Przeciętny francuski pracownik spędza około ćwierć tygodnia, przeglądając setki e-maili, które każdego dnia wysyła i odbiera.

Jednak pomimo tego, że utknęliśmy w skrzynce pocztowej przez większość czasu, wielu z nas, nawet najbardziej profesjonalnych, wciąż nie wie, jak korzystać z e-mail odpowiednio.

W rzeczywistości, biorąc pod uwagę liczbę wiadomości, które czytamy i piszemy każdego dnia, z większym prawdopodobieństwem popełnimy krępujące błędy, które mogą mieć poważne konsekwencje biznesowe.

W tym artykule zdefiniowaliśmy zasady "cyberkursu", o którym wiemy najbardziej.

Dołącz jasny i bezpośredni temat

Przykłady dobrego wiersza tematu to „Zmieniona data spotkania”, „Szybkie pytanie dotyczące prezentacji” lub „Sugestie dotyczące propozycji”.

Ludzie często decydują się na otwarcie wiadomości e-mail na podstawie tematu, wybierają taką, która informuje czytelników, że zajmujesz się ich problemami lub problemami związanymi z pracą.

Użyj profesjonalnego adresu e-mail

Jeśli pracujesz dla firmy, musisz użyć swojego firmowego adresu e-mail. Ale jeśli korzystasz z osobistego konta e-mail, niezależnie od tego, czy pracujesz na własny rachunek, czy też lubisz używać go okazjonalnie do korespondencji biznesowej, powinieneś zachować ostrożność przy wyborze tego adresu.

Zawsze powinieneś mieć adres e-mail z Twoim imieniem i nazwiskiem, aby odbiorca dokładnie wiedział, kto wysyła e-mail. Nigdy nie używaj adresu e-mail, który nie nadaje się do pracy.

Zastanów się dwa razy, zanim klikniesz „odpowiedz wszystkim”

Nikt nie chce czytać e-maili 20 osób, które nie mają z nimi nic wspólnego. Ignorowanie wiadomości e-mail może być trudne, ponieważ wiele osób otrzymuje powiadomienia o nowych wiadomościach na smartfonie lub rozpraszające się wyskakujące okienka na ekranie komputera. Powstrzymaj się od klikania „odpowiedz wszystkim”, chyba że uważasz, że wszyscy na liście powinni otrzymać wiadomość e-mail.

Dołącz blok podpisu

Podaj czytelnikowi informacje o sobie. Zazwyczaj podaj swoje imię i nazwisko, tytuł, nazwę firmy i informacje kontaktowe, w tym numer telefonu. Możesz też dodać trochę reklamy dla siebie, ale nie przesadzaj z powiedzeniami lub ilustracjami.

Użyj tej samej czcionki, rozmiaru i koloru, co w pozostałej części e-maila.

Skorzystaj z profesjonalnych pozdrowień

Nie używaj swobodnych, potocznych wyrażeń, takich jak „Hello”, „Hi!” lub „Jak się masz?”.

Rozluźniony charakter naszych pism nie powinien wpływać na powitanie w e-mailu. "Cześć!" Jest to bardzo nieformalne powitanie i ogólnie nie powinno się go używać w sytuacji pracy. Zamiast tego użyj "Hello" lub "Good evening".

Oszczędnie używaj wykrzykników

Jeśli zdecydujesz się użyć wykrzyknika, użyj tylko jednego, aby wyrazić swój entuzjazm.

Ludzie czasami dają się ponieść emocjom i umieszczają kilka wykrzykników na końcu swoich zdań. Wynik może wydawać się zbyt emocjonalny lub niedojrzały, należy oszczędnie używać wykrzykników na piśmie.

Uważaj na humor

Humor może łatwo zgubić się w tłumaczeniu bez odpowiedniego tonu i mimiki. W profesjonalnej rozmowie najlepiej pominąć humor, chyba że dobrze znasz odbiorcę. Coś, co uważasz za zabawne, może nie być dla kogoś innego.

Wiedz, że ludzie z różnych kultur mówią i piszą inaczej

Błędy w komunikacji mogą łatwo powstać z powodu różnic kulturowych, zwłaszcza w formie pisemnej, gdy nie widzimy nawzajem mowy ciała. Dostosuj przekaz do kontekstu kulturowego lub poziomu wiedzy odbiorcy.

Dobrze jest pamiętać, że kultury kontekstualne (japońskie, arabskie lub chińskie) chcą cię poznać przed rozpoczęciem współpracy z tobą. W rezultacie może zdarzyć się, że pracownicy w tych krajach będą bardziej osobiście w swoich pismach. Z drugiej strony ludzie z kultur o niskim kontekście (niemiecki, amerykański lub skandynawski) wolą bardzo szybko przejść do rzeczy.

Odpowiadaj na e-maile, nawet jeśli e-mail nie był przeznaczony dla Ciebie

Trudno jest odpowiedzieć na wszystkie wysłane do Ciebie e-maile, ale powinieneś spróbować. Obejmuje to przypadki, w których wiadomość e-mail została do Ciebie przypadkowo wysłana, zwłaszcza jeśli nadawca oczekuje odpowiedzi. Odpowiedź nie jest konieczna, ale jest dobrą etykietą e-mail, zwłaszcza jeśli ta osoba pracuje w tej samej firmie lub branży co Ty.

Oto przykład odpowiedzi: „Wiem, że jesteś bardzo zajęty, ale myślę, że nie chciałeś wysłać mi tego e-maila. Chciałem Cię poinformować, żebyś mógł wysłać go do właściwej osoby. »

Przejrzyj każdą wiadomość

Twoje błędy nie pozostanie niezauważone przez odbiorców Twojego e-maila. I, w zależności od odbiorcy, możesz zostać za to osądzony.

Nie polegaj na sprawdzaniu pisowni. Przeczytaj i ponownie przeczytaj swoją pocztę kilka razy, najlepiej na głos, przed jej wysłaniem.

Dodaj adres e-mail na końcu

Unikaj przypadkowego wysłania wiadomości e-mail przed zakończeniem jej tworzenia i poprawiania wiadomości. Nawet podczas odpowiadania na wiadomość dobrze jest usunąć adres odbiorcy i wstawić go tylko wtedy, gdy masz pewność, że wiadomość jest gotowa do wysłania.

Sprawdź, czy wybrałeś właściwego odbiorcę

Musisz być bardzo ostrożny, wpisując imię i nazwisko z książki adresowej w wierszu „Do” e-maila. Łatwo jest wybrać niewłaściwą nazwę, co może być kłopotliwe zarówno dla Ciebie, jak i dla osoby otrzymującej e-mail przez pomyłkę.

Używaj klasycznych czcionek

Aby uzyskać profesjonalną korespondencję, zawsze zachowaj czcionki, kolory i standardowe rozmiary.

Zasada kardynalna: Twoje e-maile powinny być łatwe do czytania dla innych.

Ogólnie rzecz biorąc, najlepiej jest używać czcionki o rozmiarze 10 lub 12 punktów i łatwego do odczytania kroju pisma, takiego jak Arial, Calibri lub Times New Roman. Jeśli chodzi o kolor, najbezpieczniejszym wyborem jest czerń.

Miej oko na swój ton

Tak jak żarty są tracone w tłumaczeniu, twoja wiadomość może szybko zostać źle zinterpretowana. Pamiętaj, że Twój ankieter nie ma wskazówek głosowych i mimiki twarzy, które uzyskałby podczas rozmowy twarzą w twarz.

Aby uniknąć nieporozumień, zalecamy przeczytanie wiadomości na głos przed kliknięciem przycisku Wyślij. Jeśli wydaje Ci się to trudne, czytelnikowi wydaje się to trudne.

Aby uzyskać najlepsze wyniki, unikaj używania całkowicie negatywnych słów („porażka”, „zły” lub „przeoczony”) i zawsze mów „proszę” i „dziękuję”.