Apresentando o Gmail for Business (Google Workspace)

Gmail Enterprise, o aplicativo incluso no Google Workspace é muito mais que um simples serviço de e-mail. É uma ferramenta completa que oferece uma série de funcionalidades pensadas para facilitar a comunicação, colaboração e gestão do tempo dentro da sua empresa. Mas, para aproveitar ao máximo esses recursos, seus colegas precisam entender como eles funcionam e como usá-los de maneira eficaz. Como um treinador interno, é aí que você entra.

Esta primeira parte do nosso guia completo do Gmail Enterprise oferece uma visão geral dos principais recursos do Gmail Enterprise e sua utilidade em um contexto profissional.

messaging : no coração do Gmail Enterprise está seu serviço de e-mail. Ele permite que você envie e receba e-mails, mas também oferece muitos outros recursos, como a capacidade de criar etiquetas para organizar seus e-mails, usar filtros para automatizar determinadas ações e configurar respostas automáticas.

Calendário : o calendário integrado do Gmail Enterprise permite que você agende reuniões, defina lembretes para si mesmo e veja quando seus colegas de trabalho estão disponíveis. Você pode até criar vários calendários para diferentes aspectos do seu trabalho.

Google drive : o Google Drive, parte do Google Workspace, permite armazenar, compartilhar e colaborar em documentos, planilhas e apresentações. Você pode compartilhar arquivos ou pastas inteiras com seus colegas e trabalhar em conjunto em documentos em tempo real.

Converse e conheça : Gmail for Business também inclui Google Chat e Google Meet, que permitem que você se comunique com seus colegas por mensagem instantânea, chamada de voz ou videoconferência.

Todos esses recursos podem ser acessados ​​em sua conta do Gmail, tornando o Gmail for Business poderoso e conveniente. Nas próximas seções deste guia, veremos cada um desses recursos em detalhes, fornecendo dicas práticas para usá-los de maneira eficaz em seu treinamento.

Recursos avançados do Gmail para Empresas

Depois de abordar os fundamentos do Gmail Enterprise, é hora de passar para alguns dos recursos avançados que tornam essa ferramenta tão poderosa. Dominá-los pode ajudar seus colegas a trabalhar com mais eficiência e economizar tempo todos os dias.

1. Atalhos de teclado : o Gmail Enterprise oferece uma série de atalhos do teclado que permitem navegar rapidamente pela caixa de entrada e executar várias ações sem a necessidade de usar o mouse. Por exemplo, pressionando “c” você pode compor um novo e-mail, enquanto pressionando “e” você pode arquivar o e-mail selecionado. Você pode encontrar a lista completa de atalhos de teclado na Ajuda do Gmail.

2. Respostas sugeridas e redação inteligente : esses recursos, alimentados pela inteligência artificial do Google, podem ajudar a escrever e-mails mais rapidamente. As respostas sugeridas oferecem respostas curtas para e-mails, enquanto o Smart Compose oferece frases para complete aqueles que você escreve.

3. Funcionalidade de delegação : com esse recurso, você pode conceder permissão a outra pessoa para gerenciar sua caixa de entrada. Isso pode ser especialmente útil para pessoas que recebem muitos e-mails e precisam de ajuda para gerenciá-los.

4. Integrações : o Gmail for Business pode ser integrado a muitos outros aplicativos, inclusive os que não são do Google. Por exemplo, você pode integrar o Gmail ao seu gerenciador de tarefas ou CRM para rastrear e-mails relacionados a projetos ou clientes específicos.

Ao treinar seus colegas sobre esses recursos avançados, você os ajudará a aproveitar ao máximo o Gmail for Business e aumentar a produtividade. Na próxima seção, discutiremos algumas práticas recomendadas para o treinamento do Gmail Enterprise.

Estratégias para um treinamento eficaz do Gmail Enterprise

Agora que você tem uma compreensão sólida dos recursos básicos e avançados do Gmail Enterprise, é hora de pensar em como você pode transmitir esse conhecimento aos seus colegas de maneira eficaz. Aqui estão algumas estratégias que você pode adotar:

1. Treinamento prático : a melhor forma de aprender a usar uma ferramenta como o Gmail for Business é fazendo você mesmo. Ao treinar seus colegas de trabalho, certifique-se de dar a eles bastante tempo para explorar os recursos do Gmail por conta própria e praticar as tarefas específicas que eles precisarão realizar no trabalho diário.

2. Use recursos de treinamento externos : há muitos recursos on-line que podem ajudar seus colegas de trabalho a aprender como usar o Gmail for Business. Por exemplo, o Google oferece um centro de treinamento que cobre todos os recursos do Gmail em detalhes. Também há vídeos de treinamento gratuitos no YouTube, como os do canal TÓPICO DE VENTO.

3. Sessões de perguntas e respostas : organize sessões regulares de perguntas e respostas nas quais os colegas de trabalho podem fazer perguntas sobre os recursos do Gmail que não entendem ou sobre os problemas que estão enfrentando. Esta é uma ótima oportunidade para você fornecer respostas personalizadas e abordar questões específicas que surgem em seu negócio.

4. Incentive o autoestudo : incentive seus colegas a explorar o Gmail Enterprise por conta própria e tentar resolver seus próprios problemas antes de pedir ajuda. Isso os ajudará a desenvolver sua autoconfiança e a se tornarem mais independentes.

Ao implementar essas estratégias, você pode ajudar seus colegas a dominar o Gmail Enterprise e torná-lo uma ferramenta valiosa para o trabalho deles. Boa sorte com o seu treino!