E-mailul este instrumentul de comunicare preferat pentru majoritatea dintre noi. E-mailul este fabulos pentru că nu trebuie să fii disponibil în același timp cu interlocutorul tău pentru a comunica. Acest lucru ne permite să avansăm în problemele în curs atunci când colegii noștri sunt indisponibili sau în cealaltă parte a lumii.

Cu toate acestea, cei mai mulți dintre noi ne înecăm într-o listă nesfârșită de e-mailuri. Potrivit unui raport publicat în 2016, utilizatorul mediu de afaceri primește și trimite mai mult de 100 de e-mailuri pe zi.

În plus, e-mailurile sunt prea ușor înțelese greșit. Un studiu recent trimis de Sendmail a constatat că 64% dintre persoane au trimis sau primit un e-mail care a provocat furie sau confuzie neintenționată.

Datorită volumului de e-mailuri pe care le trimitem și le primim, și deoarece e-mailurile sunt adesea interpretate greșit, este important să le scrieți într-o manieră clară și concisă.

Cum să scrieți corect un e-mail profesional

Scrierea de e-mailuri scurte și concrete va reduce timpul petrecut cu gestionarea e-mailurilor și vă va face mai productiv. Dacă vă păstrați e-mailurile scurte, veți petrece probabil mai puțin timp pe e-mailuri și mai mult timp pentru alte sarcini. Acestea fiind spuse, a scrie clar este o abilitate. Ca toate abilitățile, va trebui lucrează la dezvoltarea lui.

La început, este posibil să vă dureze la fel de mult să scrieți e-mailuri scurte ca și să scrieți e-mailuri lungi. Totuși, chiar dacă acesta este cazul, îți vei ajuta colegii, clienții sau angajații să fie mai productivi, deoarece vei adăuga mai puțină dezordine în căsuța lor de e-mail, ceea ce îi va ajuta să îți răspundă mai rapid.

Scriind clar, vei fi cunoscut ca cineva care știe ce își dorește și face lucrurile. Ambele sunt bune pentru perspectivele tale de carieră.

Deci, ce este necesar pentru a scrie e-mailuri clare, concise și profesionale?

Identificați-vă scopul

E-mailurile clare au întotdeauna un scop clar.

De fiecare dată când vă așezați să scrieți un e-mail, luați câteva secunde pentru a vă întreba: „De ce trimit asta? Ce aștept de la destinatar?

Dacă nu puteți răspunde la aceste întrebări, nu trebuie să trimiteți e-mailuri. Scrierea de e-mail-uri fără a ști ce aveți nevoie este pierderea timpului și a destinatarului. Dacă nu știți exact ce vreți, va fi greu să vă exprimați în mod clar și concis.

Utilizați regula "Un lucru la un moment dat"

E-mailurile nu înlocuiesc întâlnirile. Cu întâlnirile de afaceri, cu cât lucrați mai multe puncte de pe ordinea de zi, cu atât întâlnirea este mai productivă.

Cu e-mailuri, contrariul este adevărat. Cu cât includeți mai puține subiecte în e-mailurile dvs., cu atât mai multe lucruri vor fi inteligibile pentru interlocutorul dvs.

De aceea este o idee bună să exersezi regula „un lucru la un moment dat”. Asigurați-vă că fiecare e-mail pe care îl trimiteți este despre un singur lucru. Dacă aveți nevoie să comunicați despre un alt proiect, scrieți un alt e-mail.

Este, de asemenea, un moment bun pentru a vă întreba: "Este necesar acest e-mail?" Din nou, doar e-mailurile absolut necesare atestă respectarea persoanei căreia îi trimiteți e-mailuri.

Practica empatiei

Empatia este capacitatea de a vedea lumea prin ochii celorlalți. Când faci asta, le înțelegi gândurile și sentimentele.

Când scrieți e-mailuri, gândiți-vă la cuvintele dvs. din punctul de vedere al cititorului. Cu tot ceea ce scrieți, întrebați-vă:

  • Cum aș putea să interpretez această teză dacă l-am primit?
  • Include termeni ambigui pentru a specifica?

Aceasta este o ajustare simplă, dar eficientă a modului în care ar trebui să scrieți. Gândirea la oamenii care te vor citi va transforma modul în care îți răspund.

Iată o modalitate empatică de a privi lumea pentru a vă ajuta să începeți. Majoritatea persoanelor:

  • Sunt ocupați. Nu au timp să ghicească ce vrei și ar dori să-ți poată citi e-mailul și să-i răspundă rapid.
  • Bucurați-vă de un compliment. Dacă puteți spune ceva pozitiv despre ei sau despre munca lor, faceți-o. Cuvintele tale nu vor fi irosite.
  • Îmi place să fie mulțumit. Dacă destinatarul v-a ajutat în vreun fel, nu uitați să-i mulțumiți. Ar trebui să faci asta chiar și atunci când e treaba lor să te ajute.

Abrevierea prezentărilor

Când trimiteți prima dată un e-mail cuiva, trebuie să spuneți destinatarului cine sunteți. De obicei o poți face într-o singură propoziție. De exemplu: „Mi-a plăcut să te cunosc la [Eveniment X]. »

O modalitate de a scurta prezentările este să le scrieți ca și cum v-ați întâlni față în față. Nu ai vrea să intri într-un monolog de cinci minute când te întâlnești cu cineva în persoană. Deci nu o faceți prin e-mail.

Nu știți dacă este necesară o introducere. Poate că ați contactat deja destinatarul, dar nu știți dacă vă va aminti. Puteți să vă lăsați acreditările în semnătura dvs. electronică.

Acest lucru evită neînțelegerile. Reprezentarea cuiva care te cunoaște deja pare nepoliticos. Dacă nu este sigură dacă te cunoaște, o poți lăsa să-ți verifice semnătura.

Limitați-vă la cinci propoziții

În fiecare e-mail pe care îl scrieți, trebuie să utilizați suficiente propoziții pentru a spune ceea ce aveți nevoie, nu mai mult. O practică utilă este limitarea la cinci propoziții.

Mai puțin de cinci fraze sunt adesea brutale și nepoliticoase, mai mult de cinci pedepse pierde timpul.

Vor fi momente în care va fi imposibil să păstrați un e-mail care conține cinci propoziții. Dar, în cele mai multe cazuri, cinci fraze sunt suficiente.

Adoptați disciplina celor cinci propoziții și veți găsi că vă scrieți mai repede e-mailurile. De asemenea, veți primi mai multe răspunsuri.

Utilizați cuvinte scurte

În 1946, George Orwell i-a sfătuit pe scriitori să nu folosească niciodată un cuvânt lung în cazul în care un scurt va merge.

Acest sfat este și mai relevant astăzi, mai ales când scrieți e-mailuri.

Cuvintele scurte arată respectul pentru cititorul dvs. Folosind cuvinte scurte, ai făcut ușor mesajul tău.

Același lucru este valabil și pentru frazele și paragrafele scurte. Evitați să scrieți blocuri mari de text dacă doriți ca mesajul dvs. să fie clar și ușor de înțeles.

Utilizați vocea activă

Vocea activă este mai ușor de citit. De asemenea, încurajează acțiunea și responsabilitatea. Într-adevăr, în vocea activă, propozițiile se concentrează pe persoana care acționează. La vocea pasivă, propozițiile se concentrează pe obiectul asupra căruia se acționează. În vocea pasivă, poate suna ca și cum lucrurile se întâmplă de la sine. În mod activ, lucrurile se întâmplă doar atunci când oamenii acționează.

Respectați o structură standard

Care este cheia pentru a vă menține scurtele e-mailuri? Utilizați o structură standard. Acesta este un șablon pe care îl puteți urma pentru fiecare e-mail pe care îl scrieți.

În plus față de păstrarea e-mailuri scurte, în urma unei structuri standard vă ajută să scrieți rapid.

În timp, veți dezvolta o structură care va funcționa pentru dvs. Iată o structură simplă pentru a începe:

  • Salut
  • Un compliment
  • Motivul pentru adresa dvs. de e-mail
  • Un îndemn la acțiune
  • Un mesaj de închidere (Închidere)
  • Semnătură

Să ne uităm la fiecare dintre acestea în profunzime.

  • Aceasta este prima linie a e-mailului. „Bună ziua, [Prenumele]” este un salut tipic.

 

  • Când trimiteți un e-mail cuiva pentru prima dată, un compliment este un început excelent. Un compliment bine scris poate servi și ca introducere. De exemplu :

 

„Mi-a plăcut prezentarea ta pe [subiect] la [data]. »

„Am găsit blogul tău pe [subiect] foarte util. »

„A fost o plăcere să vă cunosc la [eveniment]. »

 

  • Motivul pentru adresa dvs. de e-mail. În această secțiune, spuneți: „Voi trimite un e-mail pentru a întreba despre...” sau „Ma întrebam dacă ați putea să mă ajutați cu...”. Uneori, veți avea nevoie de două propoziții pentru a explica motivele pentru care ați scris.

 

  • Un îndemn la acțiune. După ce ați explicat motivul pentru e-mailul dvs., nu presupuneți că destinatarul va ști ce să facă. Furnizați instrucțiuni specifice. De exemplu:

— Îmi poți trimite acele fișiere până joi? »

"Ai putea scrie asta în următoarele două săptămâni?" "

„Te rog să-i scrii lui Yann despre asta și să-mi spui când ai făcut-o. »

Structurând solicitarea dvs. sub forma unei întrebări, destinatarul este invitat să răspundă. Alternativ, puteți utiliza și: „anunțați-mă când ați făcut acest lucru” sau „anunțați-mă dacă acest lucru este în regulă pentru dvs.”. "

 

  • închidere. Înainte de a trimite e-mailul, asigurați-vă că includeți un mesaj de închidere. Acest lucru servește scopului dublu de a-ți reitera apelul la acțiune și de a-l face pe destinatar să se simtă bine.

 

Exemple de linii bune de închidere:

„Vă mulțumim pentru tot ajutorul acordat în acest sens. "

„Abia aștept să aud ce crezi. »

„Anunțați-mă dacă aveți întrebări. "

  • Pentru a termina gândirea de a adăuga semnătura dvs. precedată de un mesaj de salutări.

Ar putea fi "Cu adevărat", "Cu stimă", "Ai o zi frumoasă" sau "Mulțumesc".