Poczta lub poczta: co powinno być preferowane?
Wysłanie listu lub listu do korespondenta to bardzo powszechna praktyka. Nawet jeśli dziś istnieje możliwość polecenia kuriera, jasne jest, że e-mail gwarantuje większą szybkość w przekazywaniu wiadomości. Jednak w kontekście zawodowym zdarzają się sytuacje, w których korzystanie z wiadomości e-mail jest korzystniejsze niż list. To powiedziawszy, nie należy zaniedbywać właściwego używania wyrażeń grzecznościowych. Poczta lub poczta: co powinno być preferowane i jakie formuły grzecznościowe są odpowiednie w określonych okolicznościach?
Kiedy wysyłać listy?
Wskazane jest wysyłanie listów w określonych kontekstach. Czasami wymaga tego prawo.
W świecie pracy zwyczajowo wysyła się rezygnację, wzywa się na rozmowę w sprawie zwolnienia lub przerywa okres próbny poprzez sformalizowanie wniosku lub decyzji w piśmie.
W relacjach klient-dostawca możemy wymienić wśród okoliczności wymagających podania adresu listu, wezwania do zapłaty faktury, przeprosin po dostarczeniu wadliwego towaru lub wezwania do usunięcia wad towaru. .
Kiedy wolisz wysłać profesjonalną wiadomość e-mail?
W praktyce wysłanie listu pasuje do codziennych wymian, które odbywają się w kontekście zawodowym. Tak jest w przypadku wysłania oferty do potencjalnego klienta, ponownego uruchomienia klienta o zaległej fakturze lub przesłania dokumentów do współpracownika.
Ale jedną rzeczą jest wiedzieć, kiedy używać profesjonalnej poczty e-mail, a inną jest dobre wykorzystanie wyrażeń grzecznościowych.
Jaka jest struktura kolejnej wiadomości e-mail?
E-mail uzupełniający do klienta składa się na ogół z 7 części. Wśród nich możemy wymienić:
- Spersonalizowana uprzejma formuła
- Hak
- kontekst
- Projekt
- Wezwanie do działania
- Przejście
- Ostatnia uprzejma fraza
Jeśli chodzi o formułę grzecznościową na początku e-maila, zaleca się jej personalizację. Możesz powiedzieć na przykład: „Cześć + Nazwisko / Imię”.
Jeśli chodzi o ostateczną formułę grzecznościową, możesz przyjąć tę: „Do czasu powrotu życzę miłego zakończenia dnia i oczywiście pozostanę dostępny”. Ta uprzejma formuła pasuje do klienta, z którym masz dość rozległe relacje biznesowe, a zwłaszcza do klienta, którego znasz.
Jeśli chodzi o klienta, z którym nie nawiązałeś codziennej relacji, uprzejma formuła na początku e-maila powinna być typu „Pan…” lub „Pani…”. Jeśli chodzi o uprzejmą formułę na końcu e-maila, możesz użyć formuły "Do czasu zwrotu proszę przyjąć zapewnienie o moich najlepszych uczuciach".
W przypadku przesyłania kwotowań do klienta struktura jest prawie taka sama. Jednak przesyłając dokumenty koledze, nic nie stoi na przeszkodzie, aby się przywitać. Na końcu e-maila zalecane są również wyrażenia grzecznościowe, takie jak „Z poważaniem” lub „Pozdrawiam”.