Профессиональное письмо - это письменный документ, который обеспечивает официальные отношения между разными собеседниками. У него очень обычная внутренняя структура. По существу написано на одной странице, в исключительных случаях - на двух. Профессиональное письмо чаще всего содержит одну тему. У этой внутренней структуры есть преимущество. Его план письма может оставаться неизменным, несмотря ни на что. Очевидно, что с учетом цели изменения будут. Однако будь то простой запрос информации, заявление или даже жалоба. План написания профессиональной переписки практически не изменится.

Прошлое, настоящее, будущее: трехэтапный план успешного профессионального письма

Использование прошлого, настоящего и будущего в этой хронологической иерархии относится к триптиху плана написания профессионального письма. Это простой и эффективный план, который можно применять в любой ситуации. Задавать вопросы, передавать информацию, объяснять заданную тему или даже убеждать читателя. Эффективность, оправданная с учетомлогический порядок наблюдается в его составе.

 

Прошлое: шаг номер 1 плана

Чаще всего мы пишем письмо на основании прецедента, исходной или предыдущей ситуации. Это может быть полученное письмо, встреча, визит, телефонное интервью и т. Д. Цель написания первой части этого письма - сообщить причины отправки. Или просто контекст, описывающий ситуацию. Напоминание о фактах обычно выражается в одном предложении. Однако это предложение удобнее строить по вложенным предложениям. В качестве иллюстрации мы можем иметь следующие выражения:

  • Подтверждаю получение вашего письма, информирующего меня о ...
  • В вашем письме от ………
  • Вы довели до нас ...
  • С учетом вашего пресс-релиза, опубликованного в газете XXX (ссылка № 12345), мы только что предложили ...
  • После проверки вашей учетной записи мы обнаружили ...

В ситуациях, когда причина написания письма не связана с прошлым фактом. На этом этапе у нас есть первый абзац письма, в котором автор представляет себя и свое заведение. Затем продолжите, указав свой запрос или предложив различные услуги. Например, в контексте запроса информации или предложения услуги у нас могут быть следующие выражения:

  • Как эксперты в сфере безопасности, мы идем этим путем….
  • Имея в глубине души удовлетворение наших клиентов, мы хотели ...
  • Мы очень рады сообщить, что мы запланировали для наших клиентов ...

В контексте спонтанного заявления (стажировки или работы) мы также можем иметь следующие выражения:

  • Ваша компания привлекла мое внимание, и, будучи студентом …………, я хотел бы подать заявку на стажировку ………
  • Недавно закончил ...

Получатель, которому адресовано письмо, должен с первого абзаца понимать тему вашего письма.

ЧТЕНИЕ  Как создать свою электронную подпись онлайн легко и бесплатно

Настоящее: шаг номер два плана

Эта вторая часть плана относится к причинам, оправдывающим написание письма в момент T. Что касается предыдущей ситуации, изложенной в первой части. На этом уровне это вопрос спора, информирования, объяснения или даже допроса. В зависимости от сложности ситуации, эта часть может быть написана либо целым абзацем, либо изложена основная идея в одном предложении. В качестве иллюстрации мы можем иметь следующие выражения:

  • Принимая во внимание, что на дату… счет №… не погашен, мы…
  • Членство в нашей организации также гарантирует вам ...
  • Несмотря на то, что контракт предусматривает начало работ в день…, мы с удивлением наблюдаем и не можем понять задержки, о которых сообщил г-н ……….

Будущее: шаг номер 3 плана

Эта третья и последняя часть закрывает первые две, сообщая о отава прийти

Либо мы выражаем свои намерения как автор письма, и таким образом можем использовать выражения типа:

  • Сегодня я лично позабочусь о доставке запрошенных вами вещей
  • Готовы заменить ... с учетом конечно оригинала.
  • Подойдите, пожалуйста, к кассе… ..

Либо мы выражаем желание, просим или побуждаем получателя действовать или реагировать. Таким образом, мы можем иметь следующие формулировки:

  • Предлагаем вам подойти к стойке
  • Поэтому я прошу вас как можно скорее обратиться к вашим экспертам, чтобы ...
  • Мы с нетерпением ждем вашего скорейшего разрешения этой ситуации.

Цель написания этого письма потенциально может сопровождаться аргументом:

  • Вы максимально быстро (объективно) скорректируете ситуацию согласно общим и частным положениям договора. (Аргумент)
  • Можете ли вы организовать мою доставку как можно скорее?? (Цель) Бесполезно напоминать вам, что доставка должна быть произведена в запланированный срок, с учетом ваших условий продажи. (Аргумент)

 

Вежливая формула, необходимая для завершения вашего профессионального письма!

Чтобы правильно завершить профессиональное письмо, необходимо написать вежливую фразу. На самом деле это двойная вежливая формула, состоящая из выражения, но также и из формулы «предварительного заключения».

ЧТЕНИЕ  Какая вежливая фраза должна следовать за структурой «В ожидании…»?

Либо у нас есть формула вежливости, отражающая определенную сердечность:

  • Примите заранее нашу благодарность за ...
  • Приносим свои извинения за эту неожиданную ситуацию
  • Я всегда буду доступен, чтобы обсудить это на встрече
  • Вы можете связаться с нами в любое время, чтобы ...
  • Мы надеемся, что это предложение оправдает ваши ожидания, и мы, конечно же, в вашем распоряжении для получения дополнительной информации.

Либо у нас есть вежливая формула:

  • Мы просим вас принять, мадам, сэр, наши наилучшие пожелания.
  • Пожалуйста, поверьте, сэр, в выражение наших лучших чувств.
  • Пожалуйста, примите, мадам, наши наилучшие пожелания.

 

Преимущество этого плана при написании профессионального письма заключается, с одной стороны, в его трезвости при написании содержания, а с другой - в его простоте чтения по отношению к получателю. Однако эта временная шкала не рекомендуется для более сложного и длинного контента.