E-mail jest jednym z głównych środków komunikacji w środowisku zawodowym. Jednak niektórzy zapominają o zasadach. Biorąc pod uwagę, że e-mail jest uważany za mniej formalny niż list. Ważne jest, aby wiedzieć, że to jednak pozostaje tekstem roboczym, nawet jeśli ma lżejszy lub bardziej przyjazny dla użytkownika styl. Jak odnieść sukces w profesjonalnej wiadomości e-mail? Odkryj praktyki, które należy zastosować do redagowania w zasadach sztuki.

Wiersz tematu e-maila musi być krótki

Pierwszą rzeczą, którą przeczyta odbiorca, jest oczywiście temat wiadomości e-mail. To właściwie jedyny wiersz, który pojawia się w skrzynce odbiorczej. Dlatego musi być zwięzła, precyzyjna i zgrabna. Podobnie musi mieć link z celem wiadomości e-mail (powiadom, poinformuj, zaproś…). Innymi słowy, odbiorca musi szybko zrozumieć, co to jest, po prostu czytając temat.

Temat e-maila może być sformułowany w zdaniu nominalnym, zdaniu bez słowa linku, zdaniu od 5 do 7 słów, zdaniu bez artykułu. Oto kilka przykładów: „prośba o informacje”, „aplikacja na stanowisko…”, „odwołanie szkolenia CSE z 25 stycznia”, „zaproszenie na 10 lat firmy X”, „sprawozdanie ze spotkania z … ”, itp.

Pamiętaj też, że brak tematu może sprawić, że wiadomość e-mail będzie niepożądana.

Formuła startowa

Nazywany również formułą połączenia, oznacza pierwsze słowa wiadomości e-mail. Innymi słowy, to słowa zapewniają kontakt z rozmówcą.

Ta formuła odwołania zależy w szczególności od następujących czynników:

  • Twoja relacja z odbiorcą: czy znasz odbiorcę? Jeśli tak, w którym momencie?
  • Kontekst komunikacji: formalny czy nieformalny?

Jest więc oczywiste, że nie będziesz zwracać się do przełożonego w taki sam sposób, jak zwracasz się do kolegi. Podobnie jest to inna formuła, której użyjesz, zwracając się do nieznajomego.

Zgodnie z formułą odwołania pojawia się pierwsze zdanie e-maila, które musi być powiązane z tematem profesjonalnego pisma.

Treść e-maila

Rozważ użycie techniki odwróconej piramidy do napisania treści wiadomości e-mail. Polega to na rozpoczęciu od głównych informacji e-maila, które najczęściej są tematem e-maila. Następnie będziesz musiał przywoływać inne informacje w sposób malejący, to znaczy od najważniejszych do najmniej istotnych.

Powodem, dla którego powinieneś wybrać tę metodę, jest to, że pierwsza część zdania jest najlepiej czytana i najbardziej zapamiętywana. W 40-wyrazowym zdaniu zwykle pamiętasz tylko 30% pierwszej części.

Twój e-mail powinien być napisany krótkimi zdaniami i profesjonalnym, codziennym językiem. W tym sensie unikaj terminów technicznych i upewnij się, że między zdaniami znajdują się słowa łączące.

Na koniec nie zapomnij o uprzejmym zdaniu, aby zakończyć e-mail. Następnie użyj na koniec krótkiej uprzejmości, dostosowując ją do kontekstu wymiany, ale także do relacji z odbiorcą.