਡੇ ਸਮੇਂ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੇ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਦੀ ਬਰਬਾਦ ਕਰ ਰਿਹਾ ਹੈ ਜੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਪਤਾ ਨਹੀਂ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਅਸਲ ਵਿਚ ਕੀ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਡੇ ਲਈ ਆਪਣੇ ਆਪ ਨੂੰ ਸਪੱਸ਼ਟ ਅਤੇ ਸੰਜਮੀ ਤੌਰ ਤੇ ਪ੍ਰਗਟ ਕਰਨਾ ਮੁਸ਼ਕਲ ਹੋਵੇਗਾ.
"ਇੱਕ ਸਮੇਂ ਇੱਕ ਗੱਲ" ਨਿਯਮ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ
ਈਮੇਲਾਂ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਦਾ ਕੋਈ ਬਦਲ ਨਹੀਂ ਹਨ। ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਦੇ ਨਾਲ, ਤੁਸੀਂ ਜਿੰਨੀਆਂ ਜ਼ਿਆਦਾ ਏਜੰਡਾ ਆਈਟਮਾਂ 'ਤੇ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਮੀਟਿੰਗ ਓਨੀ ਹੀ ਲਾਭਕਾਰੀ ਹੋਵੇਗੀ।
ਈਮੇਲਾਂ ਦੇ ਨਾਲ, ਉਲਟ ਇਹ ਸੱਚ ਹੈ. ਜਿੰਨਾ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਈਮੇਲਾਂ ਵਿਚ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਵਿਸ਼ਿਆਂ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤੁਹਾਡੇ ਵਾਰਤਾਕਾਰਾਂ ਲਈ ਹੋਰ ਚੀਜ਼ਾਂ ਸਮਝਣ ਯੋਗ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ.
ਇਸ ਲਈ "ਇੱਕ ਸਮੇਂ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਚੀਜ਼" ਨਿਯਮ ਦਾ ਅਭਿਆਸ ਕਰਨਾ ਇੱਕ ਚੰਗਾ ਵਿਚਾਰ ਹੈ। ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ ਕਿ ਤੁਹਾਡੇ ਦੁਆਰਾ ਭੇਜੀ ਗਈ ਹਰ ਈਮੇਲ ਇੱਕ ਚੀਜ਼ ਬਾਰੇ ਹੈ। ਜੇਕਰ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਬਾਰੇ ਸੰਚਾਰ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ, ਤਾਂ ਕੋਈ ਹੋਰ ਈਮੇਲ ਲਿਖੋ।
ਆਪਣੇ ਆਪ ਤੋਂ ਇਹ ਪੁੱਛਣ ਦਾ ਇਹ ਵੀ ਵਧੀਆ ਸਮਾਂ ਹੈ, "ਕੀ ਇਹ ਈਮੇਲ ਸੱਚਮੁੱਚ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ?" ਦੁਬਾਰਾ ਫਿਰ, ਸਿਰਫ਼ ਇਕ ਜ਼ਰੂਰੀ ਈਮੇਲ ਹੀ ਉਸ ਵਿਅਕਤੀ ਦੇ ਸਨਮਾਨ ਲਈ ਗਵਾਹੀ ਦਿੰਦੀ ਹੈ ਜਿਸ ਨੂੰ ਤੁਸੀਂ ਈ-ਮੇਲ ਭੇਜਦੇ ਹੋ.
ਹਮਦਰਦੀ ਦਾ ਅਭਿਆਸ
ਹਮਦਰਦੀ ਦੂਜਿਆਂ ਦੀਆਂ ਅੱਖਾਂ ਰਾਹੀਂ ਸੰਸਾਰ ਨੂੰ ਦੇਖਣ ਦੀ ਯੋਗਤਾ ਹੈ। ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਅਜਿਹਾ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੇ ਵਿਚਾਰਾਂ ਅਤੇ ਭਾਵਨਾਵਾਂ ਨੂੰ ਸਮਝਦੇ ਹੋ।
ਈਮੇਲਾਂ ਨੂੰ ਲਿਖਣ ਵੇਲੇ, ਪਾਠਕ ਦੇ ਦ੍ਰਿਸ਼ਟੀਕੋਣ ਤੋਂ ਆਪਣੇ ਸ਼ਬਦਾਂ ਬਾਰੇ ਸੋਚੋ. ਹਰ ਚੀਜ਼ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਲਿਖਦੇ ਹੋ, ਆਪਣੇ ਆਪ ਤੋਂ ਪੁੱਛੋ:
- ਜੇ ਮੈਂ ਇਸਨੂੰ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕੀਤਾ ਤਾਂ ਮੈਂ ਇਸ ਵਾਕ ਦੀ ਵਿਆਖਿਆ ਕਿਵੇਂ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹਾਂ?
- ਕੀ ਇਸ ਵਿੱਚ ਅਸਪਸ਼ਟ ਨਿਯਮਾਂ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨਾ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ?
ਇਹ ਇਕ ਸਧਾਰਣ, ਪਰ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ mentੰਗ ਹੈ ਜਿਸ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਤੁਹਾਨੂੰ ਲਿਖਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ. ਉਹਨਾਂ ਲੋਕਾਂ ਬਾਰੇ ਸੋਚਣਾ ਜੋ ਤੁਹਾਨੂੰ ਪੜਣਗੇ ਉਹ ਤੁਹਾਡੇ respondੰਗਾਂ ਨਾਲ ਤੁਹਾਡੇ ਦੁਆਰਾ ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਦੇ transੰਗ ਨੂੰ ਬਦਲ ਦੇਣਗੇ.
ਇੱਥੇ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡੀ ਮਦਦ ਕਰਨ ਲਈ ਦੁਨੀਆ ਦੀ ਭਾਲ ਕਰਨ ਦਾ ਇੱਕ ਗੰਭੀਰ ਤਰੀਕਾ ਹੈ. ਬਹੁਤੇ ਲੋਕ:
- ਰੁੱਝੇ ਹੋਏ ਹਨ। ਉਹਨਾਂ ਕੋਲ ਇਹ ਅੰਦਾਜ਼ਾ ਲਗਾਉਣ ਦਾ ਸਮਾਂ ਨਹੀਂ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕੀ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਅਤੇ ਉਹ ਤੁਹਾਡੀ ਈਮੇਲ ਨੂੰ ਪੜ੍ਹਨ ਦੇ ਯੋਗ ਹੋਣਾ ਅਤੇ ਇਸਦਾ ਤੁਰੰਤ ਜਵਾਬ ਦੇਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹਨ।
- ਇੱਕ ਖੁਸ਼ੀ ਦਾ ਅਨੰਦ ਮਾਣੋ ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਉਹਨਾਂ ਬਾਰੇ ਜਾਂ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੇ ਕੰਮ ਬਾਰੇ ਕੁਝ ਕੁ ਸਹੀ ਗੱਲ ਕਹਿ ਸਕਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਇਹ ਕਰੋ. ਤੁਹਾਡੇ ਸ਼ਬਦ ਬਰਬਾਦ ਨਹੀਂ ਕੀਤੇ ਜਾਣਗੇ.
- ਧੰਨਵਾਦ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਪਸੰਦ ਹੈ. ਜੇਕਰ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਨੇ ਕਿਸੇ ਵੀ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਤੁਹਾਡੀ ਮਦਦ ਕੀਤੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਉਹਨਾਂ ਦਾ ਧੰਨਵਾਦ ਕਰਨਾ ਯਾਦ ਰੱਖੋ। ਤੁਹਾਨੂੰ ਇਹ ਉਦੋਂ ਵੀ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਤੁਹਾਡੀ ਮਦਦ ਕਰਨਾ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦਾ ਕੰਮ ਹੈ।
ਪੇਸ਼ਕਾਰੀ ਸੰਖੇਪ
ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਪਹਿਲੀ ਵਾਰ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਈਮੇਲ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਨੂੰ ਇਹ ਦੱਸਣ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕੌਣ ਹੋ। ਤੁਸੀਂ ਇਸਨੂੰ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਇੱਕ ਵਾਕ ਵਿੱਚ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ: “ਤੁਹਾਨੂੰ [ਇਵੈਂਟ X] ਵਿੱਚ ਮਿਲ ਕੇ ਚੰਗਾ ਲੱਗਿਆ। »
ਜਾਣ-ਪਛਾਣ ਨੂੰ ਛੋਟਾ ਕਰਨ ਦਾ ਇੱਕ ਤਰੀਕਾ ਹੈ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਲਿਖਣਾ ਜਿਵੇਂ ਤੁਸੀਂ ਆਹਮੋ-ਸਾਹਮਣੇ ਮਿਲ ਰਹੇ ਹੋ। ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਮਿਲਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਪੰਜ-ਮਿੰਟ ਦੇ ਮੋਨੋਲੋਗ ਵਿੱਚ ਨਹੀਂ ਜਾਣਾ ਚਾਹੋਗੇ. ਇਸ ਲਈ ਈਮੇਲ ਵਿੱਚ ਅਜਿਹਾ ਨਾ ਕਰੋ।
ਤੁਹਾਨੂੰ ਇਹ ਨਹੀਂ ਪਤਾ ਕਿ ਜਾਣ ਪਛਾਣ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹੈ ਜਾਂ ਨਹੀਂ. ਸ਼ਾਇਦ ਤੁਸੀਂ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਨੂੰ ਸੰਪਰਕ ਕੀਤਾ ਹੈ, ਪਰ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇਹ ਨਹੀਂ ਪਤਾ ਕਿ ਉਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕਿਵੇਂ ਯਾਦ ਰੱਖੇਗੀ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਇਲੈਕਟ੍ਰਾਨਿਕ ਦਸਤਖਤਾਂ ਵਿਚ ਆਪਣੇ ਪ੍ਰਮਾਣ ਪੱਤਰ ਨੂੰ ਛੱਡ ਸਕਦੇ ਹੋ.
ਇਹ ਗਲਤਫਹਿਮੀ ਤੋਂ ਬਚਦਾ ਹੈ. ਆਪਣੇ ਆਪ ਨੂੰ ਕਿਸੇ ਅਜਿਹੇ ਵਿਅਕਤੀ ਨਾਲ ਦੁਬਾਰਾ ਪੇਸ਼ ਕਰਨਾ ਜੋ ਤੁਹਾਨੂੰ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਜਾਣਦਾ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਬੇਰਹਿਮ ਮਹਿਸੂਸ ਕਰਦੇ ਹੋ। ਜੇਕਰ ਉਸਨੂੰ ਯਕੀਨ ਨਹੀਂ ਹੈ ਕਿ ਕੀ ਉਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਜਾਣਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਉਸਨੂੰ ਆਪਣੇ ਦਸਤਖਤ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਨ ਦੇ ਸਕਦੇ ਹੋ।
ਆਪਣੇ ਆਪ ਨੂੰ ਪੰਜ ਵਾਕਾਂ ਵਿੱਚ ਸੀਮਤ ਕਰੋ
ਹਰ ਇੱਕ ਈ-ਮੇਲ ਵਿੱਚ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਲਿਖਦੇ ਹੋ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਲੋੜ ਅਨੁਸਾਰ ਕਹਿਣ ਲਈ ਕਾਫੀ ਵਾਕਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ, ਹੋਰ ਨਹੀਂ. ਇੱਕ ਲਾਭਦਾਇਕ ਅਭਿਆਸ ਹੈ ਆਪਣੇ ਆਪ ਨੂੰ ਪੰਜ ਵਾਕਾਂ ਵਿੱਚ ਸੀਮਤ ਕਰਨਾ.
ਪੰਜ ਵਾਰ ਤੋਂ ਘੱਟ ਸਜ਼ਾ ਅਕਸਰ ਘ੍ਰਿਣਾਯੋਗ ਅਤੇ ਬੇਈਮਾਨੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਪੰਜ ਤੋਂ ਵੱਧ ਵਾਰ ਕੂੜਾ ਸਮਾਂ
ਅਜਿਹਾ ਕਈ ਵਾਰ ਹੋਵੇਗਾ ਜਦੋਂ ਈ ਮੇਲ ਰੱਖਣ ਵਾਲੇ ਪੰਜ ਵਾਕ ਨੂੰ ਰੱਖਣਾ ਅਸੰਭਵ ਹੋਵੇਗਾ. ਪਰ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਮਾਮਲਿਆਂ ਵਿੱਚ, ਪੰਜ ਵਾਕਾਂ ਕਾਫੀ ਹਨ
ਪੰਜ ਵਾਕਾਂ ਦੇ ਅਨੁਸ਼ਾਸਨ ਨੂੰ ਅਪਣਾਓ ਅਤੇ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਆਪ ਨੂੰ ਈਮੇਲਾਂ ਨੂੰ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਲਿਖ ਕੇ ਲੱਭੋਗੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਹੋਰ ਜਵਾਬ ਵੀ ਮਿਲਣਗੇ.
ਛੋਟੇ ਸ਼ਬਦਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ
1946 ਵਿੱਚ, ਜਾਰਜ ਓਰਵੈਲ ਨੇ ਲੇਖਕਾਂ ਨੂੰ ਸਲਾਹ ਦਿੱਤੀ ਕਿ ਉਹ ਕਦੇ ਵੀ ਲੰਬੇ ਸ਼ਬਦ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਨਾ ਕਰਨ ਜਿੱਥੇ ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਕੰਮ ਕਰੇਗਾ।
ਇਹ ਸਲਾਹ ਅੱਜ ਹੋਰ ਵੀ ਢੁਕਵੀਂ ਹੈ, ਖ਼ਾਸਕਰ ਜਦੋਂ ਈਮੇਲਾਂ ਲਿਖਣ ਵੇਲੇ।
ਛੋਟੇ ਸ਼ਬਦ ਤੁਹਾਡੇ ਪਾਠਕ ਲਈ ਆਦਰ ਦਿਖਾਉਂਦੇ ਹਨ ਛੋਟੇ ਸ਼ਬਦਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਕੇ, ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਸੰਦੇਸ਼ ਨੂੰ ਸਮਝਣ ਵਿੱਚ ਅਸਾਨ ਬਣਾ ਦਿੱਤਾ ਹੈ.
ਇਹ ਛੋਟੀ ਵਾਕਾਂ ਅਤੇ ਪੈਰੇਆਂ ਲਈ ਵੀ ਸੱਚ ਹੈ. ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਕਿ ਤੁਹਾਡਾ ਸੰਦੇਸ਼ ਸਪਸ਼ਟ ਹੋਵੇ ਅਤੇ ਸਮਝਣ ਵਿੱਚ ਅਸਾਨ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਪਾਠ ਦੇ ਵੱਡੇ ਬਲਾਕਾਂ ਨੂੰ ਲਿਖਣ ਤੋਂ ਪਰਹੇਜ਼ ਕਰੋ.
ਸਰਗਰਮ ਆਵਾਜ਼ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ
ਕਿਰਿਆਸ਼ੀਲ ਆਵਾਜ਼ ਨੂੰ ਪੜ੍ਹਨਾ ਆਸਾਨ ਹੈ। ਇਹ ਕਾਰਵਾਈ ਅਤੇ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਨੂੰ ਵੀ ਉਤਸ਼ਾਹਿਤ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਦਰਅਸਲ, ਕਿਰਿਆਸ਼ੀਲ ਆਵਾਜ਼ ਵਿੱਚ, ਵਾਕ ਉਸ ਵਿਅਕਤੀ 'ਤੇ ਧਿਆਨ ਕੇਂਦਰਿਤ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜੋ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਪੈਸਿਵ ਆਵਾਜ਼ ਵਿੱਚ, ਵਾਕ ਉਸ ਵਸਤੂ 'ਤੇ ਕੇਂਦ੍ਰਤ ਕਰਦੇ ਹਨ ਜਿਸ 'ਤੇ ਕੋਈ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਪੈਸਿਵ ਆਵਾਜ਼ ਵਿੱਚ, ਇਹ ਆਵਾਜ਼ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ ਕਿ ਚੀਜ਼ਾਂ ਆਪਣੇ ਆਪ ਹੋ ਰਹੀਆਂ ਹਨ। ਸਰਗਰਮੀ ਨਾਲ, ਚੀਜ਼ਾਂ ਉਦੋਂ ਹੀ ਵਾਪਰਦੀਆਂ ਹਨ ਜਦੋਂ ਲੋਕ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਹਨ।
ਇੱਕ ਮਿਆਰੀ ਬਣਤਰ ਨਾਲ ਜੁੜੇ ਰਹੋ
ਤੁਹਾਡੀਆਂ ਈਮੇਲਜ਼ ਛੋਟੀਆਂ ਰੱਖਣ ਦੀ ਕੀ ਕੁੰਜੀ ਹੈ? ਇੱਕ ਮਿਆਰੀ ਬਣਤਰ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ. ਇਹ ਉਹ ਟੈਪਲੇਟ ਹੈ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਲਿਖ ਰਹੇ ਹਰ ਈਮੇਲ ਲਈ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ.
ਆਪਣੇ ਈਮੇਲਾਂ ਨੂੰ ਥੋੜਾ ਰੱਖਣ ਦੇ ਨਾਲ-ਨਾਲ, ਇੱਕ ਮਿਆਰੀ ਢਾਂਚੇ ਦੇ ਬਾਅਦ ਵੀ ਤੁਹਾਨੂੰ ਛੇਤੀ ਲਿਖਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਮਿਲਦੀ ਹੈ
ਸਮੇਂ ਦੇ ਨਾਲ, ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਢਾਂਚਾ ਵਿਕਸਿਤ ਕਰੋਗੇ ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਲਈ ਕੰਮ ਕਰੇਗਾ. ਤੁਹਾਨੂੰ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਥੇ ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਢਾਂਚਾ ਹੈ:
- ਪ੍ਰਣਾਮ
- ਇੱਕ ਸ਼ਲਾਘਾ
- ਤੁਹਾਡੇ ਈਮੇਲ ਦਾ ਕਾਰਨ
- ਕਾਰਵਾਈ ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਕ ਕਾਲ
- ਇੱਕ ਬੰਦ ਕਰਨ ਵਾਲਾ ਸੁਨੇਹਾ (ਕਲੋਜ਼ਿੰਗ)
- ਦਸਤਖਤ
ਆਓ ਇਨ੍ਹਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਹਰੇਕ ਨੂੰ ਡੂੰਘਾਈ ਵਿੱਚ ਵੇਖੀਏ.
- ਇਹ ਈਮੇਲ ਦੀ ਪਹਿਲੀ ਲਾਈਨ ਹੈ। “ਹੈਲੋ, [ਪਹਿਲਾ ਨਾਮ]” ਇੱਕ ਆਮ ਸ਼ੁਭਕਾਮਨਾਵਾਂ ਹੈ।
- ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਪਹਿਲੀ ਵਾਰ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਈਮੇਲ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਤਾਰੀਫ਼ ਇੱਕ ਵਧੀਆ ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਹੈ। ਇੱਕ ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਲਿਖੀ ਹੋਈ ਤਾਰੀਫ਼ ਇੱਕ ਜਾਣ-ਪਛਾਣ ਦੇ ਤੌਰ ਤੇ ਵੀ ਕੰਮ ਕਰ ਸਕਦੀ ਹੈ। ਉਦਾਹਰਣ ਦੇ ਲਈ :
"ਮੈਨੂੰ [ਤਾਰੀਖ] ਨੂੰ [ਵਿਸ਼ੇ] 'ਤੇ ਤੁਹਾਡੀ ਪੇਸ਼ਕਾਰੀ ਦਾ ਆਨੰਦ ਆਇਆ। »
“ਮੈਨੂੰ [ਵਿਸ਼ੇ] ਉੱਤੇ ਤੁਹਾਡਾ ਬਲੌਗ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਮਦਦਗਾਰ ਲੱਗਿਆ। »
“ਤੁਹਾਨੂੰ [ਇਵੈਂਟ] ਵਿੱਚ ਮਿਲ ਕੇ ਖੁਸ਼ੀ ਹੋਈ। »
- ਤੁਹਾਡੇ ਈਮੇਲ ਦਾ ਕਾਰਨ ਇਸ ਭਾਗ ਵਿੱਚ, ਤੁਸੀਂ ਕਹਿੰਦੇ ਹੋ, "ਮੈਂ ਇਸ ਬਾਰੇ ਪੁੱਛਣ ਲਈ ਈਮੇਲ ਕਰਨ ਜਾ ਰਿਹਾ ਹਾਂ..." ਜਾਂ "ਮੈਂ ਸੋਚ ਰਿਹਾ ਸੀ ਕਿ ਕੀ ਤੁਸੀਂ ਇਸ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ..." ਕਈ ਵਾਰ ਤੁਹਾਨੂੰ ਲਿਖਣ ਦੇ ਆਪਣੇ ਕਾਰਨਾਂ ਦੀ ਵਿਆਖਿਆ ਕਰਨ ਲਈ ਦੋ ਵਾਕਾਂ ਦੀ ਲੋੜ ਪਵੇਗੀ।
- ਕਾਰਵਾਈ ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਕ ਕਾਲ. ਇੱਕ ਵਾਰ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਈ-ਮੇਲ ਦਾ ਕਾਰਨ ਸਮਝਾਇਆ ਹੈ, ਇਹ ਨਾ ਮੰਨੋ ਕਿ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਤਾ ਨੂੰ ਪਤਾ ਹੋਵੇਗਾ ਕਿ ਕੀ ਕਰਨਾ ਹੈ. ਖਾਸ ਨਿਰਦੇਸ਼ ਦਿਓ ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ:
"ਕੀ ਤੁਸੀਂ ਮੈਨੂੰ ਵੀਰਵਾਰ ਤੱਕ ਉਹ ਫਾਈਲਾਂ ਭੇਜ ਸਕਦੇ ਹੋ?" »
"ਕੀ ਤੁਸੀਂ ਅਗਲੇ ਦੋ ਹਫ਼ਤਿਆਂ ਵਿੱਚ ਇਹ ਲਿਖ ਸਕਦੇ ਹੋ?" "
“ਕਿਰਪਾ ਕਰਕੇ ਇਸ ਬਾਰੇ ਯੈਨ ਨੂੰ ਲਿਖੋ, ਅਤੇ ਮੈਨੂੰ ਦੱਸੋ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਕਦੋਂ ਕਰ ਲਿਆ ਹੈ। »
ਇੱਕ ਪ੍ਰਸ਼ਨ ਦੇ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡੀ ਬੇਨਤੀ ਦਾ uringਾਂਚਾ ਕਰਕੇ, ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਨੂੰ ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਲਈ ਬੁਲਾਇਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ. ਵਿਕਲਪਿਕ ਤੌਰ ਤੇ, ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਵੀ ਵਰਤ ਸਕਦੇ ਹੋ: "ਮੈਨੂੰ ਦੱਸੋ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਕਦੋਂ ਕੀਤਾ" ਜਾਂ "ਮੈਨੂੰ ਦੱਸੋ ਕਿ ਇਹ ਤੁਹਾਡੇ ਲਈ ਠੀਕ ਹੈ ਜਾਂ ਨਹੀਂ." "
- ਬੰਦ. ਆਪਣੀ ਈਮੇਲ ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਇੱਕ ਸਮਾਪਤੀ ਸੁਨੇਹਾ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨਾ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ। ਇਹ ਤੁਹਾਡੀ ਕਾਲ ਟੂ ਐਕਸ਼ਨ ਨੂੰ ਦੁਹਰਾਉਣ ਅਤੇ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਨੂੰ ਚੰਗਾ ਮਹਿਸੂਸ ਕਰਨ ਦੇ ਦੋਹਰੇ ਉਦੇਸ਼ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰਦਾ ਹੈ।
ਚੰਗੀ ਬੰਦ ਹੋਣ ਵਾਲੀਆਂ ਲਾਈਨਾਂ ਦੀਆਂ ਉਦਾਹਰਨਾਂ:
“ਇਸ ਨਾਲ ਤੁਹਾਡੀ ਸਾਰਿਆਂ ਦੀ ਮਦਦ ਲਈ ਧੰਨਵਾਦ। "
“ਮੈਂ ਇਹ ਸੁਣਨ ਲਈ ਇੰਤਜ਼ਾਰ ਨਹੀਂ ਕਰ ਸਕਦਾ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕੀ ਸੋਚਦੇ ਹੋ। »
“ਮੈਨੂੰ ਦੱਸੋ ਜੇ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਈ ਪ੍ਰਸ਼ਨ ਹਨ. "
- ਨਮਸਤੇ ਦੇ ਸੰਦੇਸ਼ ਦੁਆਰਾ ਆਪਣੇ ਹਸਤਾਖਰ ਨੂੰ ਜੋੜਨ ਦੀ ਸੋਚ ਨੂੰ ਖਤਮ ਕਰਨ ਲਈ
ਇਹ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ "ਤੁਹਾਡਾ", "ਇਮਾਨਦਾਰੀ", "ਚੰਗਾ ਦਿਨ ਹੋਵੇ" ਜਾਂ "ਤੁਹਾਡਾ ਧੰਨਵਾਦ".
