A carta profissional é um documento escrito, que garante uma relação formal entre os diferentes interlocutores. Possui uma estrutura interna muito comum. Essencialmente escrito em uma página, ou duas excepcionalmente. A carta profissional geralmente contém um único assunto. Essa estrutura interna tem uma vantagem. Seu plano de escrita pode permanecer o mesmo, não importa o quê. Obviamente, haverá mudanças de acordo com o objetivo. No entanto, seja um simples pedido de informação, um requerimento ou mesmo uma reclamação. O plano para escrever correspondência profissional permanecerá praticamente inalterado.
Passado, presente e futuro: um plano de três fases para uma carta profissional de sucesso
O uso de passado, presente e futuro, nesta hierarquia cronológica, refere-se ao tríptico do plano de escrita de uma carta profissional. É o plano simples e eficaz para implementar em todas as situações. Para questionar, transmitir informações, explicar um determinado assunto ou até mesmo persuadir seu leitor. Eficiência, que se justifica em relação aordem lógica observada em sua estrutura.
O passado: etapa número 1 do plano
Na maioria das vezes, escrevemos uma carta com base em um precedente, uma situação inicial ou anterior. Pode ser uma carta recebida, uma reunião, uma visita, uma entrevista por telefone, etc. O objetivo de escrever a primeira parte desta carta é comunicar os motivos do envio. Ou simplesmente o contexto que descreve a situação. A lembrança dos fatos é geralmente expressa em uma única e mesma frase. No entanto, é mais conveniente construir esta frase em sub-sentenças. A título de ilustração, podemos ter as seguintes expressões:
- Acuso o recebimento de sua carta, informando-me de ...
- Em sua carta datada de ………
- Você trouxe ao nosso conhecimento ...
- Tendo em vista o seu comunicado de imprensa publicado pelo jornal XXX (referência n ° 12345), acabamos de propor ...
- Depois de realizar uma verificação de sua conta, encontramos ...
Em situações em que o motivo da redação da carta não esteja relacionado a um fato passado. Nesse ponto temos o primeiro parágrafo da carta onde o autor se apresenta e seu estabelecimento. Em seguida, continue especificando sua solicitação ou oferecendo seus diversos serviços. Por exemplo, como parte de uma solicitação de informações ou uma proposta de serviço, podemos ter as seguintes expressões:
- Como especialistas no setor de segurança, viemos por aqui….
- Tendo em mente a satisfação dos nossos clientes, queríamos ...
- Estamos muito felizes em anunciar que planejamos para nossos clientes ...
No âmbito de uma candidatura espontânea (estágio ou emprego), também podemos ter as seguintes expressões:
- Sua empresa me chamou a atenção e como estudante em …………, gostaria de me inscrever para um estágio ………
- Recentemente formado em ...
O destinatário a quem a carta é dirigida deve, desde o primeiro parágrafo, compreender o assunto da sua carta.
O presente: etapa número dois do plano
Esta segunda parte do plano refere-se às razões que justificaram a redação da carta no momento T. Em relação à situação anterior expressa na primeira parte. Nesse nível, é uma questão de argumentar, informar, explicar ou mesmo questionar. Dependendo da complexidade da situação, esta parte pode ser escrita em um parágrafo completo ou apresentar a ideia principal em uma única frase. A título de ilustração, podemos ter as seguintes expressões:
- Observando que na data da ... fatura n ° ... não é compensada, nós ...
- Ser membro da nossa organização também lhe garante ...
- Apesar de o contrato prever o início das obras na data de…, observamos com espanto e não conseguimos compreender os atrasos relatados pelo Sr. ……….
O futuro: etapa número 3 do plano
Esta terceira e última parte fecha as duas primeiras reportando sobre resultado para vir.
Ou expressamos nossas intenções, como autor da carta, e podemos, assim, usar expressões do tipo:
- Hoje irei cuidar pessoalmente do envio dos itens que você solicitou
- Estamos prontos para substituir ... levando em consideração, claro, o original.
- Aproxime-se da bilheteria… ..
Ou expressamos um desejo, pedindo ou encorajando o receptor a agir ou reagir. Podemos, assim, ter as seguintes formulações:
- Você está convidado a se aproximar do balcão
- Portanto, peço que você chame seus especialistas rapidamente para ...
- Sua prontidão para resolver esta situação é aguardada com grande expectativa.
O propósito de escrever esta carta pode ser potencialmente acompanhado por um argumento:
- Você ajustará a situação o mais rápido possível (objetivo) de acordo com as disposições gerais e específicas do contrato. (Argumento)
- Você pode providenciar minha entrega o mais rápido possível ? (Objetivo) É inútil lembrar que a entrega deve ser feita na data prevista, tendo em vista as suas condições de venda. (Argumento)
Uma fórmula educada, essencial para fechar sua carta profissional !
Para encerrar adequadamente uma carta profissional, é essencial escrever uma frase educada. É, na realidade, uma fórmula dupla polida, constituída por uma expressão, mas também por uma fórmula de “pré-conclusão”.
Ou temos uma fórmula de cortesia, refletindo uma certa cordialidade:
- Receba antecipadamente o nosso agradecimento por ...
- Pedimos desculpas por esta situação inesperada
- Estarei sempre disponível para discutir isso em uma reunião
- Você pode nos contatar a qualquer momento para ...
- Esperamos que esta oferta corresponda às suas expectativas e, claro, estamos à sua disposição para mais informações.
Ou temos uma fórmula educada:
- Pedimos que aceite, Senhora, Senhor, os nossos melhores cumprimentos.
- Por favor, acredite, Senhor, na expressão de nossos melhores sentimentos.
- Por favor, aceite, senhora, nossos melhores cumprimentos.
A vantagem deste plano ao escrever uma carta profissional é, por um lado, a sobriedade na redação do conteúdo e, por outro, a sua simplicidade de leitura perante o destinatário. No entanto, esta linha do tempo não é recomendada para conteúdos mais complexos e mais longos.
