Napisz, aby przeczytać
Kolega właśnie wysłał Ci wiadomość e-mail o spotkaniu, które masz za godzinę. E-mail ma zawierać kluczowe informacje, które musisz przedstawić w ramach ważnego projektu.
Ale jest problem: e-mail jest tak źle napisany, że nie możesz znaleźć potrzebnych danych. Występują błędy ortograficzne i niekompletne zdania. Akapity są tak długie i mylące, że znalezienie potrzebnych informacji zajmuje trzy razy dłużej. W rezultacie jesteś nieprzygotowany do spotkania i nie idzie tak dobrze, jak się spodziewałeś.
Czy kiedykolwiek spotkałeś się z podobną sytuacją? W świecie przeładowanym informacjami niezbędna jest jasna, zwięzła i skuteczna komunikacja. Ludzie nie mają czasu na czytanie e-maili obejmujących całe książki i nie mają cierpliwości do interpretowania e-maili, które są źle skonstruowane i gdzie przydatne informacje są rozrzucone po całym miejscu.
Plus twój umiejętność pisania są dobre, tym lepsze wrażenie zrobisz na otaczających Cię osobach, w tym na szefie, współpracownikach i klientach. Nigdy nie wiesz, jak daleko zaprowadzą Cię te dobre wrażenia.
W tym artykule zobaczymy, jak możesz poprawić swoje umiejętności pisania i uniknąć typowych błędów.
Odbiorcy i format
Pierwszym krokiem do jasnego pisania jest wybór odpowiedniego formatu. Czy musisz wysłać nieformalną wiadomość e-mail? Napisz szczegółowy raport? Lub napisać oficjalny list?
Format, wraz z publicznością, określi twój „głos pisania”, tj. jak formalny lub zrelaksowany powinien być ton. Na przykład, jeśli piszesz e-mail do potencjalnego klienta, czy powinien on mieć ten sam ton, co e-mail do znajomego?
Zdecydowanie nie.
Zacznij od określenia, kto przeczyta Twoją wiadomość. Czy jest to dla kadry kierowniczej wyższego szczebla, całego zespołu, czy małej grupy pracującej nad konkretnym plikiem? We wszystkim, co piszesz, Twoi czytelnicy lub odbiorcy muszą określić Twój ton, a także aspekty treści.
Skład i styl
Kiedy już wiesz, co piszesz i do kogo piszesz, musisz zacząć pisać.
Pusty, biały ekran komputera często przeraża. Łatwo utknąć, ponieważ nie wiesz, jak zacząć. Wypróbuj te wskazówki dotyczące redagowania i formatowania dokumentu:
- Zacznij od swoich odbiorców: Pamiętaj, że Twoi czytelnicy mogą nic nie wiedzieć o tym, co im powiesz. Co powinni wiedzieć najpierw?
- Utwórz plan: Jest to szczególnie przydatne, jeśli piszesz dłuższy dokument, taki jak raport, prezentacja lub przemówienie. Kontury pomagają określić, które kroki należy wykonać w jakiej kolejności i podzielić zadanie na łatwe do zarządzania informacje.
- Spróbuj trochę empatii: Na przykład, jeśli piszesz sprzedażowy e-mail do potencjalnych klientów, dlaczego mieliby dbać o Twój produkt lub reklamę? Jaka jest dla nich korzyść? Pamiętaj o potrzebach swoich odbiorców przez cały czas.
- Użyj trójkąta retorycznego: Jeśli próbujesz przekonać kogoś do zrobienia czegoś, wyjaśnij, dlaczego ludzie powinni cię słuchać, przedstaw swój punkt widzenia w sposób, który zaangażuje odbiorców i przedstawi informacje w sposób racjonalny i spójny.
- Zidentyfikuj swój główny motyw: Jeśli masz trudności ze zdefiniowaniem głównego tematu swojej wiadomości, udawaj, że masz 15 sekund na wyjaśnienie swojego stanowiska. Co mówisz ? To jest prawdopodobnie twój główny temat.
- Użyj prostego języka: O ile nie piszesz artykułu naukowego, zwykle najlepiej jest używać prostego, nieskomplikowanego języka. Nie używaj długich słów tylko po to, by zaimponować ludziom.
Structure
Twój dokument powinien być jak najbardziej przyjazny dla użytkownika. W miarę możliwości używaj tytułów, napisów, wypunktowań i liczb, aby oddzielić tekst.
W końcu, co mogłoby być łatwiejsze do odczytania: strona wypełniona długimi akapitami czy strona podzielona na krótkie akapity z nagłówkami sekcji i punktorami? Dokument łatwy do zeskanowania będzie czytany częściej niż dokument z długimi, gęstymi akapitami.
Nagłówki powinny przyciągnąć uwagę czytelnika. Używanie pytań jest często dobrym pomysłem, zwłaszcza w tekście reklamy, ponieważ pytania pomagają utrzymać zainteresowanie i ciekawość czytelnika.
W wiadomościach e-mail i propozycjach używaj krótkich, rzeczowych tytułów i napisów, takich jak te w tym artykule.
Dodawanie grafiki to również inteligentny sposób na oddzielenie tekstu. Te wizualne pomoce nie tylko pozwalają czytelnikowi skupić się na treści, ale również przekazują ważne informacje znacznie szybciej niż tekst.
Błędy gramatyczne
Zapewne wiesz, że błędy w e-mailu sprawią, że Twoja praca będzie wyglądać nieprofesjonalnie. Bardzo ważne jest, aby uniknąć poważnych błędów poprzez sprawdzenie pisowni i poprawienie pisowni tak często, jak to możliwe.
Oto kilka przykładów często używanych słów:
- Wysyłam / wysyłam / wysyłam ciebie
Czasownik "wysłać" będący czasownikiem pierwszej grupy, zawsze będzie pisany w pierwszej osobie liczby pojedynczej "wysyłam" z "e". "Przesyłka" bez "e" to nazwa ("przesyłka") i może być liczbą mnogą: "przesyłki".
- Dołączam do ciebie / dołączam do ciebie
Zawsze będzie napisane "dołączam do ciebie" z "s". "Połączenie" z "t" to koniugacja trzeciej osoby liczby pojedynczej "on dołącza".
- Termin / ostateczny termin
Nawet jeśli "zderzak" jest przymocowany do kobiecego imienia, nie poddawaj się pokusie i zawsze pisz "zderzak" bez "e".
- Zalecenie / zalecenie
Jeśli w języku angielskim napiszemy "zalecenie" z "e", po francusku zawsze piszemy "zalecenie" z "a".
- Czy jest / jest tam / jest?
Dodajemy eufoniczne „t” w formułach pytających, aby ułatwić wymowę i zapobiec występowaniu po sobie dwóch samogłosek. Będziemy więc pisać „czy tam jest”.
- Pod względem / w zakresie
Nigdy nie pisze się "w kategoriach" bez "s". Rzeczywiście zawsze istnieje kilka "terminów" w użyciu tego wyrażenia.
- Wśród / wśród
Uważaj, aby nie wprowadzić w błąd przez słowo "except", które kończy się na "s". Nigdy nie pisze się "pośród" z "s". Jest to przyimek i jest niezmienny.
- Zgodnie z ustaleniami / zgodnie z ustaleniami
Nawet przymocowany do kobiecego imienia, "jak uzgodniono", zawsze jest niezmienny i nigdy nie przyjmuje "e".
- Konserwacja / serwis
Nie mylić nazwy i czasownika. Nazwa "wywiad" bez "t" opisuje wymianę lub "rozmowę o pracę". Czasownik skoniugowany w trzeciej osobie pojedynczej "utrzymuje" jest używany, jeśli chodzi o działanie polegające na utrzymaniu czegoś.
Niektórzy czytelnicy nie będą doskonali w pisowni i gramatyce. Mogą nie zauważyć, jeśli popełnisz te błędy. Ale nie używaj tego jako wymówki: zwykle będą ludzie, zwłaszcza starsi menedżerowie, którzy zauważą!
Z tego powodu wszystko, co piszesz, powinno mieć akceptowalną jakość dla wszystkich czytelników.
weryfikacja
Wrogiem dobrej korekty jest szybkość. Wiele osób spieszy się z e-mailami, ale w ten sposób przegapiasz błędy. Postępuj zgodnie z tymi instrukcjami, aby zweryfikować to, co napisałeś:
- Sprawdź nagłówki i stopki: Ludzie często je ignorują, skupiając się tylko na tekście. To, że nagłówki są duże i pogrubione, nie oznacza, że są wolne od błędów!
- Przeczytaj e-mail na głos: To zmusza cię do zwolnienia, co oznacza, że masz większe szanse na wykrycie błędów.
- Użyj palca, aby śledzić tekst podczas czytania: To kolejna rzecz, która pomaga ci zwolnić.
- Zacznij na końcu tekstu: Ponownie przeczytaj zdanie od końca do początku, pomaga skupić się na błędach, a nie na treści.
