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O email é um dos principais meios de comunicação no ambiente profissional. No entanto, alguns tendem a esquecer as regras. Isso dado que oemail é considerada menos formal do que a carta. É importante saber que esta, no entanto, continua a ser uma escrita funcional, mesmo que tenha um estilo mais leve ou mais fácil de usar. Como ter sucesso em um e-mail profissional? Descubra as práticas a adotar para uma redação nas normas do art.

O assunto do e-mail deve ser curto

A primeira coisa que o destinatário lerá obviamente é o assunto do seu e-mail. Na verdade, esta é a única linha que aparece na caixa de entrada. É por isso que deve ser breve, preciso e claro. Da mesma forma, deve ter um link com o objetivo do seu e-mail (notificar, informar, convidar ...). Em outras palavras, o destinatário deve entender rapidamente o que é, apenas lendo o assunto.

O assunto do e-mail pode ser formulado em uma frase nominal, uma frase sem uma palavra de link, uma frase de 5 a 7 palavras, uma frase sem um artigo. Seguem alguns exemplos: "pedido de informação", "candidatura ao cargo de ...", "cancelamento da formação CSE 25 de janeiro", "convite aos 10 anos da empresa X", "relatório da reunião … ”, Etc.

Além disso, observe que a ausência de um assunto pode tornar o e-mail indesejado.

A fórmula inicial

Também chamada de fórmula de chamada, designa as primeiras palavras do e-mail. Ou seja, são as palavras que garantem o contato com o interlocutor.

Esta fórmula de apelação depende em particular dos seguintes fatores:

  • Sua relação com o destinatário: você conhece o destinatário? Em caso afirmativo, em que ponto?
  • O contexto da comunicação: formal ou informal?
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Portanto, é óbvio que você não vai se dirigir a um superior da mesma forma que se dirige a um colega. Da mesma forma, é uma fórmula diferente que você usará ao se dirigir a um estranho.

Seguindo a fórmula de recurso, vem a primeira frase do e-mail que deve estar vinculada ao assunto da redação profissional.

O corpo do e-mail

Considere usar a técnica da pirâmide invertida para escrever o corpo do seu e-mail. Consiste em começar com as informações principais do e-mail que, na maioria das vezes, é o retorno do assunto do e-mail. A partir daí, você terá que evocar as demais informações de forma decrescente, ou seja, da mais importante para a menos essencial.

A razão pela qual você deve escolher esse método é que a primeira parte de uma frase é a mais lida e a mais lembrada. Em uma frase de 40 palavras, você geralmente se lembra de apenas 30% da primeira parte.

Seu e-mail deve ser escrito em frases curtas e em linguagem profissional do dia a dia. Nesse sentido, evite termos técnicos e certifique-se de que haja palavras de ligação entre as frases.

Por fim, não se esqueça da fórmula educada de finalizar seu e-mail. Em seguida, use uma breve cortesia no final, adaptando-a ao contexto da troca, mas também ao seu relacionamento com o destinatário.