Zidentyfikuj standardowy model dostosowany do twojego celu
Istnieją różne standardowe szablony raportów e-mail używanych w biznesie. Wybór odpowiedniego formatu w oparciu o cel raportu jest niezbędny do jasnego i skutecznego przekazania wiadomości.
W przypadku regularnego raportu monitorującego, takiego jak raport tygodniowy lub miesięczny, wybierz strukturę tabeli z kluczowymi danymi liczbowymi (sprzedaż, produkcja itp.).
W przypadku wniosku o budżet lub zasoby napisz plik podzielony na części ze wstępem, szczegółowymi potrzebami, argumentami i wnioskami.
W sytuacji kryzysowej wymagającej pilnej reakcji postaw na styl bezpośredni i mocny, wymieniając problemy, konsekwencje i działania w kilku szokujących zdaniach.
Niezależnie od modelu zadbaj o formatowanie z napisami, wypunktowaniami, tabelami ułatwiającymi czytanie. Konkretne przykłady poniżej pomogą Ci wybrać najlepszy format dla każdej sytuacji, aby uzyskać profesjonalne i skuteczne raporty e-mail.
Regularny raport z monitoringu w formie tabel
Regularny raport z monitoringu, na przykład miesięczny lub tygodniowy, wymaga przejrzystej i syntetycznej struktury, podkreślającej kluczowe dane.
Format tabelaryczny umożliwia prezentację ważnych wskaźników (sprzedaży, produkcji, współczynnika konwersji itp.) w uporządkowany i czytelny sposób, w kilka sekund.
Dokładnie zatytułuj swoje tabele, np. „Ewolucja sprzedaży internetowej (obrót miesięczny 2022)”. Pamiętaj o podaniu jednostek.
Możesz włączyć elementy wizualne, takie jak grafika, aby wzmocnić przekaz. Upewnij się, że dane są poprawne, a obliczenia poprawne.
Do każdej tabeli lub wykresu dołącz krótki komentarz analizujący główne trendy i wnioski w 2-3 zdaniach.
Format tabeli ułatwia odbiorcy szybkie zapoznanie się z najważniejszymi informacjami. Idealnie nadaje się do regularnych raportów monitoringowych wymagających zbiorczej prezentacji kluczowych danych.
Skuteczny e-mail w przypadku kryzysu
W sytuacji awaryjnej wymagającej szybkiej reakcji zdecyduj się na raport w formie krótkich, mocnych zdań.
Zgłoś problem od samego początku: „Nasz serwer nie działa po ataku, jesteśmy offline”. Następnie szczegółowo opisz wpływ: utracone obroty, dotknięci klienci itp.
Następnie wypisz działania podjęte w celu ograniczenia szkód oraz te, które należy wdrożyć natychmiast. Zakończ pilnym pytaniem lub prośbą: „Czy możemy liczyć na dodatkowe zasoby, aby przywrócić usługę w ciągu 48 godzin?”
W kryzysie kluczowe jest szybkie poinformowanie o trudnościach, konsekwencjach i odpowiedzi w kilku bezpośrednich zdaniach. Twój przekaz musi być krótki i mobilizujący. Mocny styl jest najskuteczniejszy w przypadku tego typu awaryjnych raportów e-mail.
Przykład XNUMX: Szczegółowy miesięczny raport sprzedaży
Poniżej znajduje się szczegółowy raport z naszej marcowej sprzedaży:
- Sprzedaż w sklepie
Sprzedaż w sklepie spadła o 5% w porównaniu z poprzednim miesiącem do 1 250 000 euro. Oto ewolucja według działów:
- Sprzęt AGD: obrót 550 000 €, stabilny
- Dział DIY: obroty 350 000 €, spadek o 3%
- Sekcja ogrodnicza: obroty 300 000 €, spadek o 15%
- Dział kuchni: obroty 50 000 €, wzrost o 10%
Spadek w dziale ogrodniczym tłumaczy się niesprzyjającą pogodą w tym miesiącu. Zwróć uwagę na zachęcający wzrost w dziale kuchni.
- Wyprzedaże online
Sprzedaż na naszej stronie internetowej jest stabilna i wynosi 900 000 €. Udział Mobile wzrósł do 35% sprzedaży online. Dzięki naszej nowej wiosennej kolekcji gwałtownie wzrosła sprzedaż mebli i dekoracji.
- Działania marketingowe
Nasza kampania e-mailowa z okazji Dnia Babci wygenerowała dodatkowy obrót w wysokości 20 000 euro w dziale kuchni.
Nasze działania na portalach społecznościowych wokół wystroju wnętrz również przyczyniły się do wzrostu sprzedaży w tym segmencie.
- Wnioski
Pomimo niewielkiego spadku liczby sklepów nasza sprzedaż pozostaje solidna, napędzana przez e-commerce i ukierunkowane działania marketingowe. Musimy kontynuować nasze wysiłki w zakresie dekoracji i mebli, aby zrekompensować sezonowy spadek w dziale ogrodniczym.
Jestem do Państwa dyspozycji w razie jakichkolwiek wyjaśnień.
Z poważaniem,
Jean Dupont Sprzedawca Sektor wschodni
Drugi przykład: wniosek o dodatkowy budżet na wprowadzenie nowej linii produktów
Mam zaszczyt poprosić o dodatkowy budżet w ramach wprowadzenia naszej nowej gamy produktów zaplanowanej na czerwiec 2024 r.
Ten strategiczny projekt ma na celu rozszerzenie naszej oferty o prężny segment produktów ekologicznych, na który popyt rośnie o 20% rocznie, poprzez zaoferowanie 15 dodatkowych referencji.
Aby zagwarantować powodzenie tego startu, niezbędne jest zmobilizowanie dodatkowych zasobów. Oto moje propozycje liczbowe:
- Tymczasowe wzmocnienie zespołu:
- Rekrutacja 2 pełnoetatowych programistów w ciągu 6 miesięcy do sfinalizowania opakowania i dokumentacji technicznej (koszt: 12000 XNUMX €)
- Wsparcie agencji marketingu cyfrowego przez 3 miesiące przy kampanii internetowej (8000€)
- Kampania marketingowa :
- Budżet medialny na sponsorowanie naszych publikacji w sieciach społecznościowych (5000€)
- Tworzenie i wysyłka mailingów: projekt graficzny, koszty wysyłki dla 3 kampanii (7000€)
- Testy konsumenckie:
- Organizacja paneli konsumenckich w celu zebrania opinii na temat produktów (4000€)
To łącznie 36 000 euro na rozmieszczenie zasobów ludzkich i marketingowych niezbędnych do powodzenia tego strategicznego uruchomienia.
Jestem do Państwa dyspozycji, aby omówić to podczas naszego następnego spotkania.
Do czasu powrotu
Z poważaniem,
John Dupont
Menadżer projektu
Trzeci przykład: Miesięczny raport z działalności działu sprzedaży
Poniżej przedstawiamy sprawozdanie z działalności naszego działu sprzedaży za marzec:
- Wizyty w poszukiwaniu potencjalnych klientów: Nasi przedstawiciele handlowi skontaktowali się z 25 potencjalnymi klientami zidentyfikowanymi w naszych aktach klientów. Ustalono 12 terminów.
- Oferty wysłane: Wysłaliśmy 10 ofert handlowych na flagowe produkty z naszego katalogu, z czego 3 zostały już przekonwertowane.
- Targi: Nasze stoisko na targach Expopharm przyciągnęło około 200 osób. Przekształciliśmy 15 z nich w przyszłe spotkania.
- Szkolenie: Nasza nowa współpracownica, Lena, wzięła udział w tygodniowym szkoleniu terenowym z Markiem, aby zapoznać się z naszymi produktami i ofertami sprzedaży.
- Cele: Nasz cel handlowy 20 nowych kontraktów w ciągu miesiąca został osiągnięty. Wygenerowany obrót wynosi 30 000 €.
Kontynuujemy nasze wysiłki, aby rozwijać listę naszych klientów, nie wahaj się przesłać mi swoich rekomendacji.
Z poważaniem,
Kierownik sprzedaży Jean Dupont
Przykład czwarty: Szczegółowy tygodniowy raport z działalności — Piekarnia w supermarkecie
Poniżej szczegółowe sprawozdanie z działalności naszej piekarni za tydzień 1-7 marca:
Produkcja:
- Produkowaliśmy średnio 350 tradycyjnych bagietek dziennie, w sumie 2100 w ciągu tygodnia.
- Ogólny wolumen wzrósł o 5% dzięki naszemu nowemu piecowi, co pozwala nam zaspokoić rosnący popyt.
- Urozmaicenie naszej oferty pieczywa specjalnego (wiejskie, pełnoziarniste, zbożowe) owocuje. Upiekliśmy 750 w tym tygodniu.
wentylacja:
- Całkowity obrót wynosi 2500 €, stabilnie w porównaniu z zeszłym tygodniem.
- Naszym bestsellerem pozostają wypieki wiedeńskie (680 euro), następnie dania obiadowe (550 euro) i tradycyjny chleb (430 euro).
- Sprzedaż w niedzielę rano była szczególnie wysoka (obrót 1200 €) dzięki specjalnej ofercie brunchowej.
Dostarczać :
- Odbiór 50kg mąki i 25kg masła. Zapasy są wystarczające.
- Zastanawiam się nad zamówieniem jajek i drożdży na przyszły tydzień.
pracownicy:
- Julie będzie na wakacjach w przyszłym tygodniu, zreorganizuję harmonogramy.
- Dzięki Bastienowi, który oferuje nadgodziny na sprzedaż.
Problemy:
- Awaria mechanizmu wrzutowego we wtorek rano, naprawiana w ciągu dnia przez elektryka.
Z poważaniem,
Menedżer Jean Dupont
Piąty przykład: Pilny problem – awaria oprogramowania księgowego
Dziś rano nasz program księgowy ma błędy uniemożliwiające wprowadzanie faktur i monitorowanie księgi głównej.
Nasz dostawca usług IT, z którym się kontaktowałem, potwierdza, że chodzi o ostatnią aktualizację. Pracują nad poprawką.
W międzyczasie nie możemy rejestrować transakcji, a monitoring gotówki jest zakłócony. Ryzykujemy, że bardzo szybko zostaniemy w tyle.
Aby tymczasowo rozwiązać problem:
- Zapisz swoje faktury/wydatki w awaryjnym pliku Excel, który odzyskam
- W przypadku zapytań klientów zadzwoń do mnie, aby zweryfikować konta na żywo
- Dokładam wszelkich starań, aby na bieżąco informować o postępach.
Nasz usługodawca jest w pełni zmobilizowany i ma nadzieję rozwiązać ten problem w ciągu maksymalnie 48 godzin. Wiem, że ta usterka jest zła, dziękuję za zrozumienie. Proszę dać mi znać o wszelkich pilnych sprawach.
Z poważaniem,
Jean Dupont Księgowy