E-mail jest preferowanym narzędziem komunikacji dla większości z nas. E-mail jest fantastyczny, ponieważ nie musisz być dostępny w tym samym czasie, co Twój rozmówca, aby się komunikować. Dzięki temu możemy posuwać się naprzód w bieżących sprawach, gdy nasi koledzy są niedostępni lub znajdują się po drugiej stronie świata.

Jednak większość z nas tonie w niekończącej się liście e-maili. Według raportu opublikowanego w 2016 roku przeciętny użytkownik biznesowy otrzymuje i wysyła ponad 100 e-maili dziennie.

Ponadto wiadomości e-mail są zbyt łatwo źle rozumiane. Ostatnie badanie Sendmaila wykazało, że 64% osób wysłało lub otrzymało wiadomość e-mail, która spowodowała złość lub niezamierzone pomyłki.

Ze względu na ilość wysyłanych i otrzymywanych e-maili, a także dlatego, że wiadomości e-mail są często źle interpretowane, ważne jest, aby pisać je w sposób jasny i zwięzły.

Jak poprawnie napisać profesjonalną wiadomość e-mail

Pisanie krótkich i rzeczowych wiadomości e-mail skróci czas poświęcony na zarządzanie wiadomościami e-mail i zwiększy Twoją produktywność. Jeśli Twoje e-maile będą krótkie, prawdopodobnie będziesz spędzać mniej czasu na e-mailach, a więcej na innych zadaniach. To powiedziawszy, pisanie wyraźnie to umiejętność. Jak wszystkie umiejętności, będziesz musiał pracować nad jego rozwojem.

Na początku pisanie krótkich e-maili może zająć tyle samo czasu, co pisanie długich e-maili. Jednak nawet jeśli tak jest, pomożesz swoim współpracownikom, klientom lub pracownikom być bardziej produktywnymi, ponieważ dodasz mniej bałaganu do ich skrzynki odbiorczej, co pomoże im szybciej reagować na Ciebie.

Pisząc wyraźnie, będziesz znany jako ktoś, kto wie, czego chce i załatwia sprawy. Oba są dobre dla twoich perspektyw zawodowych.

Czym zajmuje się pisanie jasnych, zwięzłych i profesjonalnych e-maili?

Określ swój cel

Jasne wiadomości e-mail zawsze mają wyraźny cel.

Za każdym razem, gdy siadasz do napisania e-maila, poświęć kilka sekund, aby zadać sobie pytanie: „Dlaczego to wysyłam? Czego oczekuję od odbiorcy?

Jeśli nie możesz odpowiedzieć na te pytania, nie wysyłaj wiadomości e-mail. Pisanie e-maili bez wiedzy o potrzebie marnowania czasu i czasu odbiorcy. Jeśli nie wiesz dokładnie, czego chcesz, trudno będzie Ci wyrazić siebie jasno i zwięźle.

ZOBACZ  Wyślij e-mail do swojego przełożonego: jakiej uprzejmej formuły użyć?

Użyj reguły „Jedna rzecz na raz”

E-maile nie zastępują spotkań. W przypadku spotkań biznesowych im więcej punktów agendy pracujesz, tym bardziej produktywne jest spotkanie.

W przypadku e-maili jest odwrotnie. Im mniej uwzględnisz różne tematy w swoich e-mailach, tym więcej rzeczy będzie zrozumiałych dla rozmówcy.

Dlatego dobrym pomysłem jest praktykowanie zasady „jedna rzecz na raz”. Upewnij się, że każdy wysłany e-mail dotyczy jednej rzeczy. Jeśli potrzebujesz porozumieć się w sprawie innego projektu, napisz kolejnego e-maila.

To także dobry moment, aby zadać sobie pytanie: „Czy ten e-mail jest naprawdę potrzebny?” Ponownie, tylko absolutnie niezbędne wiadomości e-mail świadczą o szacunku osoby, do której wysyłasz e-maile.

Praktyka empatii

Empatia to umiejętność patrzenia na świat oczami innych. Kiedy to robisz, rozumiesz ich myśli i uczucia.

Podczas pisania e-maili pomyśl o swoich słowach z punktu widzenia czytelnika. Wszystko, co napiszesz, zadaj sobie:

  • Jak mogę interpretować to zdanie, jeśli je otrzymałem?
  • Czy zawiera niejednoznaczne warunki do określenia?

To prosta, ale skuteczna korekta sposobu pisania. Myślenie o ludziach, którzy będą Cię czytać, zmieni sposób, w jaki na Ciebie reagują.

Oto empatyczny sposób patrzenia na świat, aby pomóc Ci zacząć. Większość ludzi:

  • Są zajęci. Nie mają czasu na zgadywanie, czego chcesz, a chcieliby móc przeczytać Twoją wiadomość e-mail i szybko na nią odpowiedzieć.
  • Ciesz się komplementem. Jeśli możesz powiedzieć coś pozytywnego na temat ich lub swojej pracy, zrób to. Twoje słowa nie zostaną zmarnowane.
  • Lubię dziękować. Jeśli odbiorca w jakikolwiek sposób Ci pomógł, pamiętaj, aby mu podziękować. Powinieneś to zrobić, nawet jeśli ich zadaniem jest ci pomóc.

Skrócone prezentacje

Kiedy po raz pierwszy wysyłasz do kogoś wiadomość e-mail, musisz powiedzieć odbiorcy, kim jesteś. Zwykle możesz to zrobić w jednym zdaniu. Na przykład: „Miło było cię poznać na [Wydarzeniu X]. »

ZOBACZ  Kiedy twarzą w twarz jest lepszy niż e-mail

Jednym ze sposobów na skrócenie wstępów jest napisanie ich tak, jakbyś spotykał się twarzą w twarz. Nie chciałbyś wdawać się w pięciominutowy monolog, kiedy spotykasz kogoś osobiście. Więc nie rób tego w e-mailu.

Nie wiesz, czy wprowadzenie jest konieczne. Być może już skontaktowałeś się z odbiorcą, ale nie wiesz, czy ona cię zapamiętała. Możesz pozostawić swoje dane uwierzytelniające w swoim podpisie elektronicznym.

Pozwala to uniknąć nieporozumień. Ponowne przedstawienie się komuś, kto już cię zna, wydaje się niegrzeczne. Jeśli nie jest pewna, czy cię zna, możesz pozwolić jej sprawdzić swój podpis.

Ogranicz się do pięciu zdań

W każdym e-mailu, który napiszesz, musisz użyć wystarczającej liczby zdań, aby powiedzieć, czego potrzebujesz, nie więcej. Przydatną praktyką jest ograniczenie się do pięciu zdań.

Mniej niż pięć zdań jest często brutalnych i niegrzecznych, więcej niż pięć zdań traci czas.

Będą chwile, kiedy nie będzie można zachować wiadomości zawierającej pięć zdań. Ale w większości przypadków wystarczy pięć zdań.

Przyjmij dyscyplinę pięciu zdań, a będziesz szybciej pisać e-maile. Otrzymasz także więcej odpowiedzi.

Użyj krótkich słów

W 1946 roku George Orwell radził pisarzom, aby nigdy nie używali długiego słowa tam, gdzie wystarczy krótkie.

Ta rada jest jeszcze bardziej aktualna, zwłaszcza podczas pisania e-maili.

Krótkie słowa oznaczają szacunek dla czytelnika. Używając krótkich słów, sprawiłeś, że twoja wiadomość była łatwa do zrozumienia.

To samo dotyczy krótkich zdań i akapitów. Unikaj pisania dużych bloków tekstu, jeśli chcesz, aby twoja wiadomość była jasna i łatwa do zrozumienia.

Użyj aktywnego głosu

Aktywny głos jest łatwiejszy do odczytania. Zachęca również do działania i odpowiedzialności. Rzeczywiście, w głosie czynnym zdania skupiają się na osobie, która działa. W stronie biernej zdania skupiają się na przedmiocie, na którym się działa. W głosie biernym może to brzmieć, jakby rzeczy dzieły się same. Aktywnie rzeczy dzieją się tylko wtedy, gdy ludzie działają.

ZOBACZ  Odkrycie Cordial Pro Ortogoniczny program retuszujący.

Trzymaj się standardowej struktury

Jaki jest klucz do utrzymania krótkich wiadomości e-mail? Użyj standardowej struktury. Jest to szablon, który możesz śledzić dla każdego e-maila, który napiszesz.

Oprócz zachowania krótkich wiadomości e-mail korzystanie ze standardowej struktury ułatwia szybkie pisanie.

Z biegiem czasu opracujesz strukturę, która będzie działać dla Ciebie. Oto prosta struktura, na którą możesz zacząć:

  • Pozdrowienie
  • Komplement
  • Powód Twojego e-maila
  • Wezwanie do działania
  • Komunikat zamykający (zamykanie)
  • podpis

Przyjrzyjmy się każdemu z nich dogłębnie.

  • To jest pierwsza linia e-maila. „Witaj, [Imię]” to typowe powitanie.

 

  • Kiedy piszesz do kogoś po raz pierwszy, komplement to dobry początek. Dobrze napisany komplement może również służyć jako wprowadzenie. Na przykład :

 

„Podobała mi się twoja prezentacja na [temat] w dniu [data]. »

„Uznałem, że Twój blog na [temat] jest bardzo pomocny. »

„Miło było cię poznać na [wydarzeniu]. »

 

  • Powód Twojego e-maila. W tej sekcji mówisz: „Zamierzam zapytać o…” lub „Zastanawiałem się, czy mógłbyś pomóc w…”. Czasami potrzebujesz dwóch zdań, aby wyjaśnić powody, dla których piszesz.

 

  • Wezwanie do działania. Po wyjaśnieniu przyczyny wiadomości e-mail nie należy zakładać, że odbiorca będzie wiedział, co robić. Podaj szczegółowe instrukcje. Na przykład:

– Czy możesz wysłać mi te pliki do czwartku? »

„Czy mógłbyś to napisać w ciągu najbliższych dwóch tygodni?” "

„Proszę, napisz o tym Yannowi i daj mi znać, kiedy to zrobisz. »

Poprzez uporządkowanie zapytania w formie pytania odbiorca jest proszony o udzielenie odpowiedzi. Możesz też użyć: „daj mi znać, kiedy to zrobiłeś” lub „daj mi znać, jeśli to dla ciebie jest w porządku”. "

 

  • zamknięcie. Przed wysłaniem wiadomości e-mail pamiętaj, aby dołączyć wiadomość zamykającą. Służy to podwójnemu celowi: powtórzeniu wezwania do działania i sprawieniu, by odbiorca poczuł się dobrze.

 

Przykłady dobrych linii zamykających:

„Dzięki za całą twoją pomoc w tej sprawie. "

„Nie mogę się doczekać, kiedy usłyszę, co myślisz. »

„Daj mi znać, jeśli masz jakieś pytania. "

  • Aby dokończyć myślenie o dodaniu podpisu, poprzedzone wiadomością z pozdrowieniami.

Może to być „Z poważaniem”, „Z poważaniem”, „Miłego dnia” lub „Dziękuję”.