Profesjonalna poczta i kurier: Jaka jest różnica?

Między profesjonalnym e-mailem a listem istnieją dwa podobieństwa. Pisanie musi być wykonane w profesjonalnym stylu, z zachowaniem zasad ortografii i gramatyki. Ale te dwa pisma nie są w tym wszystkim równoważne. Istnieją różnice zarówno pod względem struktury, jak i formuł grzecznościowych. Jeśli jesteś pracownikiem biurowym, który chce poprawić jakość swojego profesjonalnego pisania, jesteś we właściwym miejscu.

Poczta e-mail dla szybszej dystrybucji i większej prostoty

Poczta e-mail przez lata stała się podstawowym narzędziem funkcjonowania firm. Dostosowuje się do większości sytuacji zawodowych, dotyczących wymiany informacji lub dokumentów.

Ponadto e-maile można przeglądać w różnych mediach. Należą do nich komputer, smartfon czy tablet.

Jednak list zawodowy, nawet jeśli jest rzadziej używany, jest uważany za wektor doskonałości w oficjalnych kontaktach.

Listowy i profesjonalny e-mail: różnica w formie

List w porównaniu do e-maila czy profesjonalnego e-maila charakteryzuje formalizm i kodyfikacja. Jako elementy listu możemy przytoczyć wzmiankę o tytule grzecznościowym, przypomnienie o motywach listu, zakończenie, formułę grzecznościową, a także referencje adresata i nadawcy.

ZOBACZ  Jak napisać odpowiedni raport?

Z drugiej strony w e-mailu wniosek nie istnieje. Co do zwrotów grzecznościowych, są one na ogół krótkie. Często spotykamy wyrażenia grzeczności typu „Z poważaniem” czy „Pozdrowienia” z pewnymi odmianami, w przeciwieństwie do tych, które można znaleźć w listach, które są tradycyjnie dłuższe.

Co więcej, w profesjonalnym e-mailu zdania są zwięzłe. Struktura nie jest taka sama jak w liście lub liście.

Struktura profesjonalnych e-maili i listów

Większość profesjonalnych listów składa się z trzech akapitów. Pierwszy akapit przypomina o przeszłości, drugi śledzi obecną sytuację, a trzeci to projekcja w przyszłość. Po tych trzech akapitach postępuj zgodnie z formułą końcową i formułą grzecznościową.

Jeśli chodzi o profesjonalne e-maile, są one również podzielone na trzy części.

Pierwszy akapit określa problem lub potrzebę, podczas gdy drugi akapit dotyczy działania. Jeśli chodzi o akapit trzeci, zawiera dodatkowe przydatne informacje dla odbiorcy.

Należy jednak zauważyć, że kolejność części może się różnić. Zależy to od intencji komunikacyjnej nadawcy lub nadawcy wiadomości e-mail.

W każdym razie, niezależnie od tego, czy jest to profesjonalna wiadomość e-mail, czy list, nie zaleca się używania emotikonów. Zaleca się również, aby nie skracać formuł grzecznościowych, takich jak „Z poważaniem” dla „Cdt” lub „Pozdrowienia” dla „Slt”. Bez względu na to, jak blisko jesteś, zawsze skorzystasz z bycia profesjonalistą ze swoimi korespondentami.