Wiadomości o nieobecności to ważne pisanie pracy. Ale z wielu powodów można je przeoczyć. Tłumaczy się to kontekstem ich pisania, a czasami brakiem uwzględnienia wpływu, jaki mogą mieć.
Rzeczywiście, wiadomość o nieobecności jest wiadomością automatyczną. Wysyłane jako odpowiedź na dowolną wiadomość otrzymaną w określonym przedziale czasu lub w określonym okresie. Czasami wiadomość jest przygotowywana w kontekście wyjazdu na urlop. Ten okres, kiedy prawdopodobnie myślisz już gdzie indziej, może nie być najlepszym momentem na napisanie wiadomości.
Jaki jest sens konfigurowania automatycznej wiadomości o nieobecności?
Komunikat o nieobecności w pracy jest ważny pod wieloma względami. Służy do powiadamiania wszystkich Twoich pracowników o Twojej nieobecności. Służy również dostarczaniu informacji, które pozwalają im kontynuować swoją działalność w oczekiwaniu na Twój powrót. Informacje te to głównie data powrotu do zdrowia, dane kontaktowe w nagłych wypadkach lub dane kontaktowe współpracownika, z którym można się skontaktować w nagłych wypadkach. W związku z tym przesłanie nieobecności jest niezbędnym aktem komunikacji dla każdego profesjonalisty.
Jakich błędów należy unikać?
Biorąc pod uwagę znaczenie komunikatu o nieobecności, należy wziąć pod uwagę kilka parametrów, aby nie szokować ani nie szanować rozmówcy. Lepiej brzmieć z szacunkiem niż z brakiem szacunku. Nie możesz więc używać wyrażeń takich jak OUPS, pff itp. Musisz wziąć pod uwagę profil wszystkich interesariuszy. Dlatego unikaj pisania tak, jakbyś tylko rozmawiał ze współpracownikami, gdy Twoi przełożeni lub klienci, dostawcy, a nawet władze publiczne mogą do Ciebie wysyłać wiadomości.
Aby uniknąć tej niedogodności, w programie Outlook można mieć wiadomość o nieobecności dla wewnętrznych wiadomości firmowych i inną wiadomość dla wiadomości zewnętrznych. W każdym razie będziesz musiał wziąć pod uwagę wszystkie profile, aby wygenerować dobrze ustrukturyzowaną wiadomość o nieobecności.
Ponadto informacje muszą być przydatne i precyzyjne. Unikaj dwuznacznych komunikatów typu „Będę nieobecny od jutra”, wiedząc, że ktokolwiek otrzyma tę informację, nie będzie mógł poznać daty tego „jutro”.
Wreszcie, unikaj używania znajomego i swobodnego tonu. Rzeczywiście, euforia wakacji w zasięgu wzroku może spowodować, że użyjesz zbyt znajomego tonu. Pamiętaj, aby do końca zachować profesjonalizm. Może się to zdarzyć ustnie z kolegami, ale szczególnie nie w kontekście dokumentów roboczych.
Jaki rodzaj komunikatu o nieobecności wybrać?
Aby uniknąć tych wszystkich pułapek, wybierz konwencjonalny styl. Obejmuje to Twoje imię i nazwisko, informacje o tym, kiedy możesz przetworzyć otrzymaną wiadomość oraz osobę (osoby), z którą należy się skontaktować w nagłych wypadkach.
