E-mailul a fost mult timp un instrument esențial pentru comunicarea de afaceri, dar un sondaj realizat de Sendmail. Dezvăluit că a provocat tensiune, confuzie sau alte consecințe negative pentru 64% dintre profesioniști.
Deci, cum puteți evita acest lucru prin e-mailurile dvs.? Și cum puteți scrie e-mailuri care dau rezultatele dorite? În acest articol, analizăm strategiile pe care le puteți utiliza pentru a vă asigura că utilizarea e-mailului este clară, eficientă și eficientă.
Un lucrător de birou mediu primește aproximativ e-mailuri 80 pe zi. Cu acest volum de e-mail, mesajele individuale pot fi ușor uitate. Urmați aceste reguli simple, astfel încât e-mailurile dvs. să fie observate și utilizate.
- Nu comunica prea mult prin e-mail.
- Folosiți bine obiectele.
- Faceți mesaje clare și scurte.
- Fii politicos.
- Verifică tonul.
- Recitirea.
Nu comunica prea mult prin e-mail
Una dintre cele mai mari surse de stres la locul de muncă este volumul mare de e-mailuri primite de oameni. Deci, înainte de a începe să scrieți un e-mail, întrebați-vă: „Este cu adevărat necesar?”
În acest context, ar trebui să utilizați telefonul sau mesageria instantanee pentru a trata întrebările care ar putea face obiectul unor discuții din spate. Utilizați un instrument de planificare a comunicațiilor și identificați cele mai bune canale pentru diferite tipuri de mesaje.
Ori de câte ori este posibil, dați vestea proastă în persoană. Vă ajută să comunicați cu empatie, compasiune și înțelegere și să vă răscumpărați dacă mesajul dvs. a fost luat greșit.
Folosiți bine obiectele
Un titlu de ziar face două lucruri: vă atrage atenția și rezumă articolul, astfel încât să puteți decide dacă îl citiți sau nu. Linia de subiect al e-mailului ar trebui să facă același lucru.
Un obiect spațiul gol este mai probabil să fie trecut cu vederea sau respins ca „spam”. Așa că folosiți întotdeauna câteva cuvinte bine alese pentru a spune destinatarului despre ce este vorba în e-mail.
Poate doriți să includeți data în linia de subiect dacă mesajul dvs. face parte dintr-o serie obișnuită de e-mail, cum ar fi un raport săptămânal al proiectului. Pentru un mesaj care necesită un răspuns, puteți include și un îndemn, cum ar fi „Vă rugăm până pe 7 noiembrie”.
Un subiect bine scris, precum cel de mai jos, oferă cele mai importante informații fără ca destinatarul să fie nevoit să deschidă e-mailul. Acesta servește ca un prompt care le reamintește destinatarilor despre întâlnirea dvs. ori de câte ori își verifică căsuța de e-mail.
| Exemplu prost Exemplu bun |
|
| Subiect: întâlnire | Subiect: Întâlnire privind procesul GATEWAY - 09h 25 februarie 2018 |
Păstrați mesajele clare și scurte
E-mailurile, ca și scrisorile de afaceri tradiționale, trebuie să fie clare și concise. Ține-ți propozițiile scurte și precise. Organismul e-mailului trebuie să fie direct și informativ și să conțină toate informațiile relevante.
Spre deosebire de scrisorile tradiționale, trimiterea mai multor e-mailuri nu costă mai mult decât trimiterea unuia. Deci, dacă trebuie să comunicați cu cineva pe mai multe subiecte diferite, luați în considerare să scrieți un e-mail separat pentru fiecare. Acest lucru clarifică mesajul și permite corespondentului dvs. să răspundă la un subiect la un moment dat.
| Exemplul rău | Un exemplu bun |
| Subiect: Revizuiri pentru raportul de vânzări
Max Michelin,
Vă mulțumim că ați trimis acest raport săptămâna trecută. L-am citit ieri și simt că capitolul 2 necesită informații mai specifice despre cifrele noastre de vânzări. De asemenea, cred că tonul ar putea fi mai formal.
În plus, țin să vă informez că am programat vineri o întâlnire cu departamentul de relații publice pe tema noii campanii de publicitate. Ea este la 11:00 și va fi în sala mică de conferințe.
Vă rog să-mi spuneți dacă sunteți disponibil.
Mulțumesc,
Camille |
Subiect: Revizuiri pentru raportul de vânzări
Max Michelin,
Vă mulțumim că ați trimis acest raport săptămâna trecută. L-am citit ieri și simt că capitolul 2 necesită informații mai specifice despre cifrele noastre de vânzări.
De asemenea, cred că tonul ar putea fi mai formal.
Puteți să o modificați cu aceste comentarii?
Vă mulțumim pentru munca grea!
Camille
(Camille trimite apoi un alt e-mail despre întâlnirea PR.) |
Este important să găsim un echilibru aici. Nu doriți să bombardați pe cineva cu e-mailuri și este logic să combinați mai multe puncte conexe într-un singur e-mail. Când se întâmplă acest lucru, păstrați-l simplu, cu paragrafe numerotate sau marcatori și luați în considerare „taierea” informațiilor în unități mici, bine organizate, pentru a le face mai ușor de digerat.
De asemenea, rețineți că în exemplul bun de mai sus, Camille a precizat ce a vrut să facă Michelin (în acest caz, schimbați raportul). Dacă ajuți oamenii să știe ce vrei, e mai probabil să ți-l dea.
Fii politicos
Oamenii adesea cred că e-mailurile pot fi mai puțin formale decât literele tradiționale. Dar mesajele pe care le trimiteți sunt o reflectare a propriului dvs. profesionalism, valori și atenție la detalii sunt importante, deci este nevoie de un anumit nivel de formalitate.
Dacă nu sunteți în relații bune cu cineva, evitați limbajul informal, argoul, jargonul și abrevierile nepotrivite. Emoticoanele pot fi de ajutor pentru a-ți clarifica intenția, dar cel mai bine este să le folosești doar cu persoane pe care le cunoști bine.
Închideți mesajul cu "Cu stimă", "Bună ziua / seara pentru tine" sau "Bine pentru tine", în funcție de situație.
Destinatarii pot alege să imprime e-mailuri și să le partajeze altora, așa că fiți întotdeauna politicoși.
Verificați tonul
Când ne întâlnim cu oameni față în față, folosim limbajul corpului, tonurile vocale și expresiile faciale pentru a evalua modul în care se simt. E-mailul ne privează de aceste informații, ceea ce înseamnă că nu putem ști când oamenii ne-au înțeles greșit mesajele.
Alegerea dvs. de cuvinte, lungimea propoziției, punctuația și scrierea cu majuscule pot fi ușor interpretate greșit fără indicii vizuale și auditive. În primul exemplu de mai jos, Louise ar putea crede că Yann este frustrat sau furios, dar, în realitate, se simte bine.
| Exemplul rău | Un exemplu bun |
| Louise,
Am nevoie de raportul dvs. până astăzi la 17:XNUMX sau voi pierde termenul limită.
Yann |
Bună Louise,
Vă mulțumim pentru eforturile depuse în acest raport. Puteți să-mi oferiți versiunea dvs. înainte de orele 17, astfel încât să nu-mi lipsească termenul limită?
Multumesc anticipat,
Yann |
Gândiți-vă la "sentimentul" emoțional al emailului dvs. Dacă intențiile sau emoțiile dvs. pot fi înțelese greșit, găsiți o modalitate mai puțin ambiguă de a formula cuvintele dvs.
corectură
În cele din urmă, înainte de a face clic pe „Trimite”, acordați-vă un moment pentru a vă verifica e-mailul pentru orice greșeală de ortografie, gramatică și punctuație. E-mailurile tale fac parte din imaginea ta profesională la fel de mult ca și hainele pe care le porți. Prin urmare, este dezaprobat trimiterea unui mesaj care conține erori în serie.
În timpul corectării, acordați o atenție deosebită lungimii e-mailului. Oamenii sunt mai predispuși să citească e-mailuri scurte și concise decât e-mailurile lungi, deconectate, deci asigurați-vă că e-mailurile sunt cât mai scurte posibil, fără a exclude informațiile necesare.
Puncte cheie
Cei mai mulți dintre noi petrecem o bună parte din ziua noastră în citiți și scrieți e-mailuri. Dar mesajele pe care le trimitem pot fi confuze pentru alții.
Pentru a scrie e-mailuri eficiente, întrebați-vă mai întâi dacă ar trebui să utilizați acest canal. Uneori ar fi mai bine să luați telefonul.
Asigurați-vă că e-mailurile sunt concise și precise. Trimiteți-le numai persoanelor care au nevoie cu adevărat să le vadă și să indice în mod clar ce ați dori ca destinatarul să facă în continuare.
Ține minte că e-mailurile tale sunt o reflectare a profesionalismului tău, a valorilor tale și a atenției tale pentru detalii. Încercați să vă imaginați cum ar putea interpreta alții tonul mesajului dvs. Fiți politicos și verificați întotdeauna ceea ce ați scris înainte de a apăsa pe „trimite”.
