Przyjazne dla wydruku, PDF i e-mail

L 'z opisem często pozwala nam komunikować się więcej. W rezultacie internet jest pełen wskazówki dotyczące lepszego pisania, listy powodów, dla których należy unikać wysyłania wiadomości e-mail w określonych godzinach, lub porady, jak szybko powinniśmy odpowiadać itp. Jednak najlepszym sposobem na zaoszczędzenie czasu i uniknięcie nieporozumień może być pamiętanie, że niektóre rozmowy nie mogą odbywać się za pośrednictwem poczty elektronicznej, oto kilka przykładów.

Kiedy przekazujesz złe wieści

Rozpowszechnianie złych wiadomości nie jest łatwe, zwłaszcza gdy musisz przekazać je swojemu szefowi lub kierownikowi. Istnieje jednak kilka sposobów, aby zminimalizować tę trudność. Przede wszystkim nie odkładaj tego i nie trać czasu; musisz wziąć na siebie odpowiedzialność i dokładnie wyjaśnić sytuację. Przekazywanie złych wiadomości e-mailem nie jest dobrym pomysłem, ponieważ można je rozumieć jako próbę uniknięcia rozmowy. Możesz przekazać obraz kogoś, kto jest przerażony, zawstydzony lub nawet zbyt niedojrzały, aby być proaktywnym. Więc jeśli masz złe wieści, zrób to osobiście, jeśli to możliwe.

Kiedy nie jesteś całkiem pewien, co masz na myśli

Ogólnie rzecz biorąc, dobrze jest starać się być proaktywnym, a nie reaktywnym. Niestety, poczta elektroniczna dobrze nadaje się do tego rodzaju odruchów. Czujemy presję, aby opróżnić nasze skrzynki odbiorcze, a większość e-maili wymaga odpowiedzi. Dlatego czasami, nawet jeśli nie jesteśmy do końca pewni, jak chcielibyśmy odpowiedzieć, nasze palce i tak zaczynają pisać. Zamiast tego zrób sobie przerwę, kiedy potrzebujesz. Poszukaj więcej informacji na ten temat, zamiast odpowiadać, zanim naprawdę wiesz, co myślisz i co chciałbyś powiedzieć.

ZOBACZ  Postaw na grzeczne formuły, które łączą zaangażowanie i profesjonalizm

Jeśli czujesz się dręczony tonem

Wielu z nas używa poczty elektronicznej, aby uniknąć trudnej rozmowy. Chodzi o to, że to medium daje nam możliwość napisania e-maila, który dotrze do drugiej osoby dokładnie tak, jak mamy nadzieję. Ale zbyt często tak się nie dzieje. Pierwszą rzeczą, która cierpi, jest nasza wydajność; Tworzenie doskonale przygotowanej wiadomości e-mail trwa tak długo. Tak więc, że wiele razy druga osoba i tak nie przeczyta naszego e-maila tak, jak się spodziewaliśmy. Tak więc, jeśli czujesz się dręczony tonem podczas pisania e-maila, zadaj sobie pytanie, czy w tym przypadku nie ma sensu rozmawiać twarzą w twarz.

Jeśli jest pomiędzy 21h a 6h, a ty jesteś zmęczony

Trudniej jest jasno myśleć, gdy jesteś zmęczony, a emocje mogą być silne, gdy jesteś w tym stanie. Tak więc, jeśli siedzisz w domu i jesteś poza godzinami pracy, rozważ zapisanie wersji roboczej zamiast przycisku wysyłania. Zamiast tego napisz wstępną wersję roboczą, jeśli pomoże ci to rozwiązać problem, i przeczytaj ją rano przed sfinalizowaniem, gdy będziesz mieć świeższą perspektywę.

Kiedy prosisz o podwyżkę

Niektóre rozmowy powinny być prowadzone twarzą w twarz, na przykład podczas negocjacji podwyżki. Nie jest to rodzaj prośby, którą chcesz przesłać pocztą elektroniczną, głównie dlatego, że chcesz, aby było jasne i jest to pytanie, które traktujesz poważnie. Ponadto chcesz być dostępny, aby odpowiedzieć na pytania dotyczące Twojego wniosku. Wysłanie e-maila może spowodować wysłanie niewłaściwej wiadomości. Poświęcenie czasu na osobiste spotkanie z przełożonym w takich okolicznościach przyniesie lepsze rezultaty.

ZOBACZ  Użyj firmowej poczty e-mail