O relatório: 4 pontos essenciais para saber para ter sucesso
Você deve fazer um relatório, ou um relatório, a pedido do seu gerente. Mas você não sabe por onde começar ou como formulá-lo.
Aqui, eu revelo um procedimento simples em pontos 4 para realizar este relatório de forma eficiente e com uma certa velocidade. Deve ser escrito em cronologia lógica.
Qual é a utilidade de um relatório?
Dá a capacidade para a pessoa em quem se destina a poder confiar os dados apresentados para decidir sobre uma ação. As informações registradas no relatório permitem responder a uma ou mais perguntas necessárias para a tomada de decisões.
Dito isto, um funcionário é capaz de escrever um relatório para oferecer sugestões ao seu supervisor sobre um tópico específico, a fim de fazer melhorias, por exemplo, na organização de um serviço ou na substituição de um serviço. materiais. Um relatório é uma excelente maneira de comunicar entre um superior e seus subordinados.
Dependendo do objetivo do relatório, sua apresentação pode ser diferente, mas o procedimento que eu revelar abaixo é válido para todos os relatórios que você terá que fazer.
Primeiro ponto - A solicitação deve ser precisa e explícita.
Este primeiro ponto será o ponto essencial em que todo o seu trabalho será baseado. Também delimitará a área em questão.
O destinatário do relatório
- O que exatamente ele quer do seu relatório?
Quais são as metas e objetivos do relatório para ele?
- Quão útil será o relatório para o seu destinatário?
- O destinatário já conhece o assunto?
- Saiba qual é o seu conhecimento para não repetir informações já conhecidas.
O caso e as modalidades
- Qual é a situação?
- Quais os motivos associados ao pedido de relatório: dificuldades, transformações, evoluções, modificações, melhorias?
Segundo ponto - considere, selecione e colete informações essenciais.
A informação pode ser muitas, seja notas, documentos ou outros relatórios, e várias fontes, mas o importante é ser seletivo para lembrar apenas aqueles que são essenciais, essenciais e essenciais. e não se deixar levar por informações de menor interesse ou repetitivas que possam prejudicar o relatório final. Portanto, você deve usar apenas as informações mais apropriadas correspondentes ao relatório solicitado.
Terceiro ponto - organizar e implementar o plano
Normalmente, o plano começa com uma introdução, depois continua com o desenvolvimento e termina com uma conclusão.
Abaixo, o plano exposto é aquele geralmente encontrado. O papel da introdução e conclusão não difere, mantendo seu papel intrínseco. Pelo contrário, o desenvolvimento pode ser concebido de forma variável de acordo com o relatório que você terá que perceber.
Introdução do relatório
Fornece informações essenciais relacionadas ao próprio motivo do relato; suas motivações, suas intenções, sua razão de ser, suas prerrogativas.
Esta informação deve reunir em poucas palavras o objetivo do relatório, em um texto conciso, ao mesmo tempo em que é detalhado e completo.
É absolutamente desaconselhável ignorar a introdução, uma vez que descreve antecipadamente os dados precisos do pedido, permitindo que o destinatário, bem como o editor do relatório, compreendam-se mutuamente. Também ajuda a lembrar os termos da solicitação, a situação, as condições em que o relatório não é imediatamente examinado ou se é necessário reconsiderá-lo posteriormente.
O desenvolvimento do relatório
O desenvolvimento é comumente dividido em três seções.
- Um inventário tangível e imparcial da situação ou contexto, isto é, uma declaração detalhada do que já está em vigor.
- Um julgamento claro sobre o que está em vigor, destacando os aspectos positivos e negativos, enquanto propõe uma análise tão evocativa e concreta quanto necessário.
- Conselhos, sugestões e recomendações, na medida do possível, associados aos benefícios que lhes são inerentes.
A conclusão do relatório
Não deve conter nenhum assunto novo que não tenha sido indicado no desenvolvimento. Sem ser um discurso abreviado do desenvolvimento, está lá para trazer uma resposta propondo claramente uma ou as seguintes soluções às recomendações especificadas neste.
Quarto Ponto - Escrevendo o Relatório
Algumas regras comuns a todos os editoriais devem ser respeitadas. A ênfase será colocada em um vocabulário inteligível e acessível ortografia impecável para mais profissionalismo, frases curtas para uma melhor compreensão, uma estrutura arejada dos parágrafos para uma boa fluência de leitura.
Tendo especial cuidado na forma de seu relatório pode oferecer ao leitor ou destinatário uma facilidade e conforto leitura essencial.
- Você deve ser conciso e explícito em sua escrita
- Para garantir uma melhor fluidez na leitura do relatório, devolva o leitor a um apêndice que acrescentará alguns complementos às suas explicações quando for necessário.
- Planeje um resumo quando seu relatório abrange mais de três páginas, o que permite ao destinatário orientar-se em sua leitura, se for sua escolha.
- Quando for lucrativo ou indispensável, integre tabelas e outros gráficos que reflitam sua escrita para ilustrar os dados. Eles podem ser essenciais em alguns casos para um bom entendimento.
- Não omita os títulos e legendas para delimitar cada parte do seu relatório para ganhar, aí também, na fluidez.
Em conclusão: O que lembrar
- A interpretação e o entendimento adequados do aplicativo permitem que você responda sem estar ao lado do assunto para obter eficiência.
- Em seu relatório, você pode compartilhar suas ideias tomando uma posição contra o relatório simples.
- Para ser eficaz, seu relatório deve fornecer respostas às perguntas feitas por seu destinatário, daí o interesse primordial de toda a sua apresentação; redação, estrutura, declaração e seu desdobramento; introdução, desenvolvimento, conclusão.
- Explique seus argumentos, observações e soluções propostas.
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