W swoim życiu zawodowym często będziesz musiał napisać e-mail z protestem. Może to być skierowane do kolegi, partnera lub dostawcy. Niezależnie od motywu, musisz wziąć pod uwagę pewne wymagania, które Twoi rozmówcy powinni traktować poważnie. Dlatego konieczne jest opanowanie pisania tego typu wiadomości. Oto jak sprawić, by Twój e-mail z protestem zakończył się sukcesem.
Skup się na faktach
Podczas pisania e-maila z protestem ważne jest, aby rygorystycznie podchodzić do faktów. Innymi słowy, elementy muszą być postawione w sposób rzeczowy, aby czytelnik mógł szybko uchwycić kontekst.
Unikaj więc szczegółów i niepotrzebnych zdań, a zamiast tego określaj istotne rzeczy, takie jak fakty i daty. Rzeczywiście dzięki tym elementom odbiorca będzie w stanie zrozumieć cel wiadomości e-mail. Musisz podać jasne, precyzyjne i opatrzone datą informacje.
Wskaż kontekst, a następnie temat wiadomości e-mail
Przejdź od razu do punktu, w którym piszesz e-mail z protestem. Nie potrzebujesz sformułowań typu „Piszę do Ciebie tego e-maila”, ponieważ są to oczywiste rzeczy, których nie trzeba podkreślać.
Po jasnym przedstawieniu faktów, które były podstawą Twojej skargi, nie zapominając o dacie. Może to być spotkanie, seminarium, wymiana mailowa, raportowanie, zakup materiałów, paragon itp.
Kontynuuj, określając swoje oczekiwania tak wyraźnie, jak to możliwe.
Chodzi o to, aby odbiorca mógł szybko zrozumieć cel wiadomości e-mail i czego od niej oczekujesz.
Skoncentruj się na trzeźwości podczas rozmowy
Pisanie e-maila z protestem wymaga trzeźwego i zwięzłego stylu. Ponieważ jest to szczególna sytuacja, musisz skupić się na faktach i swoich oczekiwaniach. Aby to zrobić, użyj krótkich zdań, które podsumowują istotę wyzwania i są napisane codziennym, uprzejmym językiem.
Pamiętaj też, aby użyć uprzejmego zwrotu, który jest odpowiedni do danej okazji. „Z poważaniem” i „pozdrawiam” należy unikać w tego typu wymianie.
Pozostań profesjonalny
Zachowaj profesjonalizm podczas pisania e-maila z protestem, nawet jeśli jesteś bardzo niezadowolony. Musisz zrobić wszystko, aby się powstrzymać, ponieważ emocje tak naprawdę nie należą do profesjonalnego pisania.
Dlatego unikaj używania słów, które mogą obnosić się z twoimi uczuciami w taki czy inny sposób. Ważne jest, aby Twój e-mail pozostał zgodny z faktami.
Dołącz dowód
Wreszcie, aby odnieść sukces w e-mailu protestacyjnym, konieczne jest dołączenie dowodów do swoich argumentów. Rzeczywiście musisz pokazać odbiorcy, że masz rację do zakwestionowania. Dołącz więc dowolny dokument, który możesz wykorzystać jako dowód i podaj go w e-mailu.
