Przyjazne dla wydruku, PDF i e-mail

Przeciętny pracownik francuski poświęca około ćwierć tygodnia na setki e-maili, które wysyła i otrzymuje codziennie.

Jednak pomimo tego, że utknęliśmy w skrzynce pocztowej przez większość czasu, wielu z nas, nawet najbardziej profesjonalnych, wciąż nie wie, jak korzystać z e-mail odpowiednio.

W rzeczywistości, biorąc pod uwagę liczbę wiadomości, które czytamy i piszemy każdego dnia, z większym prawdopodobieństwem popełnimy krępujące błędy, które mogą mieć poważne konsekwencje biznesowe.

W tym artykule zdefiniowaliśmy zasady "cyberkursu", o którym wiemy najbardziej.

Dołącz wyraźną i bezpośrednią linię tematu

Przykłady dobrej linii tematycznej obejmują "Spotkanie zmodyfikowane pod kątem daty", "Szybkie pytanie w prezentacji" lub "Propozycje propozycji".

Ludzie często decydują się na otwarcie z opisem W zależności od tematu wybierz taki, który informuje czytelników, że zajmujesz się ich problemami lub problemami biznesowymi.

Użyj profesjonalnego adresu e-mail

Jeśli pracujesz dla firmy, musisz użyć adresu e-mail swojej firmy. Ale jeśli korzystasz z osobistego konta e-mail, niezależnie od tego, czy jesteś niezależnym użytkownikiem, czy też chcesz go używać okazjonalnie do korespondencji biznesowej, powinieneś zachować ostrożność przy wyborze tego adresu.

Powinieneś zawsze mieć adres e-mail, na którym widnieje twoje imię i nazwisko, aby odbiorca dokładnie wiedział, kto wysyła e-mail. Nigdy nie używaj adresu e-mail, który nie jest odpowiedni do pracy.

Zastanów się dwa razy, zanim klikniesz „odpowiedz wszystkim”

Nikt nie chce czytać e-maili od 20 osób, które nie mają z nimi nic wspólnego. Ignorowanie e-maili może być trudne, ponieważ wiele osób otrzymuje powiadomienia o nowych wiadomościach na swoich smartfonach lub rozpraszające komunikaty wyskakujące na ekranach komputerów. Nie klikaj opcji „odpowiedz wszystkim”, chyba że uważasz, że wszyscy członkowie listy powinni otrzymać wiadomość e-mail.

ZOBACZ  Wybierz właściwe zdanie na koniec e-maila, ale jak się do tego zabrać?

Dołącz blok podpisu

Przekaż czytelnikowi informacje o Tobie. Jako ogólną zasadę należy podać swoje pełne imię i nazwisko, tytuł, nazwę firmy i dane kontaktowe, w tym numer telefonu. Możesz również dodać trochę reklamy dla siebie, ale nie przesadzaj z wypowiedziami lub ilustracjami.

Użyj tej samej czcionki, rozmiaru i koloru, co reszta e-maila.

Skorzystaj z profesjonalnych pozdrowień

Nie używaj swobodnego i znajomego wyrażenia, takiego jak "Cześć", "Cześć!" Lub "Jak się masz?"

Rozluźniony charakter naszych pism nie powinien wpływać na powitanie w e-mailu. "Cześć!" Jest to bardzo nieformalne powitanie i ogólnie nie powinno się go używać w sytuacji pracy. Zamiast tego użyj "Hello" lub "Good evening".

Używaj wykrzykników z umiarem

Jeśli zdecydujesz się użyć wykrzyknika, użyj tylko jednego, aby wyrazić swój entuzjazm.

Ludzie czasami się denerwują i umieszczają na końcach zdań kilka wykrzykników. Wynik może wydawać się zbyt emocjonalny lub niedojrzały, a wykrzykniki powinny być oszczędnie używane na piśmie.

Uważaj na humor

Humor można łatwo zgubić w tłumaczeniu bez prawidłowego tonu lub wyrazu twarzy. W profesjonalnej wymianie lepiej zostawić humor z e-maili, chyba że dobrze znasz odbiorcę. Ponadto coś, co uważasz za zabawne, może nie być dla kogoś innego.

Wiedz, że ludzie z różnych kultur mówią i piszą inaczej

Słaba komunikacja może łatwo wystąpić z powodu różnic kulturowych, zwłaszcza w formie pisemnej, gdy nie widzimy nawzajem swojego ciała. Dostosuj swoją wiadomość do tła kulturowego odbiorcy lub poziomu wiedzy.

ZOBACZ  Co tłumaczy strach przed pisaniem?

Dobrze jest pamiętać, że kultury kontekstualne (japońskie, arabskie lub chińskie) chcą cię poznać przed rozpoczęciem współpracy z tobą. W rezultacie może zdarzyć się, że pracownicy w tych krajach będą bardziej osobiście w swoich pismach. Z drugiej strony ludzie z kultur o niskim kontekście (niemiecki, amerykański lub skandynawski) wolą bardzo szybko przejść do rzeczy.

Odbieraj wiadomości e-mail, nawet jeśli e-mail nie był dla Ciebie

Trudno jest odpowiedzieć na wszystkie e-maile, które zostały do ​​Ciebie wysłane, ale powinieneś spróbować. Obejmuje to przypadki, w których wiadomość e-mail została przypadkowo wysłana, szczególnie jeśli nadawca czeka na odpowiedź. Odpowiedź nie jest konieczna, ale jest dobrą etykietą na e-mail, zwłaszcza jeśli dana osoba pracuje w tej samej branży lub branży.

Oto przykładowa odpowiedź: „Wiem, że jesteś bardzo zajęty, ale nie sądzę, że chciałeś wysłać mi tego e-maila. Chciałem Cię poinformować, abyś mógł wysłać to do właściwej osoby. "

Przejrzyj każdą wiadomość

Twoje błędy nie pozostanie niezauważony dla odbiorców wiadomości e-mail. I, w zależności od odbiorcy, możesz być wypróbowany, aby to zrobić.

Nie polegaj na sprawdzaniu pisowni. Czytaj i czytaj ponownie swoją pocztę kilka razy, najlepiej na głos, przed wysłaniem.

Dodaj adres e-mail jako ostatni

Unikaj przypadkowego wysłania wiadomości e-mail przed jej zapisaniem i poprawieniem wiadomości. Nawet jeśli odpowiadasz na wiadomość, dobrze jest usunąć adres odbiorcy i wstawić go tylko wtedy, gdy masz pewność, że wiadomość jest gotowa do wysłania.

ZOBACZ  Uprzejma formuła do wykorzystania z profesorem lub nauczycielem

Sprawdź, czy wybrałeś właściwego odbiorcę

Musisz być bardzo ostrożny, wpisując imię i nazwisko z książki adresowej w wierszu "Do" wiadomości e-mail. Łatwo jest wybrać złe imię, które może być kłopotliwe dla Ciebie i dla osoby, która otrzymała wiadomość przez pomyłkę.

Używaj klasycznych czcionek

Aby uzyskać profesjonalną korespondencję, zawsze zachowaj czcionki, kolory i standardowe rozmiary.

Zasada kardynalna: Twoje e-maile powinny być łatwe do czytania dla innych.

Generalnie, lepiej jest używać znaków 10 lub 12 punktu i łatwe do odczytania czcionki, takie jak Arial, Calibri lub Times New Roman. Jeśli chodzi o kolor, czarny jest najbezpieczniejszym wyborem.

Miej oko na swój ton

Tak jak żarty są tracone w tłumaczeniu, twoja wiadomość może szybko zostać źle zinterpretowana. Pamiętaj, że Twój ankieter nie ma wskazówek głosowych i mimiki twarzy, które uzyskałby podczas rozmowy twarzą w twarz.

Aby uniknąć nieporozumień, zalecamy przeczytanie wiadomości na głos przed kliknięciem przycisku Wyślij. Jeśli wydaje Ci się to trudne, czytelnikowi wydaje się to trudne.

Aby uzyskać najlepsze wyniki, unikaj używania całkowicie negatywnych słów ("niepowodzenie", "zły" lub "zaniedbany") i zawsze mów "proszę" i "dziękuję".