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O funcionário francês médio passa cerca de um quarto da semana lendo centenas de e-mails que envia e recebe todos os dias.

No entanto, apesar de estarmos presos em nossa caixa de correio uma boa parte de nosso tempo, muitos de nós, mesmo os mais profissionais, ainda não sabem como usar o e-mail adequadamente.

De fato, dado o volume de mensagens que lemos e escrevemos todos os dias, é mais provável que cometamos erros embaraçosos, que podem ter sérias conseqüências nos negócios.

Neste artigo, definimos as regras mais essenciais do "campo cibernético" a serem conhecidas.

Inclua uma linha de assunto clara e direta

Exemplos de uma boa linha de assunto incluem “Data da reunião alterada”, “Pergunta rápida sobre sua apresentação” ou “Sugestões para a proposta”.

As pessoas geralmente decidem abrir um e-mail com base na linha de assunto, escolha um que permita que os leitores saibam que você está abordando suas preocupações ou problemas de trabalho.

Use um endereço de email profissional

Se você trabalha para uma empresa, deve usar o endereço de e-mail da empresa. Mas se você usa uma conta de e-mail pessoal, seja por conta própria ou goste de usá-la ocasionalmente para correspondência comercial, deve ter cuidado ao escolher esse endereço.

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Você deve sempre ter um endereço de e-mail com seu nome para que o destinatário saiba exatamente quem está enviando o e-mail. Nunca use um endereço de e-mail que não seja adequado para o trabalho.

Pense duas vezes antes de clicar em "responder a todos"

Ninguém quer ler os e-mails de 20 pessoas que não têm nada a ver com eles. Ignorar e-mails pode ser difícil, pois muitas pessoas recebem notificações de novas mensagens em seus smartphones ou mensagens pop-up de distração na tela do computador. Evite clicar em "responder a todos", a menos que você ache que todos na lista devem receber o e-mail.

Inclua um bloco de assinatura

Forneça ao seu leitor informações sobre você. Normalmente, inclua seu nome completo, cargo, nome da empresa e informações de contato, incluindo um número de telefone. Você também pode adicionar um pouco de publicidade para si mesmo, mas não exagere com ditados ou ilustrações.

Use a mesma fonte, tamanho e cor do restante do e-mail.

Use saudações profissionais

Não use expressões casuais e coloquiais como “Olá”, “Oi!” ou “Como você está?”.

A natureza relaxada de nossos escritos não deve afetar a saudação em um email. "Olá!" É uma saudação muito informal e, geralmente, não deve ser usada em uma situação de trabalho. Use "Olá" ou "Boa noite".

Use pontos de exclamação com moderação

Se você optar por usar um ponto de exclamação, use apenas um para expressar seu entusiasmo.

As pessoas às vezes se empolgam e colocam vários pontos de exclamação no final de suas frases. O resultado pode parecer muito emocional ou imaturo, pontos de exclamação devem ser usados ​​com moderação na escrita.

Cuidado com humor

O humor pode facilmente se perder na tradução sem o tom e as expressões faciais corretos. Em uma conversa profissional, é melhor deixar o humor de fora dos e-mails, a menos que você conheça bem o destinatário. Além disso, algo que você acha engraçado pode não ser para outra pessoa.

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Saiba que pessoas de culturas diferentes falam e escrevem de forma diferente

A falta de comunicação pode surgir facilmente devido a diferenças culturais, especialmente na forma escrita, quando não podemos ver a linguagem corporal um do outro. Adapte sua mensagem à formação cultural ou nível de conhecimento do destinatário.

É bom ter em mente que culturas altamente contextuais (japonesas, árabes ou chinesas) querem conhecê-lo antes de fazer negócios com você. Como resultado, pode ser comum que os funcionários desses países sejam mais pessoais em sua redação. Por outro lado, pessoas de culturas de baixo contexto (alemãs, americanas ou escandinavas) preferem ir muito rapidamente ao ponto.

Responda aos seus e-mails, mesmo que o e-mail não tenha sido destinado a você

É difícil responder a todos os e-mails enviados para você, mas você deve tentar. Isso inclui casos em que o e-mail foi enviado acidentalmente para você, especialmente se o remetente estiver esperando uma resposta. Uma resposta não é necessária, mas é uma boa etiqueta de e-mail, especialmente se essa pessoa trabalha na mesma empresa ou setor que você.

Aqui está um exemplo de resposta: “Sei que você está muito ocupado, mas acho que não queria me enviar este e-mail. E eu queria que você soubesse para que você possa enviá-lo para a pessoa certa. »

Revise cada mensagem

Seus erros não passará despercebido pelos destinatários do seu e-mail. E, dependendo do destinatário, você pode ser julgado por isso.

Não confie em corretores ortográficos. Leia e releia seu e-mail várias vezes, de preferência em voz alta, antes de enviá-lo.

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Adicione o endereço de e-mail por último

Evite enviar um e-mail acidentalmente antes de terminar de redigi-lo e corrigir a mensagem. Mesmo ao responder a uma mensagem, é uma boa ideia remover o endereço do destinatário e inseri-lo somente quando tiver certeza de que a mensagem está pronta para ser enviada.

Verifique se você selecionou o destinatário correto

Você precisa ter muito cuidado ao digitar um nome do seu catálogo de endereços na linha “Para” do e-mail. É fácil selecionar o nome errado, o que pode ser constrangedor para você e para a pessoa que recebeu o e-mail por engano.

Use fontes clássicas

Para correspondência profissional, mantenha sempre suas fontes, cores e tamanhos padrão.

A regra principal: seus e-mails devem ser fáceis para outras pessoas lerem.

Geralmente, é melhor usar tipos de 10 ou 12 pontos e um tipo de letra fácil de ler, como Arial, Calibri ou Times New Roman. Quando se trata de cor, o preto é a escolha mais segura.

Fique de olho no seu tom

Assim como as piadas são perdidas na tradução, sua mensagem pode ser rapidamente mal interpretada. Lembre-se de que seu entrevistador não tem as pistas vocais e expressões faciais que receberia em uma discussão individual.

Para evitar qualquer mal-entendido, é recomendável que você leia sua mensagem em voz alta antes de clicar em Enviar. Se parece difícil para você, vai parecer difícil para o leitor.

Para melhores resultados, evite usar palavras totalmente negativas (“fracasso”, “ruim” ou “esquecido”) e sempre diga “por favor” e “obrigado”.