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Escreva para ser lido

Um colega acabou de lhe enviar um email sobre uma reunião que você tem em uma hora. O e-mail deve conter as principais informações que você precisa apresentar, como parte de um projeto importante.

Mas há um problema: o e-mail está tão mal escrito que você não consegue encontrar os dados de que precisa. Existem erros de ortografia e frases incompletas. Os parágrafos são tão longos e tão confusos que você precisa de três vezes mais do que o necessário para encontrar as informações desejadas. Como resultado, você está sub-preparado para a reunião e não está indo tão bem quanto você deseja.

Você já enfrentou uma situação semelhante a esta? Em um mundo sobrecarregado de informações, é essencial se comunicar de forma clara, concisa e eficaz. As pessoas não têm tempo para ler e-mails do tamanho de um livro e não têm paciência para interpretar e-mails mal-construídos e onde informações úteis estão espalhadas por toda parte.

Mais o seu habilidades de escrita são bons, mais você se sente bem consigo mesmo, incluindo seu chefe, colegas e clientes. Você nunca sabe até que ponto essas boas impressões o levarão.

Neste artigo, veremos como você pode melhorar suas habilidades de escrita e evitar erros comuns.

Audiência e formato

O primeiro passo para escrever claramente é escolher o formato apropriado. Você precisa enviar um email informal? Escreva um relatório detalhado? Ou escreva uma carta formal?

O formato, assim como seu público, definirá sua “voz para escrever” - ou seja, o quão formal ou relaxado o tom deve ser. Por exemplo, se você estiver escrevendo um e-mail para um cliente em potencial, ele deve ter o mesmo tom de um e-mail para um amigo?

Definitivamente não.

Comece identificando quem vai ler sua mensagem. É voltado para gerentes seniores, toda a equipe ou um pequeno grupo trabalhando em um arquivo específico? Em tudo o que você escreve, seus leitores ou destinatários devem definir seu tom, bem como aspectos do conteúdo.

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Composição e estilo

Depois de saber o que você está escrevendo e para quem você está escrevendo, você deve começar a escrever.

Uma tela de computador branca e branca é muitas vezes intimidante. É fácil ficar preso porque você não sabe como começar. Experimente estas dicas para compor e formatar seu documento:

 

  • Comece com seu públicoNão se esqueça de que seus leitores podem não saber nada sobre o que você diz a eles. O que eles precisam saber primeiro?
  • Criar um plano deIsso é especialmente útil se você estiver escrevendo um documento mais longo, como um relatório, apresentação ou fala. Os contornos ajudam você a identificar as etapas a seguir em qual ordem e a dividir em informações gerenciáveis.
  • Tente um pouco de empatiaPor exemplo, se você estiver escrevendo um e-mail de vendas para clientes em potencial, por que eles devem se preocupar com seu produto ou com o argumento de venda? Qual é o benefício para eles? Lembre-se das necessidades do seu público em todos os momentos.
  • Use o triângulo retóricoSe você está tentando persuadir alguém a fazer algo, certifique-se de explicar por que as pessoas devem ouvi-lo, transmitir sua mensagem para envolver seu público e apresentar as informações de maneira racional e consistente.
  • Identifique seu tema principal: Se você tiver dificuldade em definir o tema principal da sua mensagem, finja que tem 15 segundos para explicar sua localização. O que você está dizendo? Este é provavelmente o seu tema principal.
  • Use linguagem simples: A menos que escreva um artigo científico, geralmente é melhor usar uma linguagem simples, uma linguagem direta. Não use palavras longas apenas para impressionar as pessoas.

Estrutura

Seu documento deve ser o mais amigável possível. Use títulos, legendas, marcadores e números, tanto quanto possível para separar o texto.

Afinal, o que é mais fácil de ler: uma página cheia de parágrafos longos ou uma página dividida em parágrafos curtos com cabeçalhos de seção e marcadores? Um documento que seja fácil de digitalizar será lido com mais frequência do que um documento com parágrafos longos e densos.

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Cabeçalhos devem chamar a atenção do leitor. Com a ajuda de perguntas, muitas vezes é uma boa ideia, especialmente em textos publicitários, porque as perguntas mantêm o leitor interessado e curioso.

Em e-mails e propostas, use títulos curtos e legíveis, como os deste artigo.

Adicionar gráficos também é uma maneira inteligente de separar seu texto. Esses recursos visuais não só permitem ao leitor manter sua atenção no conteúdo, mas também comunicar informações importantes muito mais rapidamente do que o texto.

Erros gramaticais

Você provavelmente sabe que erros em seu e-mail farão seu trabalho parecer pouco profissional. É essencial evitar grandes erros, obtendo um corretor ortográfico e revisando sua ortografia tanto quanto possível.

Aqui estão alguns exemplos de palavras comumente usadas:

 

  • Eu envio / envio / envio para você

 

O verbo "enviar", sendo um verbo do primeiro grupo, sempre será escrito na primeira pessoa do singular "eu envio" com um "e". "Expedição" sem "e" é um nome ("uma remessa") e pode ser plural: "remessas".

 

  • Eu me junto a você / eu me junto a você

 

Um sempre escreverá "Eu me junto a você" com um "s". "Conjunta" com um "t" é a conjugação da terceira pessoa do singular "ele se une".

 

  • Prazo / prazo final

 

Mesmo que "bumper" esteja afixado a um nome feminino, não ceda à tentação e sempre escreva "bumper" sem "e".

 

  • Recomendação / recomendação

 

Se em inglês escrevemos "recomendação" com um "e", em francês sempre escrevemos "recomendação" com um "a".

 

  • Existe / existe / existe

 

Adicionamos um “t” eufônico nas fórmulas interrogativas para facilitar a pronúncia e evitar duas vogais em sucessão. Portanto, escreveremos "está lá".

 

  • Em termos de / em termos de

 

Nunca se escreve "em termos de" sem um "s". Na verdade, existem sempre vários "termos" no uso dessa expressão.

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  • De / entre

 

Tenha cuidado para não ser enganado pela palavra "exceto", que termina com um "s". Nunca se escreve "entre" com um "s". É uma preposição e é invariável.

 

  • Conforme acordado / conforme acordado

 

Mesmo afixada a um nome feminino, "como combinado" é sempre invariável e nunca leva um "e".

 

  • Manutenção / serviço

Não confunda o nome e o verbo. O nome "entrevista" sem "t" descreve uma troca ou uma "entrevista de emprego". O verbo conjugado na terceira pessoa do singular "mantém" é usado quando se trata de fazer a ação de manter algo.

Alguns de seus leitores não serão perfeitos em ortografia e gramática. Eles podem não perceber se você cometer esses erros. Mas não use isso como uma desculpa: geralmente haverá pessoas, especialmente executivos seniores, que notarão!

Por esse motivo, tudo que você escreve deve ser de qualidade aceitável para todos os leitores.

Verificação

O inimigo de uma boa revisão é a velocidade. Muitas pessoas correm para procurar seus e-mails, mas é assim que você erra os erros. Siga estas instruções para verificar o que você escreveu:

  • Verifique seus cabeçalhos e rodapésAs pessoas geralmente as ignoram para se concentrar apenas no texto. Isto não é porque os cabeçalhos são gordos e gordos que eles estão livres de erros!
  • Leia o e-mail em voz alta: Isso força você a ir mais devagar, o que significa que é mais provável que você detecte erros.
  • Use o dedo para seguir o texto enquanto lê: É outra coisa que ajuda você a desacelerar.
  • Comece no final do seu texto: Releia uma frase do final para o início, ajuda você a se concentrar nos erros e não no conteúdo.