Correio ou correio: Qual deve ser o preferido?
Enviar uma carta ou uma carta a um correspondente é uma prática muito difundida. Ainda que hoje haja a possibilidade de recomendar um mail, é claro que o mail garante mais agilidade na transmissão das mensagens. No entanto, há ocasiões no contexto profissional em que usar um e-mail é mais vantajoso do que uma carta. Dito isso, o uso adequado de expressões educadas não deve ser negligenciado. Correio ou correio: O que deve ser preferido e quais fórmulas educadas são apropriadas em certas circunstâncias?
Quando enviar cartas?
É aconselhável enviar cartas em determinados contextos específicos. Às vezes, é a lei que exige que você faça isso.
No mundo do trabalho, costuma-se enviar uma carta de demissão, convocar uma entrevista de demissão ou interromper o período probatório formalizando o pedido ou a decisão por carta.
No que diz respeito às relações cliente-fornecedor, podemos citar entre as circunstâncias que requerem o endereço de uma carta, a notificação formal de fatura não paga, as desculpas na sequência da entrega de um produto defeituoso ou a notificação formal de entrega de uma encomenda.
Quando você prefere enviar um e-mail profissional?
Na prática, o envio de uma carta enquadra-se nas trocas diárias que ocorrem no contexto profissional. Esse é o caso quando se trata de enviar uma cotação a um cliente potencial, relançar um cliente sobre uma fatura vencida ou enviar documentos a um colega.
Mas uma coisa é saber quando usar e-mail profissional e outra é fazer bom uso de expressões educadas.
Qual é a estrutura para um e-mail de acompanhamento?
O e-mail de acompanhamento de um cliente geralmente é estruturado em 7 partes. Podemos citar entre estes:
- A fórmula educada personalizada
- O gancho
- contexto
- O projeto
- O apelo à ação
- La transição
- A frase educada final
Quanto à fórmula educada no início do e-mail, recomenda-se personalizá-la. Você pode dizer, por exemplo: "Olá + Sobrenome / Nome".
Quanto à fórmula final educada, você pode adotar esta: "Enquanto se aguarda o seu retorno, desejo um bom final de dia e, claro, fique à disposição". Essa fórmula educada se adapta ao cliente com quem você tem um relacionamento comercial extenso ou ao cliente que você conhece em particular.
Quando se trata de um cliente com o qual você não desenvolveu um relacionamento diário, a fórmula educada no início do e-mail deve ser do tipo “Sr.…” ou “Sra.…”. Quanto à fórmula educada no final do e-mail, você pode usar a fórmula "Aguardando seu retorno, por favor, aceite a garantia de meus melhores sentimentos".
Para transmitir cotações a um cliente, a estrutura é quase a mesma. Porém, para enviar documentos a um colega, nada o impede de dizer olá. No final do e-mail, expressões educadas como "Atenciosamente" ou "Atenciosamente" também são recomendadas.
