List służbowy to dokument pisemny, który zapewnia formalne relacje między różnymi rozmówcami. Ma bardzo zwyczajną strukturę wewnętrzną. Zasadniczo napisane na jednej stronie lub wyjątkowo na dwóch. List branżowy najczęściej zawiera jeden temat. Ta wewnętrzna struktura ma tę zaletę. Jego plan pisania może pozostać taki sam bez względu na wszystko. Oczywiście będą zmiany, biorąc pod uwagę cel. Jednak może to być zwykła prośba o informacje, wniosek, a nawet skarga. Plan pisania korespondencji zawodowej pozostanie praktycznie bez zmian.

Przeszłość, teraźniejszość, przyszłość: trójfazowy plan udanego listu zawodowego

Wykorzystanie przeszłości, teraźniejszości i przyszłości w tej chronologicznej hierarchii nawiązuje do tryptyku planu pisania listu fachowego. Jest to prosty i skuteczny plan do zastosowania w każdej sytuacji. Zadawać pytania, przekazywać informacje, wyjaśniać dany temat, a nawet przekonać czytelnika. Efektywność, która jest uzasadniona w odniesieniu dologiczna kolejność obserwowane w jego strukturze.

 

Przeszłość: krok numer 1 planu

List piszemy najczęściej na podstawie zaistniałej sytuacji, sytuacji wyjściowej lub poprzedniej. Może to być otrzymany list, spotkanie, wizyta, rozmowa telefoniczna itp. Celem napisania pierwszej części tego listu jest podanie powodów wysłania. Lub po prostu kontekst opisujący sytuację. Przypomnienie faktów jest na ogół wyrażone w jednym i tym samym zdaniu. Jednak wygodniej jest budować to zdanie w zdaniach podrzędnych. Tytułem ilustracji możemy mieć następujące wyrażenia:

  • Potwierdzam otrzymanie Twojego listu informującego o ...
  • W liście z dnia ………
  • Przekazałeś nam wiedzę ...
  • W związku z Pańskim komunikatem prasowym opublikowanym przez gazetę XXX (numer referencyjny 12345), właśnie zaproponowaliśmy ...
  • Po weryfikacji Twojego konta znaleźliśmy ...

W sytuacjach, gdy powód napisania listu nie jest związany z faktem z przeszłości. W tym momencie mamy pierwszy akapit listu, w którym autor przedstawia siebie i swoją firmę. Następnie kontynuuj, określając swoje żądanie lub oferując różne usługi. Na przykład w kontekście prośby o informacje lub propozycji usługi możemy mieć następujące wyrażenia:

  • Jako eksperci w dziedzinie bezpieczeństwa przychodzimy w ten sposób….
  • Mając na uwadze zadowolenie naszych klientów, chcieliśmy ...
  • Z wielką radością informujemy, że zaplanowaliśmy dla naszych klientów ...

W kontekście spontanicznej aplikacji (staż lub praca) możemy również przyjąć poniższe wyrażenia:

  • Twoja firma zwróciła moją uwagę i jako student ………… chciałbym aplikować na staż ………
  • Niedawno ukończył ...

Odbiorca, do którego list jest adresowany, musi od pierwszego akapitu rozumieć temat listu.

ZOBACZ  Profesjonalny e-mail, unikaj znanych formuł!

Teraźniejszość: drugi krok planu

Ta druga część planu odnosi się do powodów uzasadniających napisanie listu w czasie T. Odnośnie do poprzedniej sytuacji wyrażonej w pierwszej części. Na tym poziomie jest to kwestia argumentowania, informowania, wyjaśniania, a nawet kwestionowania. W zależności od złożoności sytuacji, ta część może być napisana pełnym akapitem lub przedstawiać główną ideę w jednym zdaniu. Tytułem ilustracji możemy mieć następujące wyrażenia:

  • Zauważając, że w dniu… faktura nr… nie została rozliczona,…
  • Członkostwo w naszej organizacji zapewnia również ...
  • Mimo, że umowa przewiduje rozpoczęcie prac w dniu…, obserwujemy ze zdziwieniem i mieliśmy kłopoty ze zrozumieniem zgłoszonych przez Pana ……… opóźnień.

Przyszłość: krok numer 3 planu

Ta trzecia i ostatnia część zamyka dwie pierwsze, przedstawiając raport następstwa przyjść.

Albo wyrażamy nasze intencje, jako autor listu, i możemy w ten sposób używać wyrażeń typu:

  • Dzisiaj osobiście zajmę się wysłaniem żądanych przez Ciebie przedmiotów
  • Jesteśmy gotowi zastąpić ... biorąc pod uwagę oczywiście oryginał.
  • Podejdź bliżej do kasy… ..

Albo wyrażamy życzenie, prosimy odbiorcę lub zachęcamy go do działania lub reakcji. Możemy więc mieć następujące sformułowania:

  • Zapraszamy do zbliżenia się do lady
  • Dlatego proszę o szybkie wezwanie ekspertów, aby ...
  • Z niecierpliwością czekamy na Twoją gotowość do rozwiązania tej sytuacji.

Celowi napisania tego listu może potencjalnie towarzyszyć argument:

  • Jak najszybciej dostosujesz sytuację (obiektywnie) zgodnie z ogólnymi i szczegółowymi postanowieniami umowy. (Argument)
  • Czy możesz zorganizować moją dostawę tak szybko, jak to możliwe? (Cel) Nie ma sensu przypominać, że dostawa musi nastąpić w zaplanowanym terminie, ze względu na warunki sprzedaży. (Argument)

 

Grzeczna formuła, niezbędna do zamknięcia listu służbowego!

Aby poprawnie zakończyć profesjonalny list, konieczne jest napisanie uprzejmej frazy. W rzeczywistości jest to podwójnie uprzejma formuła, składająca się z wyrażenia, ale także formuły „przed-zawarcia”.

ZOBACZ  Jak sprawić, by jego layout odniósł sukces?

Albo mamy formułę grzecznościową, odzwierciedlającą pewną serdeczność:

  • Odbierz z góry nasze podziękowania za ...
  • Przepraszamy za tę nieoczekiwaną sytuację
  • Zawsze będę dostępny, aby omówić to na spotkaniu
  • Możesz skontaktować się z nami w dowolnym momencie, aby ...
  • Mamy nadzieję, że ta oferta spełni Państwa oczekiwania i oczywiście jesteśmy do Państwa dyspozycji w celu uzyskania dalszych informacji.

Albo mamy grzeczną formułę:

  • Prosimy o przyjęcie, Szanowna Pani, Szanowna Pani, nasze najlepsze pozdrowienia.
  • Proszę, uwierz, Panie, w wyraz naszych najlepszych uczuć.
  • Proszę przyjąć, Pani, nasze najlepsze pozdrowienia.

 

Zaletą tego planu w pisaniu listu profesjonalnego jest z jednej strony trzeźwość w pisaniu treści, z drugiej zaś łatwość czytania w stosunku do odbiorcy. Jednak ta oś czasu nie jest zalecana w przypadku bardziej złożonych i dłuższych treści.