Quando alguns funcionários se ausentam por vários motivos sem notificar seu supervisor ou gerente, eles não sabem como expor seu ponto de vista. Outros também acham difícil solicitar uma licença curta quando têm várias questões pessoais a ser pago.
O impacto da sua ausência depende em grande parte da natureza do seu trabalho e da política em vigor no seu local de trabalho. Sua ausência, especialmente se não for anunciada com antecedência, pode ser muito cara para sua organização. Portanto, antes de tomar a decisão de estar longe, pense nisso. Se isso acontecer ou tiver acontecido, usar o email para pedir desculpas ou explicar ao seu supervisor é uma ótima maneira de se comunicar de forma eficaz e rápida.
Antes de escrever um email de justificação
Este artigo tem como objetivo mostrar como um funcionário com um ou mais motivos legítimos pode justificar sua necessidade de se ausentar ou o motivo pelo qual não pôde estar presente em seu posto. Como funcionário, é importante que você tenha certeza das possíveis consequências de uma ausência sem licença. Não há garantia de que seu e-mail de desculpas receberá uma resposta favorável. Da mesma forma, não há garantia de que quando você escrever um e-mail solicitando afastamento do trabalho, ele será recebido positivamente.
No entanto, quando você deve estar ausente por motivos urgentes e não pode entrar em contato com seu chefe, é essencial escrever um e-mail o mais rápido possível, contendo os motivos precisos para essa ausência. Da mesma forma, quando você sabe de antemão que precisa lidar com importantes questões pessoais ou familiares, é aconselhável redigir um email contendo suas desculpas pelo inconveniente e alguns esclarecimentos, se possível. Você faz isso na esperança de minimizar o impacto de sua vida pessoal em seu trabalho.
Por fim, certifique-se de estar familiarizado com a política e o protocolo da sua empresa sobre como se ausentar do seu grupo. A empresa pode fazer certas concessões em caso de emergência e fornecer uma maneira de gerenciá-las. Provavelmente haverá uma política sobre o número de dias entre o momento em que você precisa se inscrever e os dias em que estará ausente.
Diretrizes para escrever o email
Use um estilo formal
Este e-mail é oficial. Deve ser escrito em um estilo formal. Da linha de assunto à conclusão, tudo deve ser profissional. Seu supervisor, assim como todos os outros, espera que você expresse a gravidade da situação em seu e-mail. É mais provável que seu caso seja ouvido quando você escreve um e-mail desse tipo em um estilo formal.
Envie o email cedo
Já enfatizamos a importância de respeitar a política da empresa. Observe também que, se você precisar escrever um e-mail contendo uma desculpa profissional, é importante fazê-lo o quanto antes. Isto é especialmente imperativo quando você falhou e você não veio trabalhar sem permissão. Notificar seu chefe logo após uma ausência injustificada pode evitar um aviso. Ao notificá-lo com bastante antecedência sobre o caso de força maior em que você se encontra, você ajudará a empresa a escolher um substituto apropriado ou a tomar providências.
Seja conciso com os detalhes
Seja breve. Você não precisa entrar nos detalhes do que aconteceu que o levou a não estar lá ou a se ausentar em breve. Apenas mencione os fatos importantes. Se pedir autorização com antecedência, indique o(s) dia(s) que pretende ausentar-se. Seja específico com datas, não dê uma estimativa.
Oferecer assistência
Ao escrever um e-mail de desculpa por estar ausente, certifique-se de mostrar que se preocupa com a produtividade da empresa. Não há problema em apenas dizer que você estará ausente, oferecer-se para fazer algo que diminua os efeitos de sua ausência. Por exemplo, você pode fazer isso ao retornar ou conversar com um colega para substituí-lo. Algumas empresas podem ter políticas como deduções salariais para dias de folga. Portanto, tente entender completamente a política da empresa e como você pode trabalhar com ela.
Exemplo de e-mail 1: como escrever um e-mail de desculpas (depois de perder um dia de trabalho)
Assunto: Prova de ausência de 19/11/2018
Olá Sr. Guillou,
Aceite este e-mail como notificação oficial de que não pude comparecer ao trabalho em 19 de novembro de 2018 devido a um resfriado. Liam e Arthur tomaram meu lugar na minha ausência. Eles cumpriram todas as minhas tarefas atribuídas para aquele dia.
Peço desculpas por não poder me comunicar com você antes de sair do trabalho. Sinto muito se houve algum inconveniente para a empresa.
Anexei meu atestado médico a este e-mail.
Por favor, deixe-me saber se você precisar de mais informações.
Obrigado por sua compreensão.
Atenciosamente,
Ethan Gaudin
Exemplo de e-mail 2: como escrever um e-mail de desculpas para uma futura ausência do seu trabalho
Assunto: Gerenciando meu dia de ausência 17 / 12 / 2018
Caro Madame Pascal
Aceite este e-mail como notificação oficial de que estarei ausente do trabalho em 17 de dezembro de 2018. Estarei presente como testemunha profissional no tribunal naquele dia. Eu o informei da minha intimação ao tribunal na semana passada e da necessidade imperiosa de eu estar presente.
Fiz um acordo com Gabin Thibault do departamento de TI, que atualmente está de licença para me substituir. Durante os intervalos do tribunal, vou ligar para ver se ele precisa de ajuda.
Agradeço.
Atenciosamente,
Emma Vallee
