Przyjazne dla wydruku, PDF i e-mail

Napisz, aby przeczytać

Kolega właśnie wysłał ci z opisem dotyczące spotkania, które masz za godzinę. E-mail ma zawierać kluczowe informacje, które musisz przedstawić w ramach ważnego projektu.

Ale jest problem: poczta jest tak źle napisana, że ​​nie możesz znaleźć potrzebnych danych. Istnieją błędy ortograficzne i niepełne zdania. Ustępy są tak długie i mylące, że potrzebujesz trzy razy dłużej niż to konieczne, aby znaleźć potrzebne informacje. W rezultacie nie jesteś przygotowany na spotkanie i nie idzie tak gładko, jak chcesz.

Czy kiedykolwiek spotkałeś się z sytuacją podobną do tej? W przeciążonym świecie informacji ważne jest, aby komunikować się jasno, zwięźle i skutecznie. Ludzie nie mają czasu na czytanie e-maili o długości książki i nie mają cierpliwości do interpretowania źle skonstruowanych e-maili i wszędzie tam, gdzie przydatne są informacje.

Plus twój umiejętność pisania są dobre, tym bardziej dobrze się czujesz sam, w tym szefowi, współpracownikom i klientom. Nigdy nie wiesz, jak daleko posiądą te dobre wrażenia.

W tym artykule zobaczymy, jak możesz poprawić swoje umiejętności pisania i uniknąć typowych błędów.

Odbiorcy i format

Pierwszym krokiem do wyraźnego napisania jest wybór odpowiedniego formatu. Czy chcesz wysłać nieformalny e-mail? Napisz szczegółowy raport? Lub napisać list formalny?

Format, a także publiczność, określą Twój „głos piszący” - to znaczy, jak formalny lub zrelaksowany powinien być ton. Na przykład, jeśli piszesz wiadomość e-mail do potencjalnego klienta, czy powinna mieć taki sam ton jak wiadomość e-mail do znajomego?

Zdecydowanie nie.

Zacznij od określenia, kto przeczyta Twoją wiadomość. Czy jest skierowany do kierowników wyższego szczebla, całego zespołu czy małej grupy pracującej nad określonym plikiem? We wszystkim, co piszesz, czytelnicy lub odbiorcy powinni określać Twój ton, a także aspekty treści.

ZOBACZ  Zakaz błędów ortograficznych w pracy

Skład i styl

Kiedy już wiesz, co piszesz i do kogo piszesz, musisz zacząć pisać.

Pusty, biały ekran komputera często bywa zastraszający. Łatwo utknąć, bo nie wiesz, jak zacząć. Wypróbuj poniższe wskazówki dotyczące komponowania i formatowania dokumentu:

 

  • Zacznij od swoich odbiorcówNie zapominaj, że twoi czytelnicy mogą nie wiedzieć nic o tym, co im mówisz. Co muszą wiedzieć najpierw?
  • Utwórz planJest to szczególnie przydatne w przypadku pisania dłuższego dokumentu, takiego jak raport, prezentacja lub przemówienie. Kontury ułatwiają identyfikację kroków, które należy wykonać w celu uporządkowania i podzielenia zadania na możliwe do zarządzania informacje.
  • Spróbuj trochę empatiiNa przykład, jeśli piszesz e-maile sprzedażowe dla potencjalnych klientów, dlaczego mieliby dbać o swój produkt lub skoku sprzedaży? Jakie są korzyści dla nich? Zapamiętaj potrzeby swoich odbiorców przez cały czas.
  • Użyj trójkąta retorycznegoJeśli próbujesz przekonać kogoś do zrobienia czegoś, upewnij się, że wyjaśnisz, dlaczego ludzie powinni Cię wysłuchać, przekazać wiadomość, aby zaangażować swoich odbiorców i przedstawić informacje w sposób racjonalny i konsekwentny.
  • Zidentyfikuj swój główny motyw: Jeśli masz trudności z określeniem głównego tematu wiadomości, udawaj, że masz 15 sekund na wyjaśnienie Twojej lokalizacji. Co mówisz? To prawdopodobnie Twój główny motyw.
  • Użyj prostego języka: O ile nie pisze się artykułu naukowego, ogólnie lepiej jest używać prostego języka, bezpośredniego języka. Nie używaj długich słów, żeby zaimponować ludziom.

Structure

Twój dokument powinien być jak najbardziej przyjazny dla użytkownika. W miarę możliwości używaj tytułów, napisów, wypunktowań i liczb, aby oddzielić tekst.

W końcu, co jest łatwiejsze do odczytania: strona wypełniona długimi akapitami lub strona podzielona na krótkie akapity z nagłówkami sekcji i punktorami? Dokument, który jest łatwy do skanowania, będzie czytany częściej niż dokument z długimi, gęstymi akapitami.

ZOBACZ  Udana profesjonalna wiadomość e-mail podlega kilku kryteriom

Nagłówki powinny przyciągać uwagę czytelnika. Przy pomocy pytań często jest to dobry pomysł, zwłaszcza w tekstach reklamowych, ponieważ pytania sprawiają, że czytelnik jest zainteresowany i ciekawy.

W wiadomościach e-mail i propozycjach używaj krótkich, rzeczowych tytułów i napisów, takich jak te w tym artykule.

Dodawanie grafiki to również inteligentny sposób na oddzielenie tekstu. Te wizualne pomoce nie tylko pozwalają czytelnikowi skupić się na treści, ale również przekazują ważne informacje znacznie szybciej niż tekst.

Błędy gramatyczne

Prawdopodobnie wiesz, że błędy w wiadomości e-mail sprawią, że Twoja praca będzie wyglądać nieprofesjonalnie. Ważne jest, aby unikać dużych błędów, uzyskując moduł sprawdzania pisowni i poprawiając pisownię tak bardzo, jak to możliwe.

Oto kilka przykładów często używanych słów:

 

  • Wysyłam / wysyłam / wysyłam ciebie

 

Czasownik "wysłać" będący czasownikiem pierwszej grupy, zawsze będzie pisany w pierwszej osobie liczby pojedynczej "wysyłam" z "e". "Przesyłka" bez "e" to nazwa ("przesyłka") i może być liczbą mnogą: "przesyłki".

 

  • Dołączam do ciebie / dołączam do ciebie

 

Zawsze będzie napisane "dołączam do ciebie" z "s". "Połączenie" z "t" to koniugacja trzeciej osoby liczby pojedynczej "on dołącza".

 

  • Termin / ostateczny termin

 

Nawet jeśli "zderzak" jest przymocowany do kobiecego imienia, nie poddawaj się pokusie i zawsze pisz "zderzak" bez "e".

 

  • Zalecenie / zalecenie

 

Jeśli w języku angielskim napiszemy "zalecenie" z "e", po francusku zawsze piszemy "zalecenie" z "a".

 

  • Czy jest / jest tam / jest?

 

Dodajemy eufoniczne „t” w formułach pytających, aby ułatwić wymowę i zapobiec występowaniu po sobie dwóch samogłosek. Będziemy więc pisać „czy tam jest”.

 

  • Pod względem / w zakresie

 

Nigdy nie pisze się "w kategoriach" bez "s". Rzeczywiście zawsze istnieje kilka "terminów" w użyciu tego wyrażenia.

ZOBACZ  Poznaj kody użycia w kontekście zawodowym

 

  • Wśród / wśród

 

Uważaj, aby nie wprowadzić w błąd przez słowo "except", które kończy się na "s". Nigdy nie pisze się "pośród" z "s". Jest to przyimek i jest niezmienny.

 

  • Zgodnie z ustaleniami / zgodnie z ustaleniami

 

Nawet przymocowany do kobiecego imienia, "jak uzgodniono", zawsze jest niezmienny i nigdy nie przyjmuje "e".

 

  • Konserwacja / serwis

Nie mylić nazwy i czasownika. Nazwa "wywiad" bez "t" opisuje wymianę lub "rozmowę o pracę". Czasownik skoniugowany w trzeciej osobie pojedynczej "utrzymuje" jest używany, jeśli chodzi o działanie polegające na utrzymaniu czegoś.

Niektórzy czytelnicy nie będą doskonali w pisowni i gramatyce. Mogą nie zauważyć, jeśli popełnisz te błędy. Ale nie używaj tego jako wymówki: zwykle będą ludzie, zwłaszcza starsi menedżerowie, którzy zauważą!

Z tego powodu wszystko, co napiszesz, musi mieć jakość akceptowalną dla wszystkich czytelników.

weryfikacja

Wróg dobrego korekty to szybkość. Wiele osób spieszy się przeglądać swoje e-maile, ale w ten sposób tracisz błędy. Postępuj zgodnie z tymi instrukcjami, aby sprawdzić, co napisałeś:

  • Sprawdź nagłówki i stopki: Ludzie często ignorują je, aby skupić się tylko na tekście. To nie dlatego, że nagłówki są grube i tłuste, że są wolne od błędów!
  • Przeczytaj e-mail na głos: To zmusza cię do zwolnienia, co oznacza, że ​​masz większe szanse na wykrycie błędów.
  • Użyj palca, aby śledzić tekst podczas czytania: To kolejna rzecz, która pomaga ci zwolnić.
  • Zacznij na końcu tekstu: Ponownie przeczytaj zdanie od końca do początku, pomaga skupić się na błędach, a nie na treści.