Jeśli nie masz jasnej rutyny w obsłudze wiadomości e-mail, mogą szybko stać się źródłem znacznej straty czasu. Z drugiej strony, jeśli robisz to, co konieczne na poziomie organizacyjnym, aby nie dać się zaatakować dziesiątkami nieprzeczytanych wiadomości e-mail. Następnie możesz uwolnić swój umysł od możliwości utraty ważnego e-maila. W tym artykule wymieniono szereg sprawdzonych praktyk. Przyjmując je, z pewnością będziesz mógł spokojnie zarządzać swoją skrzynką pocztową.
Automatycznie lub ręcznie klasyfikuj dowolne wiadomości e-mail w dedykowanym folderze lub podfolderach.
Jest to metoda, która pozwoli ci szybko posortować wiadomości e-mail w kolejności ich ważności. Możesz klasyfikować wiadomości e-mail według tematów, tematów i terminów. Ważne jest, aby wykorzystać wszystko funkcje skrzynki pocztowej, aby w pełni funkcjonalnie zarządzać pocztą. Po utworzeniu katalogu z folderem i podfolderem zgodnie z trybem organizacji, który Ci odpowiada. Każda wiadomość będzie miała swoje miejsce w Twojej skrzynce pocztowej, jak każdy papierowy plik na Twoim biurku. Tak więc, gdy upłynie moment na przetworzenie wiadomości e-mail, możesz skoncentrować się w 100% na reszcie swojej pracy.
Zaplanuj określony czas przetwarzania wiadomości e-mail
Oczywiście musisz pozostać responsywny i mieć możliwość przetwarzania wiadomości oczekujących na natychmiastową odpowiedź od Ciebie. Jeśli chodzi o resztę, zaplanuj najodpowiedniejsze momenty, aby konsekwentnie obsługiwać wiadomości e-mail. Zacznij od przygotowania wszystkich elementów niezbędnych do przetworzenia Twojej pracy. Pilniki papierowe, zszywacze, drukarki, wszystko musi być poręczne, aby zapewnić maksymalną koncentrację. Bez względu na to, którą wybierzesz. Teraz, gdy Twoja skrzynka pocztowa jest zorganizowana jak centrum sortowania pocztowego, masz możliwość spokojnego przetwarzania wiadomości e-mail z wydajnością i szybkością.
Oczyść skrzynkę pocztową, usuwając wszystkie niepotrzebne biuletyny
Czy Twoja skrzynka pocztowa jest ciągle pasożytowana przez nieciekawe biuletyny lub reklamy? Postaraj się pozbyć swojej skrzynki pocztowej ze wszystkich biuletynów, które wyglądają bardziej jak spam niż cokolwiek innego. Musisz systematycznie wypisywać się z tych wszystkich list mailingowych, które nie przynoszą Ci nic konkretnego i które mogą szybko stać się bardziej inwazyjne. Możesz używać narzędzi takich jak Cleanfox où RozwińMnie wykonaj niezbędne czynności za pomocą kilku kliknięć. Bez poranka ten rodzaj rozwiązania ogromnie pomoże położyć kres temu cyfrowemu zanieczyszczeniu. Tysiące wiadomości e-mail można przetwarzać stosunkowo szybko.
Ustaw automatyczną odpowiedź
Niedługo będziesz wyjeżdżać na wakacje. Szczegół, którego nie można przeoczyć, aktywował automatyczną odpowiedź skrzynki pocztowej. Jest to ważne, aby wszystkie osoby, z którymi korespondujesz zawodowo za pośrednictwem poczty elektronicznej, były dobrze poinformowane o Twojej nieobecności. Wiele nieporozumień jest możliwych, gdy klient lub dostawca tracą cierpliwość, ponieważ wiadomości te pozostają bez odpowiedzi. Można tego łatwo uniknąć za pomocą krótkiej wiadomości, która zostanie wysłana automatycznie podczas wakacji. Musisz tylko podać datę powrotu z wakacji, a jeśli nie, to w razie potrzeby wysłać e-mail do kolegi.
Temperuj liczbę wiadomości e-mail wysyłanych w kopii
Systematyczne korzystanie z wiadomości e-mail wysyłanych w formie kopii (CC) i niewidocznej kopii (CCI) może szybko generować niekończące się wymiany. Ludzie, którzy mieli otrzymać wiadomość tylko w celach informacyjnych, teraz wymagają wyjaśnienia. Inni zastanawiają się, dlaczego otrzymali tę wiadomość i słusznie postrzegają ją jako stratę czasu. Dokonując wyboru, aby umieścić kogoś w pętli, upewnij się, że twój wybór jest naprawdę trafny. Należy unikać wiadomości wysyłanych do kogokolwiek w jakikolwiek sposób.
Pamiętaj, że e-mail może mieć wartość prawną
O ile to możliwe, przechowuj wszystkie swoje wiadomości e-mail, mają one siłę dowodową, w szczególności przed trybunałem przemysłowym. Wiadomość elektroniczna, jeśli jest opatrzona taką samą wartością prawną, jak list napisany ręcznie. Ale uwaga, nawet prosta wiadomość wysłane bez namysłu dla kolegi lub klienta może mieć poważne konsekwencje. Jeśli klient udowodni, e-mail ma wsparcie, że nie dotrzymałeś swoich zobowiązań w zakresie dostawy lub innych. Będziesz musiał ponieść konsekwencje dla swojego biznesu i dla siebie. W sporach handlowych, jak w trybunałach przemysłowych, dowodem jest „wolny”. To znaczy, że to sędzia decyduje i że lepiej jest ostrożnie sklasyfikować jego e-maile niż umieścić je w koszu.
