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Mensagens de ausência são um importante trabalho de redação. Mas, por uma série de razões, eles podem ser negligenciados. Isso é explicado pelo contexto de sua escrita e, às vezes, por não levar em consideração o impacto que podem ter.

Na verdade, a mensagem de ausência é uma mensagem automática. Enviado como resposta a qualquer mensagem recebida dentro de um intervalo de tempo ou dentro de um período definido. Às vezes, a mensagem é preparada no contexto de uma viagem de férias. Este período, quando você provavelmente já está pensando em outro lugar, pode não ser o melhor momento para escrever sua mensagem.

Qual é o sentido de configurar uma mensagem de ausência automática?

A mensagem de ausência da mensagem de trabalho é importante de várias maneiras. Ele é usado para notificar todos os seus funcionários sobre sua ausência. Também serve para fornecer informações que lhes permitam continuar suas atividades enquanto aguardam seu retorno. Essas informações são principalmente a data da sua recuperação, detalhes de contato de emergência para contatá-lo ou os detalhes de contato de um colega para contato em uma emergência. Diante de tudo isso, a mensagem de ausência é um ato de comunicação essencial para qualquer profissional.

Quais são os erros a evitar?

Dada a importância da mensagem de ausência, será necessário levar em consideração diversos parâmetros para não chocar ou desrespeitar seu interlocutor. Melhor parecer muito respeitoso do que desrespeitoso. Portanto, você não pode usar expressões como OUPS, pff, etc. Você precisará levar em consideração o perfil de todas as partes interessadas. Portanto, evite escrever como se estivesse apenas conversando com colegas de trabalho quando seus superiores ou clientes, fornecedores ou mesmo autoridades públicas possam estar enviando mensagens para você.

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Para evitar este incómodo, é possível com o Outlook ter uma mensagem de ausência para os correios internos da empresa e outra mensagem para os correios externos. Em qualquer caso, deverá ter em consideração todos os perfis para produzir uma mensagem de ausência bem estruturada.

Além disso, as informações devem ser úteis e precisas. Evite mensagens ambíguas como "A partir de amanhã estarei ausente" sabendo que quem receber esta informação não poderá saber a data deste "amanhã".

Finalmente, evite usar um tom familiar e casual. Na verdade, a euforia de férias à vista pode fazer com que você use um tom excessivamente familiar. Lembre-se de ser profissional até o fim. Oralmente com colegas, isso pode acontecer, mas especialmente não no contexto de papéis de trabalho.

Que tipo de mensagem de ausência escolher?

Para evitar todas essas armadilhas, escolha um estilo convencional. Isso inclui seu nome e sobrenome, informações sobre quando você pode processar a mensagem recebida e as pessoas a serem contatadas em caso de emergência.