E-mail często pozwala nam komunikować się więcej. W rezultacie Internet jest pełen wskazówki dotyczące lepszego pisania, listy powodów, dla których należy unikać wysyłania e-maili w określonych godzinach, lub porady, jak szybko powinniśmy odpowiedzieć itp. Jednak najlepszym sposobem na zaoszczędzenie czasu i uniknięcie nieporozumień może być pamiętanie, że niektóre rozmowy nie mogą odbywać się za pośrednictwem poczty e-mail, oto kilka przykładów.
Kiedy przekazujesz złe wieści
Przekazywanie złych wiadomości nie jest łatwe, zwłaszcza gdy trzeba je przekazać swojemu szefowi lub menedżerowi. Istnieje jednak kilka sposobów na zminimalizowanie trudności. Przede wszystkim nie odkładaj tego i nie trać czasu; musisz wziąć odpowiedzialność i dokładnie wyjaśnić sytuację. Przekazywanie złych wiadomości przez e-mail nie jest dobrym pomysłem, ponieważ może być rozumiane jako próba uniknięcia rozmowy. Możesz odesłać obraz osoby, która jest przestraszona, zawstydzona lub nawet zbyt niedojrzała, by działać proaktywnie. Więc jeśli masz złe wieści do przekazania, rób to osobiście, kiedy tylko jest to możliwe.
Kiedy nie jesteś do końca pewien, co masz na myśli
Ogólnie rzecz biorąc, dobrze jest starać się być proaktywnym, a nie reaktywnym. Niestety, e-mail dobrze nadaje się do tego rodzaju odruchu. Czujemy się zmuszeni do opróżnienia naszych skrzynek odbiorczych, ponieważ większość e-maili wymaga odpowiedzi. Dlatego czasami, nawet jeśli nie jesteśmy do końca pewni, jak chcielibyśmy odpowiedzieć, nasze palce i tak zaczynają stukać. Zamiast tego zrób sobie przerwę, kiedy musisz ją zrobić. Poszukaj więcej informacji na ten temat, zamiast odpowiadać, zanim naprawdę zorientujesz się, co myślisz i co chciałbyś powiedzieć.
Jeśli czujesz się dręczony tonem
Wielu z nas korzysta z tzw e-mail, którego należy unikać odbyć trudną rozmowę. Pomysł jest taki, że to medium daje nam możliwość napisania e-maila, który dotrze do drugiej osoby dokładnie tak, jak mamy nadzieję. Ale zbyt często tak się nie dzieje. Pierwszą rzeczą, która cierpi, jest nasza wydajność; stworzenie idealnie napisanego e-maila zajmuje mnóstwo czasu. Często druga osoba i tak nie przeczyta naszego e-maila tak, jak planowaliśmy. Jeśli więc dręczy Cię ton podczas pisania e-maila, zadaj sobie pytanie, czy w tym przypadku również bardziej logiczne nie byłoby prowadzenie tej rozmowy twarzą w twarz.
Jeśli jest pomiędzy 21h a 6h, a ty jesteś zmęczony
Trudniej jest jasno myśleć, gdy jesteś zmęczony, a emocje mogą również wzrosnąć, gdy jesteś w tym stanie. Więc jeśli siedzisz w domu i nie masz godzin pracy, rozważ kliknięcie Zapisz wersję roboczą zamiast przycisku Wyślij. Zamiast tego napisz pierwszą wersję roboczą w wersji roboczej, jeśli pomoże ci zapomnieć o problemie, i przeczytaj ją rano przed jej sfinalizowaniem, gdy będziesz mieć świeższą perspektywę.
Kiedy prosisz o podwyżkę
Niektóre rozmowy są przeznaczone do prowadzenia twarzą w twarz, na przykład, gdy chcesz wynegocjować podwyżkę. To nie jest rodzaj prośby, którą chcesz przesłać przez e-mail, głównie dlatego, że chcesz, aby była jasna i jest to kwestia, którą traktujesz poważnie. Ponadto chcesz być dostępny, aby odpowiedzieć na pytania dotyczące Twojej aplikacji. Wysłanie e-maila może spowodować wysłanie niewłaściwej wiadomości. Poświęcenie czasu na osobiste spotkanie z przełożonym w takich okolicznościach przyniesie więcej rezultatów.
