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A relevância do relatório é que ele fornece todas as informações sem que você precise passar por cem páginas. Se tivéssemos que nos limitar a copiar as trocas durante as reuniões, teríamos documentos de grande volume. Mas isso é evitado quando os relatórios são feitos e especialmente quando feitos com a metodologia correta. No oficinas, seminários, missões, muitos pontos são debatidos, longas apresentações são feitas, desafios pesados ​​são identificados. Tudo isso deve ser apresentado aos funcionários da empresa, seminaristas ou patrocinadores de operações. então, como escrever um relatório relevante neste contexto? Escrever não é uma tarefa fácil, especialmente se você tiver que destacar todos os elementos obrigatórios em um relatório.

Generalidades e especificidades na redação de um relatório

O relatório deve reportar na íntegra as decisões que foram tomadas durante a reunião, bem como os tópicos que foram estudados. Deve apresentar as linhas gerais que foram evocadas durante as conversas. É uma referência confiável para todos os funcionários da empresa. De fato, nem todos podem estar em reuniões ao mesmo tempo por causa de uma doença ou outra. Portanto, o relatório permite estar no mesmo nível de informação que os outros. o escrevendo um relatório é apresentado sob a forma de um escrito, é totalmente diferente das atas ou das simples declarações das discussões.

Se os documentos foram apresentados na reunião, estes devem ser mencionados. Além disso, coloque os sites onde encontrá-los, faça uma fotocópia que você anexará ao seu relatório. Quando forem tomadas decisões de que ações devem ser tomadas, será necessário especificar quem as executará. Da mesma forma, será necessário destacar o tempo de execução determinado durante a reunião. Uma vez definidas essas ações, será fácil dar a palavra aos artistas nas próximas reuniões para resumir o que foi feito concretamente. Escreva um relatório, as demandas para ter absoluta neutralidade, os pontos a serem corrigidos, as dificuldades encontradas durante a reunião devem ser evocadas. Também apresente todos os pontos positivos que foram notados.

Saiba como escrever um relatório relevante

Un relatório relevante deve ser escrito dentro de horas do evento. Se você esperar os dias depois, é certo que você vai deixar algumas informações vitais. Da mesma forma, o imediatismo da escrita permite que você coloque todos os eventos em seu contexto. Concisão é a palavra chave para escrever um bom relatório. Todas as informações necessárias para o leitor devem se destacar diretamente. Evite o supérfluo ou as voltas muito longas. Vá direto ao ponto.

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Por escreva um bom relatórioé necessário apresentar os pontos que interessaram a agenda. Faça um texto perfeitamente estruturado porque isso tornará a leitura mais fluida. Em geral, a apresentação em uma introdução, um desenvolvimento e uma conclusão é um documento adequado. Você pode ter tantos parágrafos no corpo do relatório quanto houver pontos estudados. O plano também deve ser levado muito a sério. Você fará um plano analítico se apenas uma preocupação levar a reunião inteira. Por outro lado, se muitos pontos foram resolvidos, você terá que fazer um plano temático que os apresente em ordem decrescente de importância. Ao nível da conclusão do relatório, será necessário que os pontos que continuam a ser estudados sejam claros. O mesmo, claro, para as tarefas que ainda precisam ser realizadas. Finalmente, para escrever um relatório relevante, seria preferível ter um conhecimento bastante específico no campo cujos assuntos serão discutidos. Isto fará textos curtos e sintéticos, com terminologias apropriadas.

Critérios para escrever um relatório

Respeito critérios para escrever um relatório é essencial, permite ser objetivo e fiel aos acontecimentos. Você deve evitar dar opiniões pessoais ou apreciar o que foi decidido. Você deve evitar transcrever todas as falas dos participantes da reunião. Você deve limitar-se a mencionar a essência do que foi dito, os pontos principais.

Para conseguir isso, é sua responsabilidade selecionar as informações. Em sua classificação, evite especialmente se concentrar no acessório, enquanto o principal não sai do relatório. Faça um esforço real para resumir e priorizar as informações em ordem de importância.

Evite usar termos pessoais, ou seja, evite o "eu" e o "WE", tudo isso sugere o envolvimento pessoal do autor. Como você deve permanecer o mais neutro possível, não use adjetivos ou advérbios de apreciação. Tenha cuidado para minimizar a repetição no seu texto.

Da mesma forma, todos os comentários que se afastam do debate devem ser proscritos. Também é importante monitorar sua gramática, vocabulário e sua ortografia. O francês que você usará deve ser impecável.

Escolha o estilo de escrever um relatório

Antes de começar, pense primeiro em escolher o relatar estilo de escrita que você vai fazer:

  • O estilo abrangente para iniciantes

Se esta é a primeira vez que você precisa escreva um relatórioé melhor para você optar pelo estilo exaustivo. Esse estilo é ainda mais apropriado quando apresentações no seminário ou reunião foram feitas com o PowerPoint. Por conseguinte, será necessário evitar a redução desnecessária da informação. No entanto, será necessário pensar em retrabalhar sua transcrição, para evitar dizer tudo, o que não seria mais um relatório. Para escolher este estilo, você deve ter tomado cuidado para gravar o seminário.

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Você pode trazer um dispositivo adequado ou solicitar as gravações feitas pela sala de controle quando a sala estiver equipada. Se você não quiser gravar, tome notas encurtando o máximo que puder. Seja eficiente e rápido. Todos os documentos que serão compartilhados durante o seminário devem estar em sua posse. Para esses documentos, você pode simplesmente anexá-los aos minutos. Não há necessidade de repetir. Apenas certifique-se de incluí-los no corpo do relatório.

  • Estilo misto

Terá um estilo direto e totalmente neutro. No debate de casos, é mais apropriado escolher uma forma nominativa. Este formulário permitirá mencionar o nome, o primeiro nome e os serviços representados por cada um dos oradores.

  • No nível do formulário

Realce a data, os participantes e o programa que foi seguido durante as reuniões. Certifique-se de que suas informações sejam tão confiáveis ​​quanto possível, atualizando-as à medida que o seminário progride.

Que informações devem ser encontradas em um relatório?

Por relatar uma reuniãovocê deve começar com o nome da empresa em questão. Coloque também as coordenadas dele. Posteriormente, destaque o título do documento e a identidade da pessoa que o escreveu. Adicione também a data da sua reunião, bem como o local onde ela está sendo realizada. Além disso, será necessário contar as pessoas que realmente participaram da reunião. Mencione também os ausentes e aqueles que forneceram uma desculpa para sua ausência.

De todas essas pessoas, também destacam suas respectivas funções dentro da empresa. Em seguida, destaque o propósito da sua reunião, comumente conhecido como agenda. Em seguida, apresente os tópicos debatidos colocando títulos em cada um deles. Será necessário que as resoluções tomadas no final dos debates se tornem claras. Não se esqueça de assinar, é importante que você saiba a identidade da pessoa que está escrevendo o relatório.

Recomendação para escrever um relatório de missão

La escrevendo o relatório de uma missão é uma tarefa ainda mais específica. Missões de auditoria, missões humanitárias, missões de contadores ou mesmo missões legais devem ser condensadas em um único relatório. Este resumo deve ser enviado ao comissário da missão. Neste caso, você deve destacar suas observações, mas também suas recomendações e suas análises:

  • A fase de elaboração

Na primeira página do seu relatório, você deve mencionar o nome dos agentes e o nome do (s) representante (s) autorizado (s). As datas, a finalidade da atribuição e a duração real da atribuição também devem aparecer. No nível de resumo, ele deve mostrar claramente os aspectos mais óbvios da missão. É melhor fazer um resumo, antes de embarcar na introdução.

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A introdução deve ser direta e listar todos os problemas que foram abordados durante a missão. No desenvolvimento, você deve indicar as empresas do (s) agente (s). Você também deve transcrever a essência da carta que autoriza a missão. Isso traz a estrutura e o orçamento da missão.

  • Outras menções

O objeto, o nome do comitê de especialistas e suas funções. O método de perícia, as dificuldades que eram prerrogativas da missão. Tudo isso deve estar registrado. Sempre que se realizarem entrevistas com os membros da estrutura, será necessário realizar os respectivos relatórios e inseri-los no relatório geral da missão.

Se você garantiu o anonimato de alguns de seus interlocutores durante a sua missão, você pode retranscrever as informações que eles lhe enviaram em formato estatístico não nominal. Certifique-se de marcar o espírito do advogado com uma conclusão bem trabalhada. Você pode finalmente anexar os relatórios para as análises, as contas, as medidas e, principalmente, para fazer uma bibliografia exaustiva.

  • Pequenas recomendações

Por escreva um bom relatório, o documento deve ser conciso e conciso, você pode usar gráficos, fotos e até mesmo planos. Se suas análises tiverem detalhes muito detalhados, coloque-os em apêndices. Como o documento pode ser lido por todos, evite termos muito técnicos e incompreensíveis para o leitor comum. Se você tiver que colocá-los, explique-os rapidamente.

Seu relatório deve ter títulos e subtítulos com marcas completas, parágrafos e numeração. Não sinta que precisa anexar todos os documentos. Limite-se essencialmente àqueles que você mencionou em seu relatório de missão. Evite erros que manchem o lado profissional do seu trabalho. Baixe software de correção como Cordial ou Antidote para corrigir erros. Ou peça a uma pessoa querida que faça uma leitura final, que também avaliará a relevância do seu trabalho. Ele pode até dizer rapidamente se é compreensível ou não.

O relatório pode finalmente ser abreviado ou até sinótico. O que é sinótico é feito com tabelas em formato Word ou Excel. Por outro lado, o estenográfico agrupa todas as informações de maneira cronológica, realizando uma transcrição que às vezes pode ser integral. Escreva bem, seu relatório servirá como um arquivo e informações adicionais para todos os funcionários.