Como escrever e-mails profissionais

 

Hoje, o email é a melhor maneira de se comunicar com facilidade, rapidez e eficiência. Para trocas profissionais, é a maneira mais comumente usada.

Para escrever um correio profissionaldevemos respeitar certos critérios, dicas e regras, que tentaremos explicar a você ao longo do artigo.

Exemplo de um plano de escrita para um email profissional 

Às vezes, o e-mail pode ser complicado de gerenciar em um contexto profissional. O plano a seguir para escrever um e-mail profissional deve colocar à disposição do destinatário todos os elementos necessários sendo breves e precisos.

Para escrever um e-mail profissional, você pode adotar o seguinte plano:

• Um objeto claro e explícito
• Uma fórmula de recurso
• Um começo que deve situar o contexto da comunicação
• Uma fórmula de cortesia para concluir
• Uma assinatura

Escolha o assunto de um email profissional

Estima-se que um profissional possa receber em média 100 emails por dia. Você deve, portanto, escolher o assunto do seu e-mail para incentivá-los a abri-lo. Para fazer isso, existem regras a seguir:

1-Escreva um objeto curto

Para aumentar a taxa de abertura do seu e-mail, os especialistas recomendam o uso de um assunto de no máximo 50 caracteres.

Você só tem um espaço limitado para escrever seu objeto, então você deve escolher um objeto específico, enquanto usa verbos de ação relacionados ao conteúdo do seu e-mail.

Geralmente, os objetos longos são mal lidos nos smartphones, que estão se tornando cada vez mais usados ​​pelos profissionais para verificar seus e-mails.

2-Personalize o assunto do seu email

Se possível, você deve mencionar o nome e o primeiro nome de seus contatos no nível do objeto. É um elemento que pode aumentar a taxa de abertura.

Ao colocar os detalhes do destinatário no nível do assunto do e-mail, ele se sentirá valorizado e reconhecido, o que o incentivará a abrir e ler seu e-mail.

O corpo de um email profissional 

Para escrever um e-mail profissional, é aconselhável escrever claramente o corpo do seu e-mail sem sair do assunto e tudo baseado em certos padrões de estilo e apresentação.

Tome cuidado para escrever um e-mail curto, com frases curtas e precisas que darão mais conforto ao seu destinatário.

Aqui estão algumas coisas para lembrar: 

1-Use uma fonte clássica

A maioria dos serviços de e-mail permite que o usuário escolha a fonte e o estilo do texto. Quando se trata de um e-mail comercial, escolha uma fonte clássica, como "Times New Roman" ou "Arial".

Não é recomendado usar uma fonte decorativa.

Também recomendamos:

• Adote um tamanho de fonte legível
• Evite itálico, realce ou cores
• Não escrever todo o texto em maiúsculas

2 - Escrevendo uma boa fórmula de chamada

Para um e-mail profissional, é preferível, como acima, endereçar o destinatário pelo nome, incluindo o título de civilidade da pessoa seguido por seu sobrenome.

3 - Apresente-se no primeiro parágrafo

Se você está escrevendo para alguém pela primeira vez (um novo cliente, por exemplo), é muito importante se apresentar e explicar brevemente o propósito de sua mensagem.

Você pode dedicar a esta pequena apresentação uma ou duas frases.

4-A informação mais importante em prioridade

Após a sua apresentação, vamos ao ponto mais importante.

É muito interessante citar as informações mais importantes no início do seu email. Você economizará seu tempo de destinatário esclarecendo suas intenções.

Você tem que chamar a atenção do seu correspondente e ir direto ao ponto.

5-Use um vocabulário formal

Desde que você está escrevendo um e-mail profissional, você tem que causar uma boa impressão.

Aconselhamos que você escreva frases completas em um estilo educado.

Não é recomendado usar:

• Gírias;
• Abreviações inúteis;
• Emoticons ou emojis;
• Piadas;
• Palavras rudes;

6 - Faça uma conclusão apropriada

Para finalizar um e-mail, devemos pensar na assinatura a ser usada, no tom a ser adotado e na fórmula de educação escolhida.

Devemos ter em mente que a comunicação profissional continua sendo um linguagem altamente codificada. É muito importante conhecer as regras e escolher a fórmula certa para usar no final do email.

A fórmula utilizada deve ser adaptada à qualidade do destinatário e ao contexto da troca.

Por exemplo, se estiver falando com um supervisor ou cliente, você pode usar “saudações sinceras”, que é a frase mais adequada. Já se for um colega, podemos encerrar nosso e-mail com a expressão "Bom final de dia!" "

Em relação à assinatura, você pode configurar seu software de e-mail para inserir automaticamente uma assinatura personalizada no final de nossos e-mails.

Para ser eficaz, a assinatura deve ser curta:

• Não mais do que 4 linhas;
• Não mais do que 70 caracteres por linha;
• Inclua seu nome e sobrenome, sua função, o nome da empresa, o endereço do seu site, seu número de telefone e fax e, possivelmente, um link para seu perfil no LinkedIn ou Viadeo;

exemplos :

Robert Holliday

Representante da empresa Y

http: /www.votresite.com

Telefone. : 06 00 00 00 00 / Fax: 06 00 00 00 00

Celular: 06 00 00 00 00

Algumas expressões educadas:

• Cordialmente ;
• Cumprimentos ;
• Cumprimentos;
• Respeitosamente;
• Saudações cordiais ;
• Cumprimentos ;
• Sua,
• É um prazer revê-lo;
• Saudações calorosas ...

Para as pessoas que conhecemos particularmente bem, podemos usar fórmulas cordiais como "oi", "amizades", "até mais" ...

Outros exemplos de fórmulas clássicas:

• Por favor, aceite, senhor / senhora, a expressão de meus distintos sentimentos;
• Aceite, Senhor / Senhora, a expressão das minhas cordiais saudações;
• Por favor, receba, Senhor / Senhora, meus melhores cumprimentos;
• Por favor, receba, senhor / senhora, meus sentimentos de respeito e devoção;
• Por favor, aceite, Senhor / Senhora, minhas sinceras saudações;
• Queira aceitar, Senhor / Senhora, a expressão da minha mais elevada consideração;
• Pedindo que você aceite meus melhores cumprimentos;
• Obrigado por sua atenção ao meu pedido;
• Digne-se a aceitar, senhor / senhora, a homenagem de meu profundo respeito;
• Enquanto aguarda a leitura de Vossa Excelência, queiram aceitar, Excelentíssimo Senhor / Senhora, os protestos da minha mais elevada consideração;
• Com os meus agradecimentos, peço-lhe que encontre aqui, Senhor / Senhora, a expressão dos meus distintos sentimentos;

7-Incluir anexos

Quanto aos anexos, não esqueça de informar o destinatário mencionando-os no corpo do seu email com cortesia.

É muito interessante mencionar o tamanho e o número de anexos enviados ao destinatário.

Focus: A pirâmide invertida

No que diz respeito ao chamado método da pirâmide inversa, consiste em iniciar o texto do seu email profissional com as informações principais da sua mensagem e depois continuar com as outras informações em ordem decrescente de importância.

Mas por que adotar esse método?

Normalmente, a primeira frase é lida melhor do que o resto da mensagem. Deve ser atraente. Ao adotar o método da pirâmide invertida, podemos facilmente captar a atenção do leitor e fazê-lo querer ler o e-mail até o fim.

No que diz respeito à escrita, é aconselhável usar no máximo quatro parágrafos, de 3 a 4 linhas cada, enquanto se concentra em uma ideia específica por parágrafo.

Se você deseja adotar este método, recomendamos que você use:

• frases relativamente curtas;
• ligando palavras para ligar as frases;
• uma linguagem atual e profissional.

 

                                                    LEMBRETE 

 

Como você entendeu, um e-mail profissional não tem nada a ver com um enviado a um amigo. Existem regras que devem ser seguidas à risca.

1-Trate com cuidado o assunto

Como especificamos claramente, você deve escrever corretamente o campo de assunto (ou assunto) do seu e-mail profissional. Deve ser conciso e explícito. Seu destinatário deve entender imediatamente o conteúdo do seu e-mail. Ele pode, portanto, decidir se deve abri-lo imediatamente ou lê-lo mais tarde.

2-para ser cortês

Como você bem entendeu, é necessário usar as fórmulas de saudação e polidez no contexto.

As fórmulas devem ser breves e muito bem escolhidas.

3-Corrigir erros de ortografia

Primeiro de tudo, você tem que reler o seu e-mail e se certificar de que não esqueceu de nenhuma informação necessária, e porque alguém não a leu. É muito interessante ter a opinião de outra pessoa.

Para corrigir erros de ortografia e gramática, aconselhamos que copie e cole seu e-mail em um processador de texto e faça uma verificação automática. Mesmo que este software não corrija todas as falhas, ele pode ajudá-lo. Alternativamente, você também pode investir em software de correção profissional.

4-Assine seu email

É muito importante adicionar uma assinatura ao seu email profissional. Você deve seguir as regras listadas acima para escrever uma assinatura profissional.

Ao mencionar as várias informações relacionadas à sua função, sua empresa ... seu destinatário entenderá rapidamente com quem está lidando.

5-Personalize seu email

Se for geral, é menos provável que o email seja lido. Você deve fazer com que o destinatário sinta que o e-mail está endereçado apenas a ele. Portanto, você precisa personalizar o objeto e escolher a fórmula a adotar para iniciar seu email.

Se for um e-mail de grupo, é importante criar listas diferentes de acordo com as características dos seus destinatários, suas preferências, seus interesses e sua localização. A segmentação de seus destinatários permite aumentar a taxa de abertura de seus emails.

6-Give quer abrir o correio

Ao escrever um e-mail profissional, você deve sempre fazer com que o destinatário deseje abri-lo. Geralmente, o objeto é o primeiro elemento que pressiona um correspondente a abrir seu e-mail e lê-lo. Então você tem que dar mais importância ao seu objeto, curá-lo e torná-lo o mais atraente possível.

No mesmo sentido, as duas primeiras frases do seu email devem fazer com que o destinatário deseje continuar lendo. É recomendável citar as informações mais importantes no início do seu e-mail e acionar a curiosidade do seu correspondente.

7-Evite objetos enganosos

Você nunca deve usar um objeto enganoso para aumentar a taxa de abertura de seus e-mails.

Você deve saber que seu e-mail transmite sua imagem (ou a da sua empresa), por isso é muito importante evitar objetos provocativos e enganosos. O objeto deve estar de acordo com o conteúdo do seu email.

8 - Coloque-se no lugar do leitor

A empatia é um elemento muito importante a ter em conta. Você tem que se colocar no lugar do destinatário para escrever o assunto do seu e-mail e torná-lo atraente. Você precisa se colocar no lugar do correspondente e listar uma série de perguntas que ele possa fazer a si mesmo. É a partir das respostas que você pode adaptar o título do seu e-mail.

9-Use um endereço de email profissional

Endereços pessoais como lovelygirl @… ou gentleman @… são absolutamente proibidos. No âmbito das relações profissionais, nunca nos dirigimos a um interlocutor com este tipo de endereço de e-mail.

Recomenda-se usar um endereço de e-mail profissional, ou pelo menos um endereço pessoal com seu nome e sobrenome.

O e-mail profissional requer uma comunicação muito boa, um vocabulário preciso, um texto conciso, um pedido claro e uma ortografia irrepreensível. Ao adotar as regras, dicas e conselhos que acabamos de citar, você pode escrever um e-mail atraente, que interessará imediatamente ao seu destinatário e despertará seu interesse.