Otrzymałeś wiadomość e-mail z zaproszeniem na spotkanie i chcesz potwierdzić swoją obecność. W tym artykule informujemy, dlaczego ważne jest, aby odpowiedzieć na zaproszenie, aby potwierdzić swoją obecność i jak to zrobić we właściwej formie.
Ogłoś swój udział w spotkaniu
Po otrzymaniu zaproszenia na spotkanie osoba, która go wysłała, może poprosić o pisemne potwierdzenie swojej obecności na tym spotkaniu. Jeśli w niektórych przypadkach potwierdzisz, że Twoja obecność nie jest wymagana, mimo wszystko zaleca się to zrobić.
W rzeczywistości zorganizowanie spotkania może być skomplikowane, zwłaszcza gdy nie wiesz dokładnie, ile osób weźmie w nim udział. Potwierdzając swoją obecność nie tylko ułatwisz organizatorowi pracę przygotowawczą, ale także zadbasz o to, aby spotkanie przebiegło sprawnie, niezbyt długo i było dostosowane do ilości uczestników. Nigdy nie jest miło tracić 10 minut na początku spotkania na dodawanie krzeseł lub ponowne drukowanie plików!
Pamiętaj też, aby nie czekać zbyt długo z odpowiedzią, nawet jeśli prawdą jest, że nie zawsze będziesz w stanie od razu potwierdzić swoją dostępność. Im wcześniej potwierdzenie nastąpi, tym bardziej ułatwia organizację spotkania (spotkania nie można zorganizować w ostatniej chwili!).
Co powinna zawierać wiadomość e-mail z potwierdzeniem obecności na spotkaniu?
W wiadomości e-mail z potwierdzeniem spotkania ważne jest, aby podać następujące informacje:
- Dziękuję tej osobie za zaproszenie
- Wyraźnie ogłosić swoją obecność
- Pokaż swoje zaangażowanie, pytając, czy przed spotkaniem są rzeczy do przygotowania
Oto szablon wiadomości e-mail, który należy wykonać, aby ogłosić swój udział w spotkaniu.
Temat: Potwierdzenie mojego udziału w spotkaniu w dniu [data]
Panie / Szanowna Pani,
Dziękuję za zaproszenie na spotkanie w [celu spotkania] i chętnie potwierdzam moją obecność w dniu [data] o [czas].
Daj mi znać, czy są jakieś rzeczy, które można przygotować na to spotkanie. Pozostaję do dyspozycji w celu uzyskania dalszych informacji na ten temat.
Z poważaniem,
[Podpis]
