Firmowy e-mail
W dzisiejszym środowisku biznesowym, w którym e-mail stał się preferowanym narzędziem komunikacji. Niezbędne jest opanowanie umiejętności niezbędnych do przekazywania wiadomości. Istnieje wiele sposobów komunikowania swojego niezadowolenia koledze, z którym w jakiś sposób jesteś w konflikcie. Możemy sobie wyobrazić dyskusję twarzą w twarz, rozmowę telefoniczną lub jakiś rodzaj mediacji. Jednak e-mail pozostaje jednym z najczęściej używanych środków w świecie pracy.
Email to bardzo potężne narzędzie szeroko stosowane z wielu powodów.
Po wysłaniu wiadomości e-mail następuje automatyczne nagrywanie komunikacji. Dlatego Twoje różne wymiany mogą być zorganizowane w bezpiecznym folderze. W ten sposób można je wykorzystać w przyszłości w celach referencyjnych lub prawnych. Używanie poczty elektronicznej jako oficjalnego środka komunikacji również oszczędza pieniądze firm. Ważne jest, aby zwrócić uwagę na te punkty, aby zrozumieć, jak ważne jest opanowanie tego rodzaju sposobu komunikowania się.
W codziennej pracy może się zdarzyć, że kolega potrzebuje przypomnienia o pewnych zasadach dobrego zachowania. Warto pamiętać, że powiadomienie współpracownika za pośrednictwem poczty elektronicznej jest formalnym i skutecznym sposobem na zdecydowane przekazanie swojej opinii. Jeśli taki kolega zdecyduje się nie zmieniać swojego nastawienia po wielokrotnych ostrzeżeniach, wysłane przez Ciebie e-maile mogą zostać przedstawione w celu uzasadnienia dalszych działań z Twojej strony. Pamiętaj, że były one bezpiecznie przechowywane i można je odzyskać i wykorzystać do przedstawienia historii naruszeń danej osoby.
Przed powiadomieniem współpracownika przez e-mail
Jak wspomniano wcześniej, korzystanie z poczty e-mail do komunikacji ma charakter formalny. Oznacza to, że waży więcej niż ostrzeżenie słowne i niesie za sobą więcej konsekwencji. Dlatego przed powiadomieniem kogoś, z kim współpracujesz za pośrednictwem poczty e-mail, rozważ ostrzeżenia ustne. Niektórzy dostosują swoje zachowanie, kiedy to zrobisz. W związku z tym nie jest konieczne, bez wcześniejszego rozwiązania problemu, nadawanie mu niepotrzebnej wagi. Ponadto powiadomienie współpracownika pocztą elektroniczną nie zawsze jest idealnym sposobem na przekonanie go do zmiany. Traktuj każdy przypadek i każdy zgodnie z sytuacją. Zanim wyrazisz swój gniew przez e-mail, musisz wiedzieć, jak się do tego zabrać. Musisz zebrać myśli i dowiedzieć się, co chcesz napisać, a także poziom wpływu, jakiego potrzebujesz, aby uzyskać pożądany rezultat.
Zidentyfikuj problem
Pierwszą rzeczą, którą należy zrobić przed wysłaniem wiadomości e-mail, jest zidentyfikowanie tematu irytacji. To nie jest takie proste, jak się wydaje. W urzędzie, w którym panuje konkurencja i rywalizacja, musisz mieć pewność, że Twoje oskarżenia mają poważne podstawy. Nie chodzi o dręczenie członka zespołu plotkami. Jeśli jednak jesteś ofiarą lub świadkiem niewłaściwego postępowania, a fakty są pewne, podejmij działanie. Jednak nie zapomnij o przestrzeganiu zasad zwykłej grzeczności.
Kto jest osobą, z którą masz problem?
Nieuzasadnione tworzenie konfliktu między tobą a menedżerem, na przykład, nie pomoże ani tobie, ani twojemu zespołowi. To z pewnością wpłynie na twoją produktywność i może postawić cię w trudnej sytuacji. Zamiast e-maila rozważenie dyskusji twarzą w twarz może być pomocne jako pierwszy krok w rozwiązaniu problemu, który Cię niepokoi. Jeśli jednak Twoje liczne dyskusje twarzą w twarz i ustne ostrzeżenia zawiodą, nie wahaj się wysłać oficjalnych wiadomości e-mail, które z pewnością przyniosą Ci później korzyści.
Dbaj o swój e-mail
Twój e-mail powinien być napisany profesjonalnie. Kiedy podejmujesz inicjatywę krytykowania zachowania lub pracy określonej osoby przez e-mail, pamiętaj, że jest to oficjalny dokument. Oznacza to, że jest to dokument, który może zwrócić się przeciwko tobie. Przestrzegaj wszystkich zasad przewidzianych przy pisaniu listów w tym kontekście.
