ਤੁਹਾਡੀ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਜ਼ਿੰਦਗੀ ਵਿੱਚ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਅਕਸਰ ਇੱਕ ਵਿਰੋਧ ਈਮੇਲ ਲਿਖਣੀ ਪਵੇਗੀ। ਇਹ ਇੱਕ ਸਹਿਕਰਮੀ, ਇੱਕ ਸਾਥੀ ਜਾਂ ਇੱਕ ਸਪਲਾਇਰ ਨੂੰ ਸੰਬੋਧਿਤ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਤੁਹਾਡਾ ਇਰਾਦਾ ਜੋ ਵੀ ਹੋਵੇ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਤੁਹਾਡੇ ਵਾਰਤਾਕਾਰਾਂ ਦੁਆਰਾ ਗੰਭੀਰਤਾ ਨਾਲ ਲੈਣ ਲਈ ਕੁਝ ਲੋੜਾਂ ਨੂੰ ਧਿਆਨ ਵਿੱਚ ਰੱਖਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਇਸ ਲਈ, ਇਸ ਕਿਸਮ ਦੇ ਸੰਦੇਸ਼ ਨੂੰ ਲਿਖਣ ਵਿੱਚ ਮੁਹਾਰਤ ਹਾਸਲ ਕਰਨਾ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹੈ। ਤੁਹਾਡੀ ਵਿਰੋਧ ਈਮੇਲ ਨੂੰ ਸਹੀ ਕਿਵੇਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨਾ ਹੈ ਇਹ ਇੱਥੇ ਹੈ।
ਤੱਥਾਂ 'ਤੇ ਧਿਆਨ ਕੇਂਦਰਤ ਕਰੋ
ਵਿਰੋਧ ਈਮੇਲ ਲਿਖਣ ਵੇਲੇ, ਤੱਥਾਂ ਬਾਰੇ ਸਖ਼ਤ ਹੋਣਾ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ। ਦੂਜੇ ਸ਼ਬਦਾਂ ਵਿੱਚ, ਤੱਤਾਂ ਨੂੰ ਤੱਥਾਂ ਦੇ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਪੇਸ਼ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਜੋ ਪਾਠਕ ਪ੍ਰਸੰਗ ਨੂੰ ਜਲਦੀ ਸਮਝ ਸਕੇ।
ਇਸ ਲਈ, ਵੇਰਵਿਆਂ ਅਤੇ ਬੇਲੋੜੇ ਵਾਕਾਂ ਤੋਂ ਬਚੋ ਅਤੇ ਇਸ ਦੀ ਬਜਾਏ ਜ਼ਰੂਰੀ ਚੀਜ਼ਾਂ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਤੱਥ ਅਤੇ ਤਾਰੀਖਾਂ ਨੂੰ ਨਿਸ਼ਚਿਤ ਕਰੋ। ਇਹ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਇਹਨਾਂ ਤੱਤਾਂ ਦੇ ਨਾਲ ਹੈ ਕਿ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਤੁਹਾਡੀ ਈਮੇਲ ਦੇ ਉਦੇਸ਼ ਨੂੰ ਸਮਝਣ ਦੇ ਯੋਗ ਹੋਵੇਗਾ. ਤੁਹਾਨੂੰ ਸਪਸ਼ਟ, ਸਟੀਕ ਅਤੇ ਮਿਤੀ ਵਾਲੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ।
ਸੰਦਰਭ ਫਿਰ ਈਮੇਲ ਦਾ ਵਿਸ਼ਾ ਦੱਸੋ
ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਵਿਰੋਧ ਈਮੇਲ ਲਿਖਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਸਿੱਧੇ ਬਿੰਦੂ 'ਤੇ ਜਾਓ। ਤੁਹਾਨੂੰ "ਮੈਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇਹ ਈਮੇਲ ਲਿਖ ਰਿਹਾ ਹਾਂ" ਵਰਗੇ ਸ਼ਬਦਾਂ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਸਪੱਸ਼ਟ ਚੀਜ਼ਾਂ ਹਨ ਜਿਨ੍ਹਾਂ 'ਤੇ ਜ਼ੋਰ ਦੇਣ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ ਹੈ।
ਤੁਹਾਡੀ ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਨੂੰ ਜਨਮ ਦੇਣ ਵਾਲੇ ਤੱਥਾਂ ਨੂੰ ਸਪੱਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਪੇਸ਼ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਅਤੇ ਮਿਤੀ ਨੂੰ ਭੁੱਲੇ ਬਿਨਾਂ. ਇਹ ਇੱਕ ਮੀਟਿੰਗ, ਇੱਕ ਸੈਮੀਨਾਰ, ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਐਕਸਚੇਂਜ, ਇੱਕ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ, ਸਮੱਗਰੀ ਦੀ ਖਰੀਦ, ਇੱਕ ਇਨਵੌਇਸ ਰਸੀਦ, ਆਦਿ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ।
ਆਪਣੀਆਂ ਉਮੀਦਾਂ ਨੂੰ ਜਿੰਨਾ ਸੰਭਵ ਹੋ ਸਕੇ ਸਪੱਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਦੱਸਦੇ ਹੋਏ ਜਾਰੀ ਰੱਖੋ।
ਵਿਚਾਰ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਤੁਹਾਡੀ ਈਮੇਲ ਦੇ ਉਦੇਸ਼ ਅਤੇ ਤੁਸੀਂ ਇਸ ਤੋਂ ਕੀ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਨੂੰ ਜਲਦੀ ਸਮਝ ਸਕਦਾ ਹੈ।
ਆਪਣੇ ਭਾਸ਼ਣ ਵਿਚ ਸੰਜਮ 'ਤੇ ਧਿਆਨ ਦਿਓ
ਇੱਕ ਵਿਰੋਧ ਈਮੇਲ ਲਿਖਣ ਲਈ ਇੱਕ ਸੰਜੀਦਾ ਅਤੇ ਸੰਖੇਪ ਸ਼ੈਲੀ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਦਰਅਸਲ, ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਇੱਕ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਸਥਿਤੀ ਹੈ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਤੱਥਾਂ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੀਆਂ ਉਮੀਦਾਂ 'ਤੇ ਧਿਆਨ ਦੇਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਅਜਿਹਾ ਕਰਨ ਲਈ, ਛੋਟੇ ਵਾਕਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ ਜੋ ਤੁਹਾਡੀ ਚੁਣੌਤੀ ਦੇ ਸੰਖੇਪ ਦਾ ਸਾਰ ਦਿੰਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਜੋ ਰੋਜ਼ਾਨਾ, ਨਰਮ ਭਾਸ਼ਾ ਵਿੱਚ ਲਿਖੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ।
ਨਾਲ ਹੀ, ਇੱਕ ਨਿਮਰ ਵਾਕਾਂਸ਼ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨਾ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ ਜੋ ਮੌਕੇ ਲਈ ਢੁਕਵਾਂ ਹੋਵੇ। ਇਸ ਕਿਸਮ ਦੇ ਅਦਲਾ-ਬਦਲੀ ਵਿੱਚ "ਸ਼ੁਭਕਾਮਨਾਵਾਂ" ਅਤੇ "ਸ਼ੁਭਕਾਮਨਾਵਾਂ" ਤੋਂ ਬਚਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਰਹੋ
ਇੱਕ ਵਿਰੋਧ ਈਮੇਲ ਲਿਖਣ ਵੇਲੇ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਰਹਿਣਾ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ, ਭਾਵੇਂ ਤੁਸੀਂ ਬਹੁਤ ਨਾਖੁਸ਼ ਹੋ। ਤੁਹਾਨੂੰ ਆਪਣੇ ਆਪ ਨੂੰ ਕਾਬੂ ਕਰਨ ਲਈ ਆਪਣੀ ਪੂਰੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰਨੀ ਪਵੇਗੀ ਕਿਉਂਕਿ ਭਾਵਨਾਵਾਂ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਲਿਖਤ ਵਿੱਚ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ।
ਇਸ ਲਈ, ਅਜਿਹੇ ਸ਼ਬਦਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਚੋ ਜੋ ਤੁਹਾਡੀਆਂ ਭਾਵਨਾਵਾਂ ਨੂੰ ਕਿਸੇ ਨਾ ਕਿਸੇ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਪ੍ਰਗਟ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਇਹ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ ਕਿ ਤੁਹਾਡੀ ਈਮੇਲ ਤੱਥਾਂ ਵਾਲੀ ਰਹੇ।
ਸਬੂਤ ਨੱਥੀ ਕਰੋ
ਅੰਤ ਵਿੱਚ, ਇੱਕ ਵਿਰੋਧ ਈਮੇਲ ਵਿੱਚ ਸਫਲ ਹੋਣ ਲਈ, ਤੁਹਾਡੀਆਂ ਦਲੀਲਾਂ ਨਾਲ ਸਬੂਤ ਨੱਥੀ ਕਰਨਾ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ। ਤੁਹਾਨੂੰ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਨੂੰ ਦਿਖਾਉਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਵਿਵਾਦ ਕਰਨ ਲਈ ਸਹੀ ਹੋ। ਇਸ ਲਈ ਕੋਈ ਵੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨੱਥੀ ਕਰੋ ਜਿਸਦੀ ਵਰਤੋਂ ਤੁਸੀਂ ਸਬੂਤ ਵਜੋਂ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਈਮੇਲ ਵਿੱਚ ਦੱਸੋ।
