Wzór listu: prośba o zwrot kosztów służbowych

Szczegóły i bezpłatny wzór listu do zwrotu kosztów zawodowych. Wszyscy wydają na misje, które są Twoje. Na potrzeby i działalność Twój interes jest jego obowiązkiem. Prawo pracy przewiduje, czy po przedstawieniu dokumentów potwierdzających, czy w formie zryczałtowanych zasiłków, otrzymasz zwrot wpłaconych kwot. Jednak procedura leczenia może czasami stać się bolesna i czasochłonna. W związku z tym do Ciebie należy zorganizowanie się i odzyskanie pieniędzy. Jest mała szansa, że ​​inni będą się tym za ciebie martwić.

Jakie są rodzaje wydatków biznesowych?

Od czasu do czasu w trakcie pracy możesz podlegać kosztom służbowym. Są to niezbędne wydatki, które musisz ponieść w trakcie wykonywania swoich obowiązków i które są związane z wykonywaniem Twojej działalności. Za większość tych zestawień wydatków odpowiada firma.

Tak zwane wydatki zawodowe mogą przybierać różne aspekty, z których najważniejsze to:

• Koszty transportu: w przypadku podróży samolotem, pociągiem, autobusem lub taksówką na misję lub na spotkanie zawodowe;
• Koszty przebiegu: jeśli pracownik podczas podróży służbowej korzysta z własnego pojazdu (obliczane na podstawie licznika kilometrów lub noclegów w hotelach);
• Koszty wyżywienia: za lunche biznesowe;
• Koszty mobilności zawodowej: związane ze zmianą stanowiska, która prowadzi do zmiany miejsca zamieszkania.

Jest również :

• Koszty dokumentacji,
• Koszty opatrunku,
• Koszty zakwaterowania
• Koszty telepracy,
• Koszty korzystania z narzędzi NTIC (nowe technologie informacyjne i komunikacyjne),

W jaki sposób odbywa się zwrot kosztów służbowych?

Bez względu na charakter poniesionych wydatków, warunki zwrotu kosztów mogą przybierać dwie formy. Albo są przewidziane w umowie o pracę, albo są częścią praktyki w firmie.

Płatności można dokonać w formie bezpośredniego zwrotu kosztów rzeczywistych, to znaczy wszystkich poniesionych płatności. Dotyczą one kosztów telepracy, wykorzystania narzędzi ICT, mobilności zawodowej czy kosztów ponoszonych przez pracowników delegowanych za granicę. W związku z tym pracownik przekazuje swoje różne zestawienia wydatków swojemu pracodawcy. Upewnij się, że przechowujesz je przez co najmniej trzy lata.

Możliwe jest również, że otrzymasz sporadyczne lub okresowe odszkodowanie ryczałtowe. Ta metoda jest stosowana w przypadku kosztów stałych, na przykład dla przedstawiciela handlowego. W takim przypadku ten ostatni nie jest zobowiązany do uzasadniania swoich wydatków. Pułapy są ustalane przez administrację podatkową i różnią się w zależności od rodzaju kosztów (posiłki, transport, tymczasowe zakwaterowanie, przeprowadzka, dodatki za kilometry). Jeśli jednak limity zostaną przekroczone, pracodawca może zażądać dokumentów potwierdzających. Należy zauważyć, że dyrektorzy spółek nie są uprawnieni do tego stałego dodatku.

Proces ubiegania się o zwrot wydatków zawodowych

Co do zasady zwrot wydatków służbowych nastąpi po przedłożeniu dokumentów uzupełniających w dziale księgowości lub kierownikowi działu kadr. Saldo pojawi się zwykle na następnym odcinku wypłaty, a kwota zostanie przelana na Twoje konto.

Masz do dyspozycji 3 lata na udokumentowanie swoich wydatków zawodowych i tym samym na zwrot kosztów. Po tym okresie Twój szef nie jest już zobowiązany do ich płacenia. Jeśli przez pomyłkę lub zapomnienie lub z jakiegokolwiek powodu nie zwrócimy pieniędzy. Naprawdę najlepiej jest szybko interweniować, wysyłając list z żądaniem zwrotu kosztów do swojej firmy.

Aby ci pomóc, oto dwa przykładowe listy do złożenia wniosku. Tak czy inaczej. Przede wszystkim pamiętaj, aby załączyć oryginalne dokumenty uzupełniające i zachować kopie dla siebie.

Przykład listu zawierającego zwykły wniosek o zwrot kosztów zawodowych

Nazwisko Imię pracownika
adres
kod pocztowy

Firma… (nazwa firmy)
adres
kod pocztowy

                                                                                                                                                                                                                      (Miasto), dnia ... (Data),

Temat: Wniosek o zwrot wydatków służbowych

(Sir), (Madam),

Po wydatkach poniesionych podczas moich ostatnich misji. A teraz chcę skorzystać ze zwrotu moich wydatków zawodowych. Przesyłam Państwu pełną listę moich wpłat zgodnie z procedurą.

Dlatego odbyłem podróż z _____ (miejsce wyjazdu) do _____ (miejsce docelowe podróży służbowych) z ________ do _____ (data wyjazdu), aby wziąć udział w kilku ważnych konferencjach dla rozwoju naszej firmy. Podczas mojej podróży poleciałem tam iz powrotem samolotem i odbyłem kilka przejażdżek taksówką.

Do tych wydatków doliczam koszty zakwaterowania w hotelu i wyżywienia. Dokumenty potwierdzające wszystkie moje wkłady są załączone do niniejszego wniosku.

W oczekiwaniu na pozytywną odpowiedź z Twojej strony, proszę o przyjęcie, Szanowny Panie, moich pełnych szacunku pozdrowień.

 

                                                                        podpis

Przykład pisma z żądaniem zwrotu kosztów pracy w przypadku odmowy przez pracodawcę

Nazwisko Imię pracownika
adres
kod pocztowy

Firma… (nazwa firmy)
adres
kod pocztowy

                                                                                                                                                                                                                      (Miasto), dnia ... (Data),

 

Temat: Wniosek o zwrot kosztów służbowych

 

Panie Dyrektorze,

W ramach swoich obowiązków kilkakrotnie odbyłem podróże służbowe za granicę. Jako pracownik jechałem do [destynacji] na 4 dni na konkretne misje związane z moim stanowiskiem.

Za zgodą mojego przełożonego podróżowałem własnym pojazdem. Przejechałem łącznie [liczba] kilometrów. Do tego należy doliczyć koszt posiłków i kilku noclegów w hotelu, na łączną kwotę [kwota] euro.

Prawo stanowi, że te wydatki zawodowe ponosi firma. Jednak pomimo faktu, że wszystkie niezbędne dokumenty potwierdzające zostały przekazane działowi księgowości po powrocie, nadal nie otrzymałem płatności z tego tytułu.

To jest powód, dla którego proszę o interwencję, aby jak najszybciej otrzymać zwrot kosztów. W załączeniu znajdują się kopie wszystkich faktur, które uzasadniają moją prośbę.

Dziękując z góry za pomoc proszę przyjąć wyrazy mojego najwyższego szacunku, Panie Dyrektorze.

 

                                                                       podpis

Pobierz „Przykład pisma do zwykłego wniosku o zwrot kosztów zawodowych”