Por que começar bem um e-mail é crucial?

Nos negócios, sua escrita enfrenta constantemente um grande desafio: captar a atenção do leitor. Seus destinatários, gerentes sobrecarregados, precisam analisar uma grande quantidade de informações diárias. Resultado? Eles dedicam apenas alguns segundos preciosos para cada nova mensagem.

Uma introdução fraca, sem graça, mal feita... e a indiferença é garantida! Pior ainda, um sentimento de cansaço que comprometerá a plena compreensão da mensagem. Basta dizer que foi um amargo fracasso editorial.

Por outro lado, uma introdução bem-sucedida e impactante permitirá que você desperte imediatamente o interesse de sua hierarquia ou de seus colegas. Uma introdução cuidadosa demonstra seu profissionalismo e domínio dos códigos de comunicação empresarial.

A armadilha a evitar absolutamente

Muitos escritores de negócios cometem o erro fatal: entrar em detalhes desde as primeiras palavras. Acreditando que estão fazendo a coisa certa, eles imediatamente vão direto ao cerne da questão. Um erro vergonhoso!

Essa abordagem “blá” desgasta rapidamente o leitor antes mesmo que ele chegue ao cerne da questão. Desde as primeiras palavras, ele recomeça, desconcertado com esse preâmbulo confuso e pouco inspirador.

Pior ainda, este tipo de introdução desconsidera completamente os problemas do destinatário. Não destaca os benefícios concretos que poderiam ser derivados do conteúdo da mensagem.

Os 3 ingredientes mágicos de uma introdução cativante

Para ter sucesso em suas apresentações, os profissionais recomendam um método de 3 passos, imparável para gerar a atenção e a boa vontade do leitor:

Um poderoso “gancho” para acertar o jogador

Seja um texto chocante, uma pergunta provocativa ou até figuras marcantes… Comece com um elemento forte que agrade e desperte a curiosidade do seu interlocutor.

Contexto claro e direto

Após o clique inicial, prossiga com uma frase simples e direta para lançar as bases do assunto em questão. O leitor deve entender imediatamente do que se trata, sem precisar pensar.

Os benefícios para o destinatário

Último momento essencial: explique por que esse conteúdo lhe interessa, o que ele tem a ganhar diretamente com ele. Seus argumentos de “benefício” são decisivos para fazer com que as pessoas se envolvam na leitura.

Como organizar esses 3 componentes?

A sequência típica recomendada é a seguinte:

  • Uma frase chocante ou pergunta cativante como abertura
  • Continue com 2-3 linhas de contextualização do tema
  • Conclua com 2 a 3 linhas detalhando os benefícios para o leitor

Naturalmente, você pode ajustar as proporções dependendo da natureza da mensagem. O gancho pode ser mais ou menos suportado, a parte de contextualização mais ou menos fornecida.

Mas siga esta estrutura geral “gancho -> contexto -> benefícios”. Constitui um excelente fio condutor para apresentar o corpo da sua mensagem com impacto.

Exemplos falados de introduções impactantes

Para melhor visualizar o método, nada melhor que algumas ilustrações concretas. Aqui estão alguns modelos típicos para introduções bem-sucedidas:

Exemplo de e-mail entre colegas:

“Um pequeno esclarecimento poderá poupar 25% no seu próximo orçamento de comunicações... Nas últimas semanas, o nosso departamento identificou uma nova estratégia de patrocínio particularmente lucrativa. Ao implementá-lo a partir do próximo exercício financeiro, você reduziria significativamente suas despesas e ganharia visibilidade.”

Exemplo de apresentação de relatório à administração:

“Os últimos resultados confirmam que o lançamento se tornou um verdadeiro sucesso comercial. Em apenas 2 meses, a nossa quota de mercado no setor da automação de escritório aumentou 7 pontos! Em detalhe, este relatório analisa os fatores-chave deste desempenho, mas também as áreas a planear para perpetuar esta dinâmica tão promissora.”

Ao aplicar essas receitas eficazes, seus escritos profissionais ganhará impacto desde as primeiras palavras. Agarre o seu leitor, desperte o seu interesse… e o resto virá naturalmente!