Când unii angajați lipsesc din diverse motive fără a-și anunța supervizorul sau managerul, ei nu știu cum să-și spună punctul de vedere. De asemenea, altora le este dificil să solicite un concediu scurt atunci când au un număr de probleme personale a fi plătit.

Impactul absenței dvs. depinde în mare măsură de natura muncii dvs. și de politica în vigoare la locul dvs. de muncă. Absența dvs., mai ales dacă nu este anunțată în avans, poate fi foarte costisitoare pentru organizația dvs. Prin urmare, înainte de a lua decizia de a fi departe, gândiți-vă la asta. Dacă acest lucru se va întâmpla sau sa întâmplat, folosirea e-mailului pentru a-ți cere scuze sau pentru a-i explica supervizorului este o modalitate excelentă de a comunica eficient și rapid.

Înainte de a scrie un e-mail de justificare

Acest articol își propune să arate cum un angajat cu unul sau mai multe motive legitime își poate justifica nevoia de a lipsi sau motivul pentru care nu a putut fi prezent la postul său. În calitate de angajat, este important să fii sigur de posibilele consecințe ale unei absențe fără concediu. Nu există nicio garanție că e-mailul dvs. de scuze va primi un răspuns favorabil. De asemenea, nu există nicio garanție că atunci când scrieți un e-mail prin care cereți concediu de la serviciu, acesta va fi primit pozitiv.

Cu toate acestea, atunci când trebuie să absenți din motive urgente și nu poți ajunge la șeful tău, este esențial să scrii cât mai curând posibil un e-mail care să conțină motivele precise ale acestei absențe. De asemenea, atunci când știi dinainte că trebuie să te ocupi de probleme personale sau de familie importante, este înțelept să faci acest lucru compune un e-mail care conține scuzele pentru neplăceri și câteva precizări, dacă este posibil. Faceți acest lucru în speranța de a minimiza impactul vieții personale asupra locului de muncă.

În cele din urmă, asigurați-vă că sunteți familiarizat cu politica și protocolul companiei dvs. cu privire la modul de absență din grup. Compania poate face anumite concesii în caz de urgență și poate oferi o modalitate de a le gestiona. Probabil că va exista o politică privind numărul de zile între momentul în care trebuie să aplicați și zilele în care veți fi plecat.

Instrucțiuni privind scrierea e-mailului

Utilizați un stil oficial

Acest e-mail este oficial. Ar trebui să fie scris într-un stil formal. De la subiect până la concluzie, totul ar trebui să fie profesional. Supraveghetorul dvs., împreună cu toți ceilalți, se așteaptă să exprimați gravitatea situației în e-mailul dvs. Cazul dvs. este mai probabil să fie auzit atunci când scrieți un astfel de e-mail într-un stil formal.

Trimiteți e-mailul devreme

Am subliniat deja importanța respectării politicii companiei. De asemenea, rețineți că, dacă trebuie să scrieți un e-mail care conține o scuză profesională, este important să faceți acest lucru cât mai curând posibil. Acest lucru este deosebit de imperativ atunci când ați eșuat și nu ați venit să lucrați fără permisiune. Notificarea șefului dvs. devreme după o absență nejustificată poate evita un avertisment. Vă anunțăm în avans cu privire la cazul de forță majoră în care vă aflați, veți ajuta compania să aleagă un înlocuitor adecvat sau să facă aranjamente.

Fii concis cu detaliile

Fii scurt. Nu trebuie să intri în detaliile a ceea ce s-a întâmplat care te-a determinat să nu fii acolo sau să pleci curând. Menționați doar faptele importante. Dacă cereți permisiunea în avans, indicați ziua(zile) în care intenționați să lipsiți. Fii specific cu datele, nu da o estimare.

Oferiți asistență

Când scrieți un e-mail de scuză pentru lipsa, asigurați-vă că arătați că vă pasă de productivitatea companiei. Nu este în regulă să spui doar că vei fi plecat, să te oferi să faci ceva care să diminueze efectele absenței tale. De exemplu, puteți face acest lucru când vă întoarceți sau vorbiți cu un coleg pentru a vă înlocui. Unele companii pot avea politici precum deduceri salariale pentru zilele de plecare. Prin urmare, încercați să înțelegeți pe deplin politica companiei și cum puteți lucra cu ea.

Exemplu de e-mail 1: Cum să scrieți un e-mail de scuze (după ce pierdeți o zi de muncă)

Subiect: Dovada absenței din 19

 Bună ziua domnule Guillou,

 Vă rugăm să acceptați acest e-mail ca notificare oficială că nu am putut participa la serviciu pe 19 noiembrie 2018 din cauza unei răceli. Liam și Arthur mi-au luat locul în lipsa mea. Mi-au îndeplinit toate sarcinile atribuite pentru ziua respectivă.

 Îmi cer scuze că nu am putut comunica cu tine înainte de a pleca de la serviciu. Îmi pare rău dacă a existat vreun inconvenient pentru companie.

 Am atașat certificatul meu medical la acest e-mail.

 Vă rog să-mi spuneți dacă aveți nevoie de informații suplimentare.

 Vă mulțumim pentru înțelegerea dvs.

Cordialement,

 Ethan Gaudin

Exemplu de e-mail 2: Cum să scrieți un e-mail de scuze pentru o absență viitoare de la locul de muncă

Subiect: Gestionarea zilei mele absente 17 / 12 / 2018

Dragă doamnă Pascal,

 Vă rugăm să acceptați acest e-mail ca notificare oficială că voi lipsi de la serviciu pe 17 decembrie 2018. Voi apărea ca martor profesionist în instanță în acea zi. V-am informat despre citarea mea în instanță săptămâna trecută și despre necesitatea imperioasă ca eu să fiu prezent.

 Am făcut o înțelegere cu Gabin Thibault de la departamentul IT, care în prezent este în concediu pentru a mă înlocui. În timpul pauzelor de judecată, voi suna să văd dacă are nevoie de ajutor.

 Mulțumesc.

 Cordialement,

 Emma Vallee