Zidentyfikuj standardowy model dostosowany do twojego celu

Istnieją różne standardowe szablony raportów e-mail używanych w biznesie. Wybór odpowiedniego formatu w oparciu o cel raportu jest niezbędny do jasnego i skutecznego przekazania wiadomości.

W przypadku regularnego raportu monitorującego, takiego jak raport tygodniowy lub miesięczny, wybierz strukturę tabeli z kluczowymi danymi liczbowymi (sprzedaż, produkcja itp.).

W przypadku wniosku o budżet lub zasoby napisz plik podzielony na części ze wstępem, szczegółowymi potrzebami, argumentami i wnioskami.

W sytuacji kryzysowej wymagającej pilnej reakcji postaw na styl bezpośredni i mocny, wymieniając problemy, konsekwencje i działania w kilku szokujących zdaniach.

Niezależnie od modelu zadbaj o formatowanie z napisami, wypunktowaniami, tabelami ułatwiającymi czytanie. Konkretne przykłady poniżej pomogą Ci wybrać najlepszy format dla każdej sytuacji, aby uzyskać profesjonalne i skuteczne raporty e-mail.

Regularny raport z monitoringu w formie tabel

Regularny raport z monitoringu, na przykład miesięczny lub tygodniowy, wymaga przejrzystej i syntetycznej struktury, podkreślającej kluczowe dane.

Format tabelaryczny umożliwia prezentację ważnych wskaźników (sprzedaży, produkcji, współczynnika konwersji itp.) w uporządkowany i czytelny sposób, w kilka sekund.

Dokładnie zatytułuj swoje tabele, np. „Ewolucja sprzedaży internetowej (obrót miesięczny 2022)”. Pamiętaj o podaniu jednostek.

Możesz włączyć elementy wizualne, takie jak grafika, aby wzmocnić przekaz. Upewnij się, że dane są poprawne, a obliczenia poprawne.

Do każdej tabeli lub wykresu dołącz krótki komentarz analizujący główne trendy i wnioski w 2-3 zdaniach.

Format tabeli ułatwia odbiorcy szybkie zapoznanie się z najważniejszymi informacjami. Idealnie nadaje się do regularnych raportów monitoringowych wymagających zbiorczej prezentacji kluczowych danych.

Skuteczny e-mail w przypadku kryzysu

W sytuacji awaryjnej wymagającej szybkiej reakcji zdecyduj się na raport w formie krótkich, mocnych zdań.

Zgłoś problem od samego początku: „Nasz serwer nie działa po ataku, jesteśmy offline”. Następnie szczegółowo opisz wpływ: utracone obroty, dotknięci klienci itp.

Następnie wypisz działania podjęte w celu ograniczenia szkód oraz te, które należy wdrożyć natychmiast. Zakończ pilnym pytaniem lub prośbą: „Czy możemy liczyć na dodatkowe zasoby, aby przywrócić usługę w ciągu 48 godzin?”

W kryzysie kluczowe jest szybkie poinformowanie o trudnościach, konsekwencjach i odpowiedzi w kilku bezpośrednich zdaniach. Twój przekaz musi być krótki i mobilizujący. Mocny styl jest najskuteczniejszy w przypadku tego typu awaryjnych raportów e-mail.

 

Przykład XNUMX: Szczegółowy miesięczny raport sprzedaży

Państwo,

Poniżej znajduje się szczegółowy raport z naszej marcowej sprzedaży:

  1. Sprzedaż w sklepie

Sprzedaż w sklepie spadła o 5% w porównaniu z poprzednim miesiącem do 1 250 000 euro. Oto ewolucja według działów:

  • Sprzęt AGD: obrót 550 000 €, stabilny
  • Dział DIY: obroty 350 000 €, spadek o 3%
  • Sekcja ogrodnicza: obroty 300 000 €, spadek o 15%
  • Dział kuchni: obroty 50 000 €, wzrost o 10%

Spadek w dziale ogrodniczym tłumaczy się niesprzyjającą pogodą w tym miesiącu. Zwróć uwagę na zachęcający wzrost w dziale kuchni.

  1. Wyprzedaże online

Sprzedaż na naszej stronie internetowej jest stabilna i wynosi 900 000 €. Udział Mobile wzrósł do 35% sprzedaży online. Dzięki naszej nowej wiosennej kolekcji gwałtownie wzrosła sprzedaż mebli i dekoracji.

  1. Działania marketingowe

Nasza kampania e-mailowa z okazji Dnia Babci wygenerowała dodatkowy obrót w wysokości 20 000 euro w dziale kuchni.

Nasze działania na portalach społecznościowych wokół wystroju wnętrz również przyczyniły się do wzrostu sprzedaży w tym segmencie.

  1. Wnioski

Pomimo niewielkiego spadku liczby sklepów nasza sprzedaż pozostaje solidna, napędzana przez e-commerce i ukierunkowane działania marketingowe. Musimy kontynuować nasze wysiłki w zakresie dekoracji i mebli, aby zrekompensować sezonowy spadek w dziale ogrodniczym.

Jestem do Państwa dyspozycji w razie jakichkolwiek wyjaśnień.

Z poważaniem,

Jean Dupont Sprzedawca Sektor wschodni

Drugi przykład: wniosek o dodatkowy budżet na wprowadzenie nowej linii produktów

 

Pani Dyrektor Generalna,

Mam zaszczyt poprosić o dodatkowy budżet w ramach wprowadzenia naszej nowej gamy produktów zaplanowanej na czerwiec 2024 r.

Ten strategiczny projekt ma na celu rozszerzenie naszej oferty o prężny segment produktów ekologicznych, na który popyt rośnie o 20% rocznie, poprzez zaoferowanie 15 dodatkowych referencji.

Aby zagwarantować powodzenie tego startu, niezbędne jest zmobilizowanie dodatkowych zasobów. Oto moje propozycje liczbowe:

  1. Tymczasowe wzmocnienie zespołu:
  • Rekrutacja 2 pełnoetatowych programistów w ciągu 6 miesięcy do sfinalizowania opakowania i dokumentacji technicznej (koszt: 12000 XNUMX €)
  • Wsparcie agencji marketingu cyfrowego przez 3 miesiące przy kampanii internetowej (8000€)
  1. Kampania marketingowa :
  • Budżet medialny na sponsorowanie naszych publikacji w sieciach społecznościowych (5000€)
  • Tworzenie i wysyłka mailingów: projekt graficzny, koszty wysyłki dla 3 kampanii (7000€)
  1. Testy konsumenckie:
  • Organizacja paneli konsumenckich w celu zebrania opinii na temat produktów (4000€)

To łącznie 36 000 euro na rozmieszczenie zasobów ludzkich i marketingowych niezbędnych do powodzenia tego strategicznego uruchomienia.

Jestem do Państwa dyspozycji, aby omówić to podczas naszego następnego spotkania.

Do czasu powrotu

Z poważaniem,

John Dupont

Menadżer projektu

 

Trzeci przykład: Miesięczny raport z działalności działu sprzedaży

 

Szanowna Pani Durand,

Poniżej przedstawiamy sprawozdanie z działalności naszego działu sprzedaży za marzec:

  • Wizyty w poszukiwaniu potencjalnych klientów: Nasi przedstawiciele handlowi skontaktowali się z 25 potencjalnymi klientami zidentyfikowanymi w naszych aktach klientów. Ustalono 12 terminów.
  • Oferty wysłane: Wysłaliśmy 10 ofert handlowych na flagowe produkty z naszego katalogu, z czego 3 zostały już przekonwertowane.
  • Targi: Nasze stoisko na targach Expopharm przyciągnęło około 200 osób. Przekształciliśmy 15 z nich w przyszłe spotkania.
  • Szkolenie: Nasza nowa współpracownica, Lena, wzięła udział w tygodniowym szkoleniu terenowym z Markiem, aby zapoznać się z naszymi produktami i ofertami sprzedaży.
  • Cele: Nasz cel handlowy 20 nowych kontraktów w ciągu miesiąca został osiągnięty. Wygenerowany obrót wynosi 30 000 €.

Kontynuujemy nasze wysiłki, aby rozwijać listę naszych klientów, nie wahaj się przesłać mi swoich rekomendacji.

Z poważaniem,

Kierownik sprzedaży Jean Dupont

 

Przykład czwarty: Szczegółowy tygodniowy raport z działalności — Piekarnia w supermarkecie

 

Koledzy Chers,

Poniżej szczegółowe sprawozdanie z działalności naszej piekarni za tydzień 1-7 marca:

Produkcja:

  • Produkowaliśmy średnio 350 tradycyjnych bagietek dziennie, w sumie 2100 w ciągu tygodnia.
  • Ogólny wolumen wzrósł o 5% dzięki naszemu nowemu piecowi, co pozwala nam zaspokoić rosnący popyt.
  • Urozmaicenie naszej oferty pieczywa specjalnego (wiejskie, pełnoziarniste, zbożowe) owocuje. Upiekliśmy 750 w tym tygodniu.

wentylacja:

  • Całkowity obrót wynosi 2500 €, stabilnie w porównaniu z zeszłym tygodniem.
  • Naszym bestsellerem pozostają wypieki wiedeńskie (680 euro), następnie dania obiadowe (550 euro) i tradycyjny chleb (430 euro).
  • Sprzedaż w niedzielę rano była szczególnie wysoka (obrót 1200 €) dzięki specjalnej ofercie brunchowej.

Dostarczać :

  • Odbiór 50kg mąki i 25kg masła. Zapasy są wystarczające.
  • Zastanawiam się nad zamówieniem jajek i drożdży na przyszły tydzień.

pracownicy:

  • Julie będzie na wakacjach w przyszłym tygodniu, zreorganizuję harmonogramy.
  • Dzięki Bastienowi, który oferuje nadgodziny na sprzedaż.

Problemy:

  • Awaria mechanizmu wrzutowego we wtorek rano, naprawiana w ciągu dnia przez elektryka.

Z poważaniem,

Menedżer Jean Dupont

 

Piąty przykład: Pilny problem – awaria oprogramowania księgowego

 

Bonjour à tous,

Dziś rano nasz program księgowy ma błędy uniemożliwiające wprowadzanie faktur i monitorowanie księgi głównej.

Nasz dostawca usług IT, z którym się kontaktowałem, potwierdza, że ​​chodzi o ostatnią aktualizację. Pracują nad poprawką.

W międzyczasie nie możemy rejestrować transakcji, a monitoring gotówki jest zakłócony. Ryzykujemy, że bardzo szybko zostaniemy w tyle.

Aby tymczasowo rozwiązać problem:

  • Zapisz swoje faktury/wydatki w awaryjnym pliku Excel, który odzyskam
  • W przypadku zapytań klientów zadzwoń do mnie, aby zweryfikować konta na żywo
  • Dokładam wszelkich starań, aby na bieżąco informować o postępach.

Nasz usługodawca jest w pełni zmobilizowany i ma nadzieję rozwiązać ten problem w ciągu maksymalnie 48 godzin. Wiem, że ta usterka jest zła, dziękuję za zrozumienie. Proszę dać mi znać o wszelkich pilnych sprawach.

Z poważaniem,

Jean Dupont Księgowy