Cum se scrie e-mailuri profesionale

 

Astăzi, e-mailul este cea mai bună modalitate de a comunica cu ușurință, rapiditate și eficiență. Pentru schimburile profesionale, este cel mai frecvent utilizat mod.

Pentru a scrie a mailul profesionaltrebuie să respectăm anumite criterii, sfaturi și reguli, pe care vom încerca să le explicăm în tot articolul.

Exemplu de plan de scriere pentru un e-mail profesionist 

Uneori, poșta poate fi complicată de a gestiona într-un context profesional. Planul de urmărire pentru a scrie un e-mail profesional trebuie să pună la dispoziția destinatarului toate elementele necesare care sunt scurte și precise.

Pentru a scrie un e-mail profesional, puteți adopta următorul plan:

• Un obiect clar și explicit
• O formulă de recurs
• Un început care trebuie să stabilească contextul comunicării
• O formulă de curtoazie pentru a încheia
• O semnătură

Alegeți subiectul unui e-mail profesional

Se estimează că un profesionist poate primi în medie 100 de e-mailuri pe zi. Prin urmare, trebuie să alegeți subiectul e-mailului pentru a-i încuraja să îl deschidă. Pentru a face acest lucru, există reguli de urmat:

1-Scrieți un obiect scurt

Pentru a crește rata de deschidere a e-mailului, experții recomandă în mod ideal utilizarea unui subiect de maximum 50 de caractere.

Aveți doar un spațiu limitat pentru a scrie obiectul dvs., deci trebuie să alegeți un obiect specific, în timp ce utilizați verbele de acțiune legate de conținutul mesajului dvs. de e-mail.

În general, obiectele lungi sunt greșit citite pe smartphone-uri, care devin din ce în ce mai utilizate de profesioniști pentru a-și verifica e-mailurile.

2 - Personalizați subiectul mesajului dvs. de e-mail

Dacă este posibil, trebuie să menționați numele și prenumele contactelor dvs. la nivelul obiectului. Este un element care poate crește rata de deschidere.

Prin plasarea detaliilor destinatarului dvs. la nivelul subiectului e-mailului, acesta se va simți apreciat și recunoscut, ceea ce îl va încuraja să vă deschidă și să vă citească e-mailul.

Corpul unui e-mail profesionist 

Pentru a scrie un e-mail profesionist, este recomandabil să scrieți în mod clar corpul e-mailului dvs. fără a vă îndepărta de subiectul și toate bazate pe anumite standarde de stil și prezentare.

Aveți grijă să scrieți un e-mail scurt, cu propoziții scurte și precise care vor oferi mai mult confort destinatarului.

Iată câteva lucruri de reținut: 

1 - Utilizați un font clasic

Majoritatea serviciilor de e-mail permit utilizatorului să aleagă fontul și stilul textului. Când vine vorba de un e-mail de afaceri, alegeți un font clasic, cum ar fi „Times New Roman” sau „Arial”.

Nu se recomandă utilizarea unui font decorativ.

De asemenea, vă recomandăm:

• Adoptați o dimensiune a fontului lizibilă
• Evitați cursivele, evidențierea sau culorile
• Nu scrieți tot textul cu majuscule

2 - Scrierea unei formule de apeluri bune

Pentru un e-mail profesionist, este de preferat ca cele de mai sus să se adreseze adresei după nume, cu includerea titlului de civilitate al persoanei urmat de numele său de familie.

3-Introduceți-vă în primul paragraf

Dacă scrieți la cineva pentru prima dată (un client nou, de exemplu), este foarte important să vă prezentați și să explicați pe scurt scopul mesajului.

Puteți să dedicați acestei mici prezentări una sau două propoziții.

4 - Cele mai importante informații în prioritate

După prezentarea dvs., mergem la cel mai important punct.

Este foarte interesant să citești cele mai importante informații de la începutul e-mailului. Veți salva timpul destinatarului clarificându-vă intențiile.

Trebuie să atragi atenția corespondentului tău și să ajungi direct la subiect.

5 - Folosiți un vocabular formal

Deoarece scrieți un e-mail profesional, trebuie să faceți o impresie bună.

Vă sfătuim să scrieți propoziții complete într-un stil politicos.

Nu se recomandă utilizarea:

• Cuvinte de argou;
• In abrevieri inutile;
• Emoticoane sau emoji;
• Glume;
• Cuvinte grosolane;

6 - Faceți o concluzie adecvată

Pentru a termina un e-mail, trebuie să ne gândim la semnătura de utilizat, la tonul pe care îl adoptăm și la formula de politețe pe care să o alegem.

Trebuie să avem în vedere că comunicarea profesională rămâne a limba extrem de codificată. Este foarte important să cunoașteți regulile și să alegeți formula corectă pe care să o utilizați la sfârșitul e-mailului.

Formula folosită trebuie adaptată la calitatea destinatarului și la contextul schimbului.

De exemplu, dacă vorbiți cu un supraveghetor sau cu un client, puteți folosi „cele mai bune salutări”, care este cea mai potrivită frază. În timp ce, dacă este un coleg, ne putem încheia e-mailul cu expresia „Bun sfârșit de zi!” "

În ceea ce privește semnătura, puteți seta software-ul de e-mail pentru a insera automat o semnătură personalizată la sfârșitul e-mailurilor noastre.

Pentru a fi eficient, semnătura trebuie să fie scurtă:

• Nu mai mult de 4 linii;
• Nu mai mult de 70 de caractere pe rând;
• Introduceți numele și prenumele dvs., funcția dvs., numele companiei, adresa site-ului dvs., numărul dvs. de telefon și fax și, eventual, un link către profilul dvs. LinkedIn sau Viadeo;

exemplu :

Robert Holliday

Reprezentant al companiei Y

http: /www.votresite.com

Telefon. : 06 00 00 00 00 / Fax: 06 00 00 00 00

Mobil: 06 00 00 00 00

Câteva expresii politicoase:

• Cordial;
• Toate cele bune ;
• Toate cele bune;
• Cu respect ;
• Salutari cordiale ;
• Toate cele bune ;
• A ta,
• Este o plăcere să te revăd;
• Saluturi calde ...

Pentru oamenii pe care îi cunoaștem deosebit de bine, putem folosi formule cordiale precum „salut”, „prietenii”, „te vedem” ...

Alte exemple de formule clasice:

• Vă rog să acceptați, domnule / doamnă, expresia sentimentelor mele distinse;
• Vă rog să acceptați, domnule / doamnă, expresia salutărilor mele cordiale;
• Vă rog să primiți, domnule / doamnă, cele mai bune salutări;
• Vă rog să primiți, domnule / doamnă, sentimentele mele respectuoase și devotate;
• Vă rog să acceptați, domnule / doamnă, salutările mele sincere;
• Vă rog să acceptați, domnule / doamnă, expresia celei mai înalte considerații;
• Rugându-vă să acceptați cele mai bune salutări;
• Vă mulțumesc pentru atenția acordată cererii mele;
• Încredințați-vă să acceptați, domnule / doamnă, omagiul profundului meu respect;
• În timp ce așteptați să citiți de la dumneavoastră, vă rog să acceptați, domnule / doamnă, asigurarea celei mai înalte considerații;
• Cu mulțumirile mele, vă rog să găsiți aici, domnule / doamnă, expresia sentimentelor mele distinse;

7-Includeți atașamente

În ceea ce privește atașamentele, nu uitați să le informați pe destinatar prin menționarea acestora în corpul e-mailului dvs. cu bunăvoință.

Este foarte interesant să menționăm dimensiunea și numărul de atașamente trimise destinatarului.

Focus: Piramida inversată

În ceea ce privește așa-numita metodă de piramidă inversă, constă în pornirea textului e-mailului dvs. profesional cu informațiile principale ale mesajului dvs. și apoi continuarea cu celelalte informații în ordinea descrescătoare a importanței.

Dar de ce să adoptăm această metodă?

De obicei, prima propoziție citește mai bine decât restul mesajului. Trebuie să fie atractiv. Prin adoptarea metodei piramidei inversate, putem capta cu ușurință atenția cititorului și îl putem face să dorească să citească e-mailul până la capăt.

În ceea ce privește scrisul, este recomandabil să folosiți fiecare maxim patru paragrafe, de la 3 la 4, în timp ce concentrați asupra unei idei specifice pe paragraf.

Dacă doriți să adoptați această metodă, vă sfătuim să utilizați:

• propoziții relativ scurte;
• legarea cuvintelor pentru a lega propozițiile;
• un limbaj curent și profesional.

 

                                                    REMINDER 

 

După cum ați înțeles, un e-mail profesional nu are nimic de-a face cu unul trimis unui prieten. Sunt reguli care trebuie respectate la litera.

1 - Tratați cu atenție subiectul

După cum am specificat în mod clar, trebuie să scrieți corect subiectul (sau subiectul) e-mailului dumneavoastră profesional. Ar trebui să fie concis și explicit. Destinatarul dvs. trebuie să înțeleagă imediat conținutul e-mailului dvs. Prin urmare, el poate decide dacă îl deschide imediat sau îl citește mai târziu.

2 - Să fii politicos

După cum ați înțeles bine, este necesar să folosiți formulele de salut și politețe în context.

Formulele trebuie să fie scurte și foarte bine alese.

3 - Erorile corecte de scriere

În primul rând, trebuie să vă recitiți e-mailul și să vă asigurați că nu ați uitat nici o informație necesară și de ce să nu fi citit altcineva. Este foarte interesant să ai opinia unei alte persoane.

Pentru a corecta ortografia și erori gramaticale, vă sugerăm să copiați și inserați un e-mail pe un procesor de text și de a face verificarea automată. Chiar dacă acest software nu corectează toate defectele, vă poate ajuta. Alternativ, puteți investi, de asemenea, în software de corecție profesională.

4-Semnează-ți e-mailul

Este foarte important să adăugați o semnătură la e-mailul profesional. Trebuie să urmați regulile enumerate mai sus pentru a scrie o semnătură profesională.

Prin menționarea diverselor informații referitoare la funcția dvs., compania dvs. ... destinatarul dvs. va înțelege rapid cine are de-a face.

5 - Personalizați-vă e-mailul

Dacă este general, e-mailul este mai puțin probabil să fie citit. Trebuie să îi faci pe destinatar să se simtă că e-mailul îi este adresat numai lui. Deci, trebuie să personalizați obiectul și să alegeți formulele pe care să le adoptați pentru a porni e-mailul.

Dacă este un e-mail de grup, este important să creați liste diferite în funcție de caracteristicile destinatarilor dvs., de preferințele lor, de interesele lor și de locația lor. Segmentarea destinatarilor vă permite să măriți rata de deschidere a e-mailurilor.

6 - Dați doresc să deschideți e-mailul

Când scrieți un e-mail profesionist, trebuie să faceți întotdeauna destinatarul care doriți să îl deschideți. În general, obiectul este primul element care împinge un corespondent să vă deschidă e-mailul și să-l citească. Deci, trebuie să acordați mai multă importanță obiectului dvs., să-l vindecați și să-l faceți cât mai atractiv posibil.

În același sens, primele două propoziții ale e-mailului dvs. ar trebui să facă destinatarul să continue să citească. Este recomandat să citești cele mai importante informații de la începutul e-mailului și să declanșezi curiozitatea corespondentului tău.

7-Evitați obiectele înșelătoare

Nu trebuie să utilizați niciodată un obiect înșelător pentru a crește rata de deschidere a e-mailurilor.

Trebuie să știți că e-mailul dvs. vă transmite imaginea (sau cea a companiei dvs.). De aceea, este foarte important să evitați obiectele provocatoare și înșelătoare. Obiectul trebuie să respecte conținutul e-mailului.

8 - Pune-te în locul cititorului

Empatia este un element foarte important de luat în calcul. Trebuie să vă puneți în locul destinatarului dvs. pentru a scrie corect subiectul e-mailului și a-l face atractiv. Trebuie să te pui în locul corespondentului tău și să enumeri o serie de întrebări pe care și le poate pune el însuși. Din răspunsuri puteți adapta titlul e-mailului.

9-Utilizați o adresă de e-mail profesională

Adresele personale precum @ lovelygirl ... sau gentleman @ ... sunt absolut oprite. În contextul relațiilor profesionale, nu vorbim niciodată cu un interlocutor care folosește acest tip de adrese de e-mail.

Este recomandat să utilizați o adresă de e-mail profesională sau cel puțin o adresă personală cu numele și prenumele dvs.

E-mailul profesional necesită o comunicare foarte bună, un vocabular precis, un text concis, o cerere clară și o ortografie ireproșabilă. Prin adoptarea regulilor, a sfaturilor și a sfaturilor pe care tocmai le-am citat, puteți scrie un e-mail atrăgător, care va interesa imediat destinatarul și îi va stârni interesul.