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Se você não tiver uma rotina clara para lidar com seus e-mails, eles podem rapidamente se tornar uma fonte de perda de tempo. Por outro lado, se você fizer o que for necessário no nível organizacional para não se deixar sobrecarregar por dezenas de e-mails não lidos. Então você pode libertar sua mente de qualquer possibilidade de ter perdido um enviar importante. Neste artigo, uma série de práticas comprovadas são listadas. Ao adotá-los, você sem dúvida será capaz de gerenciar sua caixa de correio com muito mais serenidade.

Classifique automaticamente ou manualmente qualquer email em uma pasta ou subpastas dedicadas.

 

Esse é o tipo de método que permitirá que você classifique rapidamente seus e-mails em ordem de importância. Você pode classificar seus e-mails por tema, assunto e prazos. O importante é tirar proveito de todos os recursos de sua caixa de correio para gerenciar seus e-mails de uma forma totalmente operacional. Depois de criar um diretório com pasta e subpasta de acordo com o modo de organização que mais lhe convier. Cada mensagem terá seu lugar em sua caixa de correio, como cada arquivo de papel em sua mesa. Assim, passado o momento de processar seus emails, você pode se concentrar 100% no resto do seu trabalho.

Planeje um horário específico para o processamento de seus e-mails

 

Obviamente, você deve permanecer responsivo e ser capaz de processar mensagens que aguardam uma resposta imediata de você. De resto, planeje os momentos mais relevantes para lidar com seus e-mails de maneira consistente. Comece preparando todos os elementos necessários para o processamento do seu trabalho. Arquivos em papel, grampeadores, impressoras, tudo deve ser útil para facilitar a concentração máxima. Não importa quando você escolher. Agora que sua caixa de correio está organizada como um centro de classificação postal, você tem a possibilidade de processar seus e-mails calmamente com eficiência e velocidade.

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Limpe sua caixa de correio excluindo todos os boletins desnecessários

 

Sua caixa de correio é constantemente parasitada por boletins ou anúncios desinteressantes? Tome cuidado para livrar sua caixa de correio de todos esses boletins que parecem mais spam do que qualquer outra coisa. Você deve cancelar sistematicamente a inscrição em todas essas listas de discussão que não trazem nada de concreto e que podem se tornar rapidamente mais invasivas. Você pode usar ferramentas como Cleanfox onde Desenrole-me faça o necessário em alguns cliques. Sem levar uma manhã, esse tipo de solução o ajudará enormemente a acabar com toda essa poluição digital. Milhares de e-mails podem ser processados ​​relativamente rapidamente.

Configure uma resposta automática

 

Em breve você estará saindo de férias por um longo tempo. Um detalhe a não ser esquecido, ativou a resposta automática da sua caixa de correio. Isso é algo importante para que todas as pessoas com quem você se corresponde profissionalmente por e-mail estejam bem informadas sobre sua ausência. Muitos mal-entendidos são possíveis quando um cliente ou fornecedor perde a paciência, porque essas mensagens permanecem sem resposta. Isso pode ser facilmente evitado com uma mensagem curta que será enviada automaticamente durante suas férias. Você só precisa indicar a data do seu retorno das férias e por que não o e-mail de um colega, se necessário.

Moderar o número de e-mails que você envia em cópia

 

Usar sistematicamente os e-mails enviados em cópia carbono (CC) e cópia carbono invisível (CCI) pode gerar rapidamente trocas sem fim. As pessoas que deveriam receber sua mensagem apenas para obter informações agora precisam de esclarecimentos. Outros se perguntam por que receberam essa mensagem e a percebem corretamente como uma perda de tempo. Ao escolher colocar alguém no circuito, verifique se sua escolha é realmente relevante. As mensagens enviadas a qualquer pessoa devem ser evitadas.

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Lembre-se de que um e-mail pode ter valor legal

 

Na medida do possível, mantenha todos os seus e-mails, eles têm a força de prova, em particular para o tribunal industrial. Uma mensagem eletrônica se for certificada com o mesmo valor legal que uma carta que você escreveria à mão. Mas cuidado, mesmo uma mensagem simples enviado sem pensar para um colega ou cliente pode ter sérias conseqüências. Se um cliente provar, o email tem o suporte, que você não respeitou seus compromissos em termos de entrega ou outros. Você terá que suportar as consequências para os seus negócios e para si mesmo. Nas disputas comerciais e nos tribunais industriais, a prova é considerada "gratuita". Ou seja, é o juiz quem decide e que é melhor classificar cuidadosamente seus e-mails do que colocá-los no lixo.